項(xiàng)目檔案編制和管理辦法?　　一、總則　　1.目的　　為加強(qiáng)項(xiàng)目檔案管理，確保項(xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和有效利用，為項(xiàng)目建設(shè)、運(yùn)行、管理及后續(xù)工作提供可靠依據(jù)，特制定本辦法　　2.適用范圍　　本辦法適用于公司所有各類(lèi)項(xiàng)目，包括但不限于新建、改建、擴(kuò)建項(xiàng)目，技術(shù)改造項(xiàng)目，科研項(xiàng)目等從項(xiàng)目籌備到項(xiàng)目竣工驗(yàn)收及后評(píng)價(jià)全過(guò)程形成的檔案　　3.基本原則　　項(xiàng)目檔案管理遵循集中統(tǒng)一管理、全過(guò)程跟蹤、同步收集整理、確保質(zhì)量的原則，保證項(xiàng)目檔案與項(xiàng)目建設(shè)進(jìn)程同步，真實(shí)反映項(xiàng)目實(shí)際情況　　二、管理職責(zé)　　1.項(xiàng)目檔案管理部門(mén)職責(zé)　　負(fù)責(zé)制定和完善項(xiàng)目檔案管理制度、流程和標(biāo)準(zhǔn)　　對(duì)項(xiàng)目檔案工作進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)　　組織項(xiàng)目檔案的驗(yàn)收工作，對(duì)驗(yàn)收結(jié)果負(fù)責(zé)　　負(fù)責(zé)項(xiàng)目檔案的保管、鑒定、銷(xiāo)毀、統(tǒng)計(jì)等日常管理工作　　提供項(xiàng)目檔案的查閱、借閱服務(wù)，確保檔案的安全和保密　　2.項(xiàng)目建設(shè)單位（部門(mén)）職責(zé)　　負(fù)責(zé)本單位項(xiàng)目檔案工作的組織實(shí)施，明確項(xiàng)目檔案管理責(zé)任人　　按照項(xiàng)目檔案管理要求，組織項(xiàng)目文件材料的收集、整理、歸檔工作，確保項(xiàng)目文件材料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)　　對(duì)項(xiàng)目文件材料的形成、積累、整理情況進(jìn)行定期檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改。

　　配合項(xiàng)目檔案管理部門(mén)做好項(xiàng)目檔案的驗(yàn)收工作，提供相關(guān)資料和說(shuō)明　　3.項(xiàng)目文件材料形成部門(mén)及人員職責(zé)　　負(fù)責(zé)本部門(mén)項(xiàng)目文件材料的形成、積累和整理工作，確保文件材料真實(shí)、準(zhǔn)確、完整　　按照規(guī)定的時(shí)間和要求，將整理好的項(xiàng)目文件材料移交項(xiàng)目建設(shè)單位（部門(mén)）　　接受項(xiàng)目檔案管理部門(mén)和項(xiàng)目建設(shè)單位（部門(mén)）的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查　　三、項(xiàng)目文件材料的收集與整理　　1.收集范圍　　項(xiàng)目文件材料的收集應(yīng)涵蓋項(xiàng)目建設(shè)全過(guò)程，包括項(xiàng)目前期文件、項(xiàng)目設(shè)計(jì)文件、項(xiàng)目施工文件、項(xiàng)目監(jiān)理文件、項(xiàng)目竣工驗(yàn)收文件等具體收集范圍按照國(guó)家和行業(yè)有關(guān)規(guī)定以及項(xiàng)目實(shí)際情況確定　　2.收集要求　　項(xiàng)目文件材料應(yīng)真實(shí)反映項(xiàng)目建設(shè)實(shí)際情況，內(nèi)容完整、準(zhǔn)確、字跡清晰、簽署完備　　收集的文件材料應(yīng)為原件，如因特殊原因無(wú)法提供原件的，應(yīng)提供清晰、完整的復(fù)印件，并注明出處和原因　　項(xiàng)目文件材料應(yīng)按照形成時(shí)間順序或項(xiàng)目建設(shè)程序進(jìn)行收集，確保文件材料的系統(tǒng)性　　3.整理原則　　項(xiàng)目文件材料的整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，便于保管和利用整理工作應(yīng)在項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中同步進(jìn)行，做到分類(lèi)科學(xué)、組卷合理、編目規(guī)范　　4.整理方法　　分類(lèi)：按照項(xiàng)目檔案的類(lèi)別，將項(xiàng)目文件材料分為工程前期文件、工程設(shè)計(jì)文件、工程施工文件、工程監(jiān)理文件、工程竣工驗(yàn)收文件等大類(lèi)，每大類(lèi)再根據(jù)具體內(nèi)容進(jìn)行細(xì)分。

