哈佛管理導(dǎo)師主題摘要 本主題包含如下各項(xiàng)的相關(guān)信息：· 何時(shí)召開(kāi)會(huì)議以及使用哪種決策流程· 如何計(jì)劃并準(zhǔn)備一個(gè)富有成效的會(huì)議· 如何主持一次成功的會(huì)議以及會(huì)后如何跟進(jìn)· 會(huì)議期間如何管理不當(dāng)行為以及如何在關(guān)鍵時(shí)刻進(jìn)行干預(yù)主題列表 主題概述 如果是您，您會(huì)怎么做？主題列表主題摘要導(dǎo)師簡(jiǎn)介主題使用說(shuō)明核心概念 會(huì)議的類(lèi)型與目的準(zhǔn)備會(huì)議團(tuán)隊(duì)如何決策主持會(huì)議在什么情況下，好心安排的會(huì)議卻事與愿違？結(jié)束事項(xiàng)會(huì)后的跟進(jìn)虛擬會(huì)議步驟 策劃、主持會(huì)議及會(huì)后跟進(jìn)的步驟討論問(wèn)題的步驟建立一個(gè)緊迫的日程表的步驟技巧 會(huì)議準(zhǔn)備的技巧主持會(huì)議的技巧處理問(wèn)題行為的技巧在關(guān)鍵時(shí)刻介入的技巧結(jié)束會(huì)議的技巧現(xiàn)場(chǎng)記錄的技巧練習(xí) 說(shuō)明工具 會(huì)議日程表會(huì)議計(jì)劃者的檢查表會(huì)議紀(jì)要表自測(cè) 說(shuō)明學(xué)習(xí)更多內(nèi)容 在線(xiàn)文章文章著作導(dǎo)師簡(jiǎn)介 Interaction Associates, Inc. Interaction Associates, Inc. 是一家致力于提高企業(yè)績(jī)效的公司，并提供一整套強(qiáng)大的協(xié)作咨詢(xún)與培訓(xùn)服務(wù)該公司為客戶(hù)提供實(shí)用的新策略、新技能和新理念，以便他們能夠充分利用協(xié)作行動(dòng)的影響力來(lái)解決問(wèn)題并創(chuàng)造商機(jī)自 1969 年以來(lái)，Interaction Associates 一直在幫助全球的領(lǐng)先企業(yè)、《財(cái)富》100 強(qiáng)和政府部門(mén)成功應(yīng)對(duì)各種最嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。

琳達(dá)·希爾 (Linda A. Hill) 憑借 20 多年豐富的實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)，琳達(dá)·希爾一直在幫助管理者在當(dāng)今更加扁平化和日益多變的組織中創(chuàng)造有效的管理環(huán)境她是 Harvard Business School 的教授，是“領(lǐng)導(dǎo)力計(jì)劃”(Leadership Initiative) 的主講教授她還是暢銷(xiāo)書(shū) Becoming a Manager(Harvard Business School Press) 的作者，以及 Harvard Business School Publishing 獲獎(jiǎng)互動(dòng)項(xiàng)目 Coaching for Results 和 Managing Direct Reports的內(nèi)容專(zhuān)家如果是您，您會(huì)怎么做？ 