集團(tuán)公司檔案管理制度與工作職責(zé)?　　一、總則　　1.目的　　為加強(qiáng)集團(tuán)公司檔案管理，有效地保護(hù)和利用檔案，提高集團(tuán)公司的管理水平和工作效率，根據(jù)國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)，結(jié)合集團(tuán)公司實(shí)際情況，制定本制度　　2.適用范圍　　本制度適用于集團(tuán)公司總部及所屬各子公司、分公司的檔案管理工作　　3.檔案定義　　本制度所稱檔案是指集團(tuán)公司在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種形式的歷史記錄，包括但不限于文件、合同、報(bào)表、圖紙、照片、音像資料等　　二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)　　1.集團(tuán)公司檔案管理部門　　集團(tuán)公司設(shè)立檔案管理部門，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌管理集團(tuán)公司的檔案工作其主要職責(zé)包括：　　貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和集團(tuán)公司的檔案管理制度　　制定和完善集團(tuán)公司檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，并組織實(shí)施　　負(fù)責(zé)集團(tuán)公司各類檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、銷毀等工作　　建立和維護(hù)集團(tuán)公司檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理　　對(duì)所屬各子公司、分公司的檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查　　組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高集團(tuán)公司員工的檔案意識(shí)　　2.各部門檔案管理人員　　各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門的檔案管理工作，其主要職責(zé)包括：　　負(fù)責(zé)收集、整理本部門在工作中形成的各類文件材料，并按照檔案管理部門的要求及時(shí)歸檔。

　　協(xié)助檔案管理部門做好本部門檔案的鑒定、銷毀等工作　　負(fù)責(zé)本部門檔案的日常保管和利用工作，確保檔案的安全和完整　　接受檔案管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培訓(xùn)，不斷提高自身的檔案管理水平　　三、檔案的收集與整理　　1.收集范圍　　集團(tuán)公司各部門應(yīng)按照檔案管理的要求，及時(shí)收集本部門在各項(xiàng)工作中形成的具有保存價(jià)值的文件材料，包括但不限于：　　上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與本部門工作有關(guān)的文件、指示、通知等　　本部門制定的規(guī)章制度、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、會(huì)議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等　　與外單位簽訂的合同、協(xié)議、意向書等　　本部門開展業(yè)務(wù)活動(dòng)形成的文件材料，如項(xiàng)目方案、技術(shù)資料、研究報(bào)告、業(yè)務(wù)往來信函等　　本部門人員的任免、獎(jiǎng)懲、考核等文件材料　　其他具有保存價(jià)值的文件材料　　2.收集要求　　各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料的及時(shí)、完整收集　　收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，如有破損、缺頁等情況應(yīng)及時(shí)修復(fù)或補(bǔ)充　　電子文件應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行收集，確保文件的真實(shí)性、完整性和可讀性　　3.整理原則　　檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用　　4.整理方法　　分類：按照檔案的來源、時(shí)間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類，一般可分為黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營管理類、生產(chǎn)技術(shù)類、產(chǎn)品類、科研項(xiàng)目類、基本建設(shè)類、設(shè)備儀器類等。

　　編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，以便于管理和查找編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性的原則　　編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、名稱、日期、保管期限等信息，以便于快速檢索和利用　　裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、牢固　　四、檔案的歸檔與保管　　1.歸檔時(shí)間　　各部門應(yīng)在次年上半年將上一年度形成的文件材料整理歸檔完畢，并移交檔案管理部門　　2.歸檔要求　　歸檔的文件材料應(yīng)齊全完整、分類準(zhǔn)確、編目清晰、裝訂整齊　　電子文件應(yīng)與紙質(zhì)文件同時(shí)歸檔，并確保兩者內(nèi)容一致電子文件應(yīng)按照檔案管理部門的要求進(jìn)行存儲(chǔ)和管理　　各部門應(yīng)填寫《檔案移交清單》，詳細(xì)注明移交檔案的名稱、數(shù)量、日期等信息，并由雙方簽字確認(rèn)　　3.保管期限　　檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種具體劃分標(biāo)準(zhǔn)如下：　　永久保管的檔案：凡是反映集團(tuán)公司主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)集團(tuán)公司有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為永久保管　　長期保管的檔案：凡是反映集團(tuán)公司一般工作活動(dòng)，在較長時(shí)間內(nèi)對(duì)集團(tuán)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為長期保管長期保管期限為16年至50年　　短期保管的檔案：凡是反映集團(tuán)公司一般性工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)集團(tuán)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為短期保管。