　　組卷：同一類(lèi)別的項(xiàng)目文件材料按照一定的原則進(jìn)行組卷，如按階段、專(zhuān)業(yè)、時(shí)間等卷內(nèi)文件材料應(yīng)排列有序，編號(hào)清晰　　編目：對(duì)每卷文件材料進(jìn)行編目，包括卷內(nèi)文件目錄、備考表等卷內(nèi)文件目錄應(yīng)注明文件題名、日期、文號(hào)、責(zé)任者等信息，備考表應(yīng)記錄卷內(nèi)文件材料的整理情況及需要說(shuō)明的問(wèn)題　　四、項(xiàng)目檔案的編制　　1.編制內(nèi)容　　項(xiàng)目檔案應(yīng)包括項(xiàng)目前期文件、項(xiàng)目設(shè)計(jì)文件、項(xiàng)目施工文件、項(xiàng)目監(jiān)理文件、項(xiàng)目竣工驗(yàn)收文件等相關(guān)資料，并按照規(guī)定的格式和要求進(jìn)行編制　　項(xiàng)目前期文件：包括項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告、項(xiàng)目選址意見(jiàn)書(shū)等　　項(xiàng)目設(shè)計(jì)文件：包括初步設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)、設(shè)計(jì)變更等文件　　項(xiàng)目施工文件：包括施工組織設(shè)計(jì)、施工技術(shù)交底、工程質(zhì)量檢驗(yàn)記錄、隱蔽工程驗(yàn)收記錄、材料設(shè)備質(zhì)量證明文件等　　項(xiàng)目監(jiān)理文件：包括監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實(shí)施細(xì)則、監(jiān)理月報(bào)、監(jiān)理通知單、工程質(zhì)量評(píng)估報(bào)告等　　項(xiàng)目竣工驗(yàn)收文件：包括竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、竣工決算報(bào)告、工程質(zhì)量保修書(shū)等　　2.編制要求　　項(xiàng)目檔案編制應(yīng)符合國(guó)家和行業(yè)有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的要求，格式統(tǒng)一、內(nèi)容完整、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確　　編制項(xiàng)目檔案時(shí)，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)文件材料的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性，確保檔案質(zhì)量。

　　項(xiàng)目檔案編制過(guò)程中，應(yīng)注意保護(hù)文件材料的原始面貌，不得擅自涂改、偽造或銷(xiāo)毀文件材料　　五、項(xiàng)目檔案的歸檔　　1.歸檔時(shí)間　　項(xiàng)目文件材料應(yīng)在形成后及時(shí)歸檔，一般在項(xiàng)目各階段工作結(jié)束后一個(gè)月內(nèi)完成歸檔工作對(duì)于重大項(xiàng)目或復(fù)雜項(xiàng)目，應(yīng)根據(jù)項(xiàng)目實(shí)際情況制定詳細(xì)的歸檔計(jì)劃，確保檔案歸檔工作的及時(shí)性和系統(tǒng)性　　2.歸檔流程　　項(xiàng)目文件材料形成部門(mén)及人員按照整理要求對(duì)文件材料進(jìn)行初步整理后，填寫(xiě)《項(xiàng)目文件材料移交清單》，一式兩份，一份隨文件材料移交，一份留存?zhèn)洳椤　⒄砗玫捻?xiàng)目文件材料移交項(xiàng)目建設(shè)單位（部門(mén)），項(xiàng)目建設(shè)單位（部門(mén)）對(duì)移交的文件材料進(jìn)行審核，審核合格后在《項(xiàng)目文件材料移交清單》上簽字確認(rèn)　　項(xiàng)目建設(shè)單位（部門(mén)）按照檔案管理部門(mén)的要求，將審核后的項(xiàng)目文件材料移交項(xiàng)目檔案管理部門(mén)，項(xiàng)目檔案管理部門(mén)對(duì)移交的檔案進(jìn)行再次審核，審核無(wú)誤后辦理歸檔手續(xù)，并將《項(xiàng)目文件材料移交清單》存檔　　六、項(xiàng)目檔案的保管　　1.保管場(chǎng)所　　項(xiàng)目檔案應(yīng)存放在專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等安全保管條件檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、消防器材、防蟲(chóng)藥品等　　2.保管方式　　項(xiàng)目檔案應(yīng)按照分類(lèi)、編號(hào)順序進(jìn)行存放，便于查找和利用。

對(duì)于電子檔案，應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，并采用安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)和存儲(chǔ)方式，確保電子檔案的安全和完整　　3.保管期限　　項(xiàng)目檔案的保管期限應(yīng)根據(jù)國(guó)家和行業(yè)有關(guān)規(guī)定以及項(xiàng)目實(shí)際情況確定一般分為永久、長(zhǎng)期和短期三種永久保管的檔案應(yīng)長(zhǎng)期保存，不得銷(xiāo)毀；長(zhǎng)期保管的檔案保管期限一般為16年至50年；短期保管的檔案保管期限一般為5年以下　　七、項(xiàng)目檔案的利用　　1.利用原則　　項(xiàng)目檔案的利用應(yīng)遵循保密、合法、合理的原則，確保檔案的安全和完整，同時(shí)滿(mǎn)足項(xiàng)目建設(shè)、運(yùn)行、管理及相關(guān)工作的需要　　2.利用方式　　查閱：?jiǎn)挝粌?nèi)部人員因工作需要查閱項(xiàng)目檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《項(xiàng)目檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到項(xiàng)目檔案管理部門(mén)查閱查閱時(shí)應(yīng)在檔案管理人員的監(jiān)督下進(jìn)行，不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案內(nèi)容　　借閱：因特殊情況需要借閱項(xiàng)目檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《項(xiàng)目檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)項(xiàng)目檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)借閱期限一般不得超過(guò)兩周，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損，確保檔案的安全和完整　　復(fù)制：因工作需要復(fù)制項(xiàng)目檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《項(xiàng)目檔案復(fù)制申請(qǐng)表》，經(jīng)項(xiàng)目檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案管理人員負(fù)責(zé)復(fù)制。