上個(gè)星期，朱迪主持了一個(gè)很棒的會(huì)議她邀請(qǐng)了合適的人員，提前分發(fā)了會(huì)議日程，并清楚地闡述了會(huì)議目標(biāo)：對(duì)他們的戰(zhàn)略做出決策她仔細(xì)傾聽(tīng)，牢牢掌控著會(huì)場(chǎng)局面，并且讓團(tuán)隊(duì)成員達(dá)成了共識(shí)團(tuán)隊(duì)做出了一個(gè)深思熟慮的決策并且制定了一個(gè)既現(xiàn)實(shí)又新穎的戰(zhàn)略只有一個(gè)問(wèn)題會(huì)議結(jié)束后，沒(méi)有人再談?wù)撨@項(xiàng)決策或戰(zhàn)略了每個(gè)人仍然從事著會(huì)議前的項(xiàng)目并且沒(méi)有改變工作的優(yōu)先順序朱迪想知道，如果她原先采取哪些不同的做法，就可以讓團(tuán)隊(duì)將工作重點(diǎn)放在她的戰(zhàn)略行動(dòng)上。

如果是您，您會(huì)怎么做？這時(shí)您會(huì)怎么做？ 在會(huì)議期間，朱迪本可以讓一名與會(huì)者記錄下重點(diǎn)以及所做出的決定在會(huì)議即將結(jié)束時(shí)，她可以總結(jié)出團(tuán)隊(duì)的會(huì)議成果并提出需要執(zhí)行的任務(wù)在會(huì)議后，她可以制定一份行動(dòng)和溝通計(jì)劃，分發(fā)給所有與會(huì)者和主要干系人這份計(jì)劃中可以列出會(huì)議成果、要完成的任務(wù)、各項(xiàng)任務(wù)的負(fù)責(zé)人以及任務(wù)完成日期如果時(shí)機(jī)合適，朱迪可以安排一個(gè)后續(xù)會(huì)議來(lái)檢查、評(píng)估行動(dòng)和溝通計(jì)劃，并查看任務(wù)進(jìn)度在本主題中，您將學(xué)習(xí)如何制定會(huì)議目標(biāo)、制定切實(shí)可行的日程、按照會(huì)議禮節(jié)與他人配合以及制定將決策付諸行動(dòng)的計(jì)劃了解了本主題中闡述的各種觀點(diǎn)后，請(qǐng)點(diǎn)擊“練習(xí)”，參與互動(dòng)場(chǎng)景練習(xí)、做出決策并獲得針對(duì)您所做選擇的即時(shí)反饋主題使用說(shuō)明 主題架構(gòu) “主持會(huì)議”主題分成下列幾個(gè)部分屏幕頂部顯示了進(jìn)入各部分的鏈接 主題概述 點(diǎn)擊“主題概述”可查看對(duì)這一主題的介紹首先瀏覽“如果是您，您會(huì)怎么做？”中的虛擬場(chǎng)景，然后查看“這時(shí)您會(huì)怎么做？”中的回答主題列表”提供了“站點(diǎn)地圖”，其中包含指向本主題中所有要素的鏈接 核心概念 點(diǎn)擊“核心概念”，可詳細(xì)了解這一主題的主要思想您不僅將學(xué)習(xí)何時(shí)召開(kāi)會(huì)議，還將學(xué)習(xí)如何準(zhǔn)備和主持會(huì)議、如何進(jìn)行會(huì)后跟進(jìn)以及如何挽救陷入困境的會(huì)議。

步驟 點(diǎn)擊“步驟”可就會(huì)前、會(huì)中以及會(huì)后該如何做獲得全面的分步建議技巧 點(diǎn)擊“技巧”可獲得有關(guān)如何處理會(huì)議期間所遇困難的小提示練習(xí) 點(diǎn)擊“練習(xí)”，可參與互動(dòng)場(chǎng)景練習(xí)，在其中扮演管理者的角色、做出決策并獲得針對(duì)您所做選擇的即時(shí)反饋工具 點(diǎn)擊“工具”可查看并打印您可以用來(lái)計(jì)劃會(huì)議日程并傳達(dá)后續(xù)行動(dòng)計(jì)劃的工作表自測(cè) 點(diǎn)擊“自測(cè)”，可檢驗(yàn)?zāi)鷮?duì)主持會(huì)議部分內(nèi)容的學(xué)習(xí)情況您將會(huì)獲得針對(duì)您所做選擇的即時(shí)反饋摘要頁(yè)面列出了參考資料的鏈接學(xué)習(xí)更多內(nèi)容 點(diǎn)擊“學(xué)習(xí)更多內(nèi)容”，可閱讀兩篇與本主題相關(guān)的文章同時(shí)，您將看到其他文章和資料的列表，并附有簡(jiǎn)要的介紹主題導(dǎo)航 