短期保管期限為15年以下　　4.保管措施　　檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管　　檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)　　檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好記錄　　對(duì)電子檔案應(yīng)采取備份存儲(chǔ)、異地存儲(chǔ)等措施，防止數(shù)據(jù)丟失　　五、檔案的鑒定與銷毀　　1.鑒定工作　　檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀鑒定工作應(yīng)組成鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案管理人員參加　　2.鑒定標(biāo)準(zhǔn)　　對(duì)已超過保管期限，且確無保存價(jià)值的檔案，可予以銷毀　　對(duì)仍有保存價(jià)值，但保管期限需要調(diào)整的檔案，應(yīng)重新確定保管期限　　對(duì)涉及集團(tuán)公司重要機(jī)密、知識(shí)產(chǎn)權(quán)等檔案，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行保管，不得擅自銷毀　　3.銷毀程序　　鑒定小組對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行逐一審核，并填寫《檔案銷毀清冊(cè)》，注明檔案名稱、編號(hào)、日期、保管期限、銷毀原因等信息　　《檔案銷毀清冊(cè)》經(jīng)集團(tuán)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進(jìn)行銷毀　　檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀過程的安全、徹底監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)。

　　銷毀后的檔案應(yīng)在《檔案銷毀清冊(cè)》上注明"已銷毀"字樣，并將《檔案銷毀清冊(cè)》永久保存　　六、檔案的利用與借閱　　1.利用原則　　檔案利用應(yīng)遵循保密、合法、合理的原則，確保檔案的安全和完整，同時(shí)滿足集團(tuán)公司各項(xiàng)工作的需要　　2.利用方式　　查閱：檔案管理人員應(yīng)根據(jù)利用者的需求，提供相應(yīng)的檔案供其查閱查閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的場(chǎng)所進(jìn)行，利用者不得擅自將檔案帶出　　復(fù)制：利用者如需復(fù)制檔案，應(yīng)填寫《檔案復(fù)制申請(qǐng)表》，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，方可進(jìn)行復(fù)制復(fù)制檔案應(yīng)注明復(fù)制日期、用途等信息，并加蓋檔案管理部門印章　　借閱：因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、日期、用途等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，方可借閱借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)　　3.利用要求　　利用者應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、劃圈、批注、污損等　　利用者不得擅自將檔案轉(zhuǎn)借他人或泄露檔案內(nèi)容　　利用結(jié)束后，利用者應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)　　七、檔案信息化管理　　1.信息化建設(shè)目標(biāo)　　集團(tuán)公司應(yīng)積極推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，建立完善的檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理的效率和水平。

　　2.信息化建設(shè)內(nèi)容　　檔案數(shù)字化：對(duì)集團(tuán)公司現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫　　檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)或選用適合集團(tuán)公司實(shí)際情況的檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、銷毀、利用等業(yè)務(wù)流程的信息化管理　　網(wǎng)絡(luò)安全保障：加強(qiáng)檔案管理信息系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)，采取數(shù)據(jù)備份、加密傳輸、訪問控制等措施，確保檔案信息的安全　　3.信息化管理要求　　檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案管理信息系統(tǒng)的操作技能，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行　　電子檔案應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行存儲(chǔ)和管理，確保電子檔案的真實(shí)性、完整性和可讀性　　定期對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，確保系統(tǒng)的功能和性能滿足集團(tuán)公司檔案管理工作的需要　　八、監(jiān)督與考核　　1.監(jiān)督檢查　　集團(tuán)公司檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)所屬各子公司、分公司的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案的收集整理歸檔情況、檔案的保管利用情況等對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求限期整改　　2.考核評(píng)價(jià)　　集團(tuán)公司將檔案管理工作納入對(duì)所屬各子公司、分公司的績效考核體系，對(duì)檔案管理工作成績突出的單位和個(gè)人給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)檔案管理工作不力的單位和個(gè)人進(jìn)行通報(bào)批評(píng)，并追究相關(guān)責(zé)任。

　　九、附則　　1.本制度由集團(tuán)公司檔案管理部門負(fù)責(zé)解釋　　2.本制度自發(fā)布之日起施行如有未盡事宜，可根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和集團(tuán)公司實(shí)際情況進(jìn)行修訂和完善　　以上是一篇集團(tuán)公司檔案管理制度與工作職責(zé)的文檔示例，你可以根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)整和補(bǔ)充希望對(duì)你有所幫助！。