工程檔案編制管理辦法?　　一、總則　?。ㄒ唬┠康摹　榧訌?qiáng)工程檔案的編制與管理，確保工程檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和有效利用，為工程建設(shè)、運(yùn)營(yíng)、維護(hù)及管理提供可靠依據(jù)，特制定本辦法　?。ǘ┻m用范圍　　本辦法適用于公司所有新建、改建、擴(kuò)建工程項(xiàng)目檔案的編制與管理　?。ㄈ┗驹瓌t　　1.工程檔案應(yīng)與工程建設(shè)同步進(jìn)行，做到隨工程進(jìn)度及時(shí)收集、整理、歸檔　　2.檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映工程實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、字跡清晰、圖表規(guī)范　　3.堅(jiān)持集中統(tǒng)一管理原則，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性　　二、工程檔案管理職責(zé)　?。ㄒ唬┙ㄔO(shè)單位職責(zé)　　1.負(fù)責(zé)工程檔案管理工作的組織領(lǐng)導(dǎo)，制定工程檔案管理制度和工作流程　　2.配備滿足工作需要的檔案管理人員，明確其職責(zé)和權(quán)限　　3.監(jiān)督、檢查參建單位工程檔案的編制、整理和歸檔工作，對(duì)不符合要求的及時(shí)提出整改意見　　4.組織工程檔案的驗(yàn)收工作，接收并保管工程竣工檔案　?。ǘ┛辈?、設(shè)計(jì)單位職責(zé)　　1.負(fù)責(zé)本單位形成的工程前期文件、設(shè)計(jì)文件等檔案資料的收集、整理和歸檔，并向建設(shè)單位移交　　2.對(duì)工程檔案的形成、積累和整理工作進(jìn)行指導(dǎo)，確保檔案符合工程實(shí)際和相關(guān)規(guī)范要求　　（三）施工單位職責(zé)　　1.負(fù)責(zé)施工過程中形成的各類文件資料的收集、整理和歸檔，確保檔案的真實(shí)、完整。

　　2.按照建設(shè)單位和檔案管理部門的要求，對(duì)工程檔案進(jìn)行分類、組卷、編目等工作，編制檔案移交清單　　3.在工程竣工驗(yàn)收前，將整理好的工程檔案移交建設(shè)單位審核　?。ㄋ模┍O(jiān)理單位職責(zé)　　1.負(fù)責(zé)對(duì)工程建設(shè)全過程檔案資料的形成、積累和整理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查　　2.審核施工單位提交的工程檔案，簽署審核意見，對(duì)不符合要求的責(zé)令整改　　3.負(fù)責(zé)監(jiān)理文件資料的收集、整理和歸檔，向建設(shè)單位移交　　三、工程檔案分類及內(nèi)容　?。ㄒ唬┕こ糖捌谖募　?.項(xiàng)目立項(xiàng)文件，包括項(xiàng)目建議書、可行性研究報(bào)告及批復(fù)、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告及批復(fù)等　　2.建設(shè)用地文件，如土地使用證、建設(shè)用地規(guī)劃許可證等　　3.工程勘察、設(shè)計(jì)文件，包括勘察報(bào)告、初步設(shè)計(jì)文件、施工圖設(shè)計(jì)文件等　　4.招投標(biāo)文件，涵蓋招標(biāo)公告、投標(biāo)文件、中標(biāo)通知書等　?。ǘ┦┕の募　?.施工管理文件，如施工組織設(shè)計(jì)、施工方案、技術(shù)交底等　　2.施工技術(shù)文件，包括施工圖紙會(huì)審記錄、設(shè)計(jì)變更通知、工程洽商記錄等　　3.施工物資資料，如原材料、構(gòu)配件、設(shè)備的質(zhì)量證明文件、檢驗(yàn)報(bào)告等　　4.施工測(cè)量記錄，包括工程定位測(cè)量、水準(zhǔn)測(cè)量、垂直度測(cè)量等記錄　　5.施工記錄，如地基與基礎(chǔ)施工記錄、主體結(jié)構(gòu)施工記錄、隱蔽工程驗(yàn)收記錄等。