點(diǎn)擊屏幕頂部和左側(cè)的鏈接，可瀏覽本主題中的內(nèi)容點(diǎn)擊屏幕頂部的鏈接，您將看到屏幕左側(cè)的鏈接有相應(yīng)變化按以下步驟，可循序漸進(jìn)瀏覽本主題的全部?jī)?nèi)容：· 從左到右點(diǎn)擊頂部的鏈接，訪(fǎng)問(wèn)本主題的各個(gè)部分 · 從上到下點(diǎn)擊左側(cè)的鏈接，查看各部分中的內(nèi)容 · 在“練習(xí)”部分中，點(diǎn)擊“下一頁(yè)”可繼續(xù)場(chǎng)景練習(xí)在需要選擇答案時(shí)，請(qǐng)選擇一個(gè)選項(xiàng)，并閱讀相應(yīng)反饋然后再?lài)L試其他選項(xiàng)，以了解更多信息再次點(diǎn)擊“下一頁(yè)”繼續(xù) · 在“工具”部分中，點(diǎn)擊圖標(biāo)可打開(kāi)相應(yīng)工具您可以將工具打印出來(lái)以便脫機(jī)使用。

或者，您也可以在線(xiàn)填寫(xiě)工具，并將其保存到您的硬盤(pán) · 最后，參加“自測(cè)”中的測(cè)驗(yàn)，并閱讀“學(xué)習(xí)更多內(nèi)容”中的“在線(xiàn)文章”，至此完成整個(gè)主題的學(xué)習(xí) 會(huì)議的類(lèi)型與目的 什么是會(huì)議？簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)，會(huì)議是人們?yōu)榱颂幚順I(yè)務(wù)而集合在一起會(huì)議只是推動(dòng)業(yè)務(wù)的動(dòng)力之一然而，許多會(huì)議似乎（而且經(jīng)常）只是浪費(fèi)時(shí)間！只有極少數(shù)開(kāi)明人士能夠有效地利用會(huì)議除了了解何時(shí)集合，了解如何集合也同等重要，做到這兩點(diǎn)可讓會(huì)議變得卓有成效，甚至可能輕松有趣，同時(shí)能夠節(jié)省金錢(qián)和腦力您想實(shí)現(xiàn)什么目標(biāo)？ 會(huì)議有幾種基本類(lèi)型，分別服務(wù)于不同的目的在問(wèn)題解決會(huì)議中，參與者先明確問(wèn)題，然后制定出解決方案這種會(huì)議的參與者不僅必須認(rèn)識(shí)到問(wèn)題，而且還必須具有糾正問(wèn)題的精力和專(zhuān)長(zhǎng)在決策會(huì)議中，團(tuán)隊(duì)選定要實(shí)施的解決方案要使會(huì)議成功，團(tuán)隊(duì)必須就決策流程達(dá)成一致：是通過(guò)一致性原則或少數(shù)服從多數(shù)的投票方式進(jìn)行決策，還是僅由某些個(gè)人給出意見(jiàn)？還有一些類(lèi)型的會(huì)議是為了溝通、報(bào)告和反饋的目的而舉行的項(xiàng)目的工作狀態(tài)會(huì)議旨在讓團(tuán)隊(duì)的每個(gè)人跟上最新的進(jìn)展顯然，舉行會(huì)議的目的可以不止一個(gè)例如，員工會(huì)議既可以提供最新信息，又可以解決特定的問(wèn)題但無(wú)論開(kāi)會(huì)的目的是一個(gè)還是多個(gè)，會(huì)議的召開(kāi)時(shí)間都是由會(huì)議的目的來(lái)決定的。