復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋項(xiàng)目檔案管理部門(mén)印章，并注明用途　　八、項(xiàng)目檔案的鑒定與銷(xiāo)毀　　1.鑒定組織　　成立項(xiàng)目檔案鑒定小組，由項(xiàng)目檔案管理部門(mén)、項(xiàng)目建設(shè)單位（部門(mén)）及相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)的人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)到期項(xiàng)目檔案進(jìn)行鑒定　　2.鑒定標(biāo)準(zhǔn)　　根據(jù)國(guó)家和行業(yè)有關(guān)規(guī)定以及項(xiàng)目檔案的保管期限，對(duì)到期項(xiàng)目檔案進(jìn)行鑒定鑒定時(shí)應(yīng)重點(diǎn)審查檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性以及對(duì)項(xiàng)目建設(shè)、運(yùn)行、管理的利用價(jià)值　　3.銷(xiāo)毀程序　　項(xiàng)目檔案鑒定小組對(duì)到期項(xiàng)目檔案進(jìn)行鑒定后，提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，填寫(xiě)《項(xiàng)目檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》，報(bào)項(xiàng)目檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審核　　項(xiàng)目檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審核同意后，報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)　　經(jīng)批準(zhǔn)銷(xiāo)毀的項(xiàng)目檔案，由項(xiàng)目檔案管理部門(mén)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)，并在《項(xiàng)目檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)監(jiān)銷(xiāo)人員應(yīng)確保銷(xiāo)毀的檔案徹底銷(xiāo)毀，不得流失　　九、項(xiàng)目檔案的統(tǒng)計(jì)與移交　　1.統(tǒng)計(jì)工作　　項(xiàng)目檔案管理部門(mén)應(yīng)建立項(xiàng)目檔案統(tǒng)計(jì)制度，定期對(duì)項(xiàng)目檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為項(xiàng)目檔案管理決策提供依據(jù)統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)準(zhǔn)確、及時(shí)、完整，上報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)和上級(jí)檔案管理部門(mén)　　2.移交工作　　項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后，項(xiàng)目建設(shè)單位（部門(mén)）應(yīng)按照國(guó)家和行業(yè)有關(guān)規(guī)定以及公司要求，將項(xiàng)目檔案移交公司檔案管理部門(mén)統(tǒng)一保管。

移交時(shí)應(yīng)填寫(xiě)《項(xiàng)目檔案移交清單》，雙方簽字確認(rèn)項(xiàng)目檔案管理部門(mén)應(yīng)對(duì)移交的項(xiàng)目檔案進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)　　十、監(jiān)督與檢查　　1.監(jiān)督檢查內(nèi)容　　項(xiàng)目檔案管理制度的執(zhí)行情況　　項(xiàng)目文件材料的收集、整理、歸檔情況　　項(xiàng)目檔案的編制、保管、利用情況　　項(xiàng)目檔案鑒定與銷(xiāo)毀工作的開(kāi)展情況　　2.監(jiān)督檢查方式　　定期檢查：項(xiàng)目檔案管理部門(mén)定期對(duì)項(xiàng)目檔案工作進(jìn)行檢查，檢查結(jié)果以書(shū)面形式通報(bào)相關(guān)部門(mén)，并督促整改　　不定期抽查：對(duì)重點(diǎn)項(xiàng)目或檔案管理工作薄弱的項(xiàng)目進(jìn)行不定期抽查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并督促整改　　專(zhuān)項(xiàng)檢查：根據(jù)項(xiàng)目建設(shè)需要或檔案管理工作中的突出問(wèn)題，開(kāi)展專(zhuān)項(xiàng)檢查，確保項(xiàng)目檔案管理工作規(guī)范有序　　3.考核與獎(jiǎng)懲　　建立項(xiàng)目檔案管理考核機(jī)制，對(duì)項(xiàng)目檔案管理工作成績(jī)突出的部門(mén)和個(gè)人給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)違反項(xiàng)目檔案管理規(guī)定的部門(mén)和個(gè)人，視情節(jié)輕重給予批評(píng)教育、責(zé)令整改、通報(bào)批評(píng)等處理，造成嚴(yán)重后果的，依法追究相關(guān)責(zé)任　　十一、附則　　1.本辦法由公司項(xiàng)目檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)解釋　　2.本辦法自發(fā)布之日起施行如遇國(guó)家和行業(yè)有關(guān)政策法規(guī)調(diào)整，本辦法相應(yīng)條款應(yīng)作適時(shí)修訂。