通常在下列情況下可以召開(kāi)會(huì)議：· 當(dāng)您需要整個(gè)團(tuán)隊(duì)提供信息或建議時(shí)· 當(dāng)您希望團(tuán)隊(duì)參與制定決策或解決問(wèn)題時(shí)· 當(dāng)您希望與整個(gè)團(tuán)隊(duì)分享信息、成功或分擔(dān)憂(yōu)慮，或想讓每個(gè)人了解特定情況時(shí)· 當(dāng)您正在處理的問(wèn)題需要不同團(tuán)隊(duì)具有不同觀點(diǎn)或日程的成員提供意見(jiàn)時(shí)· 當(dāng)您發(fā)現(xiàn)需要明確某個(gè)問(wèn)題、事項(xiàng)或領(lǐng)域的責(zé)任時(shí)· 當(dāng)您發(fā)現(xiàn)團(tuán)隊(duì)強(qiáng)烈感覺(jué)有必要集合到一起時(shí)在下列情況下最好不要舉行會(huì)議：· 主題是最好一對(duì)一處理的個(gè)人問(wèn)題· 您沒(méi)有時(shí)間準(zhǔn)備· 另一種溝通方法能達(dá)到同樣或更好的效果，例如利用備忘錄、電子郵件或電話(huà)進(jìn)行溝通· 問(wèn)題已有定論· 主題不值得每個(gè)人付出時(shí)間· 團(tuán)隊(duì)感到泄氣，需要先分開(kāi)一段時(shí)間再去解決沖突或挫折的根源另請(qǐng)參見(jiàn)在線(xiàn)文章：《如何讓每個(gè)會(huì)議開(kāi)得有意義》準(zhǔn)備會(huì)議 通過(guò)確定會(huì)議的目的來(lái)開(kāi)始您的準(zhǔn)備工作會(huì)議的目的是通報(bào)信息、引出想法、解決問(wèn)題、確定行動(dòng)方針、明確角色和職責(zé)，還是這幾個(gè)目的的某種組合？特定的目標(biāo)將決定您應(yīng)該邀請(qǐng)誰(shuí)參加會(huì)議以及如何主持會(huì)議應(yīng)邀請(qǐng)下列人員參加會(huì)議：· 所涉及問(wèn)題的關(guān)鍵決策者· 能提供相關(guān)意見(jiàn)的人員· 對(duì)問(wèn)題具有義務(wù)、利害關(guān)系或作用的人員· 需要了解您要報(bào)告的信息以執(zhí)行其任務(wù)的人員· 需要實(shí)施所做的任何決策的人員您將有非常好的機(jī)會(huì)以個(gè)人名義邀請(qǐng)關(guān)鍵人物參加會(huì)議，并且依照他們的日程來(lái)安排會(huì)議時(shí)間。

同時(shí)，要向他們說(shuō)明他們將在會(huì)議上扮演特定的角色，而且還要強(qiáng)調(diào)他們參加會(huì)議的好處您需要考慮的下一個(gè)問(wèn)題是邀請(qǐng)多少人可考慮使用 8-18-1800 法則：· 如果您需要解決問(wèn)題或做出決策，則邀請(qǐng)的人員不應(yīng)超過(guò)八名若超過(guò)八個(gè)人，則會(huì)議帶來(lái)的問(wèn)題可能比它解決的問(wèn)題還要多· 如果您想進(jìn)行頭腦風(fēng)暴，則可以邀請(qǐng) 18 人之多；然而，參與者如此之多，要想達(dá)成一致可能比較困難· 如果會(huì)議的目的是重整團(tuán)隊(duì)，則人數(shù)越多越好可邀請(qǐng) 1800 人或者更多對(duì)于超過(guò)四個(gè)人的團(tuán)隊(duì)，可增加結(jié)構(gòu)級(jí)別如果您希望每個(gè)人都參與此過(guò)程，可以考慮根據(jù)時(shí)間段將較大的會(huì)議劃分為多個(gè)小組一旦您確定了會(huì)議的目的和參加會(huì)議的人員，即應(yīng)創(chuàng)建日程、確定地點(diǎn)和期限并分配角色和責(zé)任創(chuàng)建日程 盡可能在會(huì)議之前創(chuàng)建日程使用以下列表建立您的特定日程：· 會(huì)議的目的· 目標(biāo)或期望的結(jié)果· 會(huì)議的日期、時(shí)間和地點(diǎn)· 會(huì)議的召集者· 集會(huì)團(tuán)隊(duì)的名稱(chēng)或參與者的姓名· 參與者的角色· 會(huì)議形式的特殊之處· 任何外部參與者的姓名和角色· 涉及的日程事項(xiàng)以及相應(yīng)的負(fù)責(zé)人和分配的時(shí)間· 會(huì)議持續(xù)的時(shí)間· 任何背景材料或預(yù)期的準(zhǔn)備工作另請(qǐng)參見(jiàn)建立一個(gè)緊迫的日程表的步驟所包含的討論事項(xiàng)不應(yīng)超過(guò)團(tuán)隊(duì)在所分配的時(shí)間內(nèi)實(shí)際能夠解決的范圍。

通常的指南是，假設(shè)處理一個(gè)話(huà)題至少需要 30 分鐘，處理五個(gè)話(huà)題至少需要兩個(gè)小時(shí)，但是請(qǐng)記住，特定問(wèn)題的時(shí)間分配可能各有不同對(duì)于團(tuán)隊(duì)在給定的時(shí)間范圍內(nèi)能夠處理多少問(wèn)題，寧可低估不要高估此外，應(yīng)盡量對(duì)日程事項(xiàng)進(jìn)行排序，以創(chuàng)建一個(gè)理想的會(huì)議流程· 找出互相牽扯的問(wèn)題· 將信息通報(bào)事項(xiàng)與解決問(wèn)題或制定決策的事項(xiàng)分開(kāi)· 從一些簡(jiǎn)單的問(wèn)題開(kāi)始，然后逐步上升到最復(fù)雜或最具爭(zhēng)議的問(wèn)題，但不要以回避這些難題為代價(jià)請(qǐng)注意為最重要的問(wèn)題留出時(shí)間在持續(xù)時(shí)間較長(zhǎng)的會(huì)議中，應(yīng)盡量在成員頭腦最清醒、最富創(chuàng)造力的時(shí)候?qū)⒆罴值膯?wèn)題提出來(lái)討論· 將復(fù)雜的問(wèn)題分解為多個(gè)易處理的部分另請(qǐng)參見(jiàn)會(huì)議日程表會(huì)議應(yīng)持續(xù)多長(zhǎng)時(shí)間？這取決于會(huì)議的目的和日程業(yè)務(wù)會(huì)議一般持續(xù) 30 分鐘到兩個(gè)小時(shí)，通常時(shí)間越短越好規(guī)劃環(huán)境和地點(diǎn) 會(huì)議的目標(biāo)還可以幫助您確定會(huì)議的環(huán)境和地點(diǎn)向自己提出以下問(wèn)題：· 多大的房間、什么樣的座位布局最有利于實(shí)現(xiàn)您的目標(biāo)？例如，如果您希望人們自由地交換信息和看法，則非正式的環(huán)境和座位布局會(huì)有所幫助桌子的擺放應(yīng)使大家能夠彼此看到圓桌可以淡化層級(jí)結(jié)構(gòu)，方桌則可以突出結(jié)構(gòu)· 您將需要哪些器材（電話(huà)、投影儀、白板等等）？請(qǐng)務(wù)必在會(huì)議之前檢查所有器材，從科技器材（計(jì)算機(jī)、投影屏幕）到傳統(tǒng)器材（筆具、橡皮）。

當(dāng)您準(zhǔn)備會(huì)議時(shí)，請(qǐng)確保包含必要的角色和職責(zé)一個(gè)人可能在會(huì)議中充當(dāng)幾個(gè)角色基本的角色有：· 領(lǐng)導(dǎo)者可能主持也可能不主持會(huì)議，但由該領(lǐng)導(dǎo)者明確會(huì)議的目的、目標(biāo)、約束條件和職權(quán)范圍，并承擔(dān)會(huì)后跟進(jìn)的責(zé)任· 主持者在會(huì)議的討論階段、問(wèn)題解決階段和決策階段指導(dǎo)團(tuán)隊(duì)可能負(fù)責(zé)會(huì)前會(huì)后的后勤工作· 記錄員記錄會(huì)議中產(chǎn)生的要點(diǎn)、想法和決策，最好是記錄在掛紙板或白板上可能還起草會(huì)議的正式記錄或會(huì)后記錄· 發(fā)言者通過(guò)提出想法并幫助維持討論的正常進(jìn)行而積極參與會(huì)議· 專(zhuān)家根據(jù)需要為特定問(wèn)題提。