　　6.施工試驗(yàn)記錄，如土工試驗(yàn)、混凝土試塊試驗(yàn)、鋼材力學(xué)性能試驗(yàn)等報(bào)告　　7.施工質(zhì)量驗(yàn)收記錄，包括分項(xiàng)工程、分部工程、單位工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄等　　（三）監(jiān)理文件　　1.監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實(shí)施細(xì)則　　2.監(jiān)理月報(bào)、監(jiān)理會(huì)議紀(jì)要　　3.工程質(zhì)量評(píng)估報(bào)告、監(jiān)理工作總結(jié)　　4.監(jiān)理通知單、工程暫停令、工程復(fù)工令等　?。ㄋ模┛⒐D　　1.建筑竣工圖　　2.結(jié)構(gòu)竣工圖　　3.給排水及采暖竣工圖　　4.電氣竣工圖　　5.通風(fēng)與空調(diào)竣工圖　　6.消防竣工圖等　　（五）竣工驗(yàn)收文件　　1.工程竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告　　2.工程竣工備案表　　3.工程質(zhì)量保修書　　4.工程決算文件等　　四、工程檔案編制要求　?。ㄒ唬┘堎|(zhì)檔案編制要求　　1.紙張應(yīng)采用A4幅面（297mm×210mm），圖紙宜折疊成A4幅面　　2.文字材料應(yīng)字跡清晰、工整，簽字蓋章齊全　　3.圖紙應(yīng)線條清晰、圖面整潔，圖標(biāo)規(guī)范　　4.采用耐久性強(qiáng)的書寫材料，如碳素墨水、藍(lán)黑墨水等，不得使用易褪色的書寫材料　　（二）電子檔案編制要求　　1.電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，采用通用格式存儲(chǔ)，如PDF、TIFF等　　2.電子文件應(yīng)進(jìn)行分類存儲(chǔ)，建立清晰的文件夾結(jié)構(gòu)，文件命名應(yīng)規(guī)范，便于查找和管理。

　　3.對(duì)電子文件應(yīng)進(jìn)行加密處理，確保數(shù)據(jù)安全　　4.定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，存儲(chǔ)于不同介質(zhì)，并異地存放　　五、工程檔案整理與組卷　?。ㄒ唬┱碓瓌t　　遵循工程文件的自然形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用　?。ǘ┙M卷方法　　1.工程前期文件按文件性質(zhì)分類組卷　　2.施工文件按單位工程、分部工程、分項(xiàng)工程順序分類組卷，同一單位工程的文件應(yīng)集中組卷　　3.監(jiān)理文件按文件類別組卷　　4.竣工圖按專業(yè)、圖號(hào)順序組卷，一個(gè)專業(yè)的圖紙應(yīng)集中組卷　?。ㄈ┚韮?nèi)文件排列　　1.文字材料按事項(xiàng)、專業(yè)順序排列，同一事項(xiàng)的請(qǐng)示與批復(fù)、同一文件的印本與定稿、主件與附件不能分開，并按批復(fù)在前、請(qǐng)示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的順序排列　　2.圖紙按專業(yè)排列，同專業(yè)圖紙按圖號(hào)順序排列　?。ㄋ模┚幠恳蟆　?.編制卷內(nèi)目錄，內(nèi)容包括序號(hào)、文件編號(hào)、責(zé)任者、文件題名、日期、頁(yè)次、備注等　　2.編制卷內(nèi)備考表，說明卷內(nèi)文件的整理情況、缺損情況等，由立卷人簽名，立卷日期填寫　　3.案卷封面應(yīng)填寫工程名稱、案卷題名、編制單位、編制日期、保管期限、密級(jí)等內(nèi)容，字跡應(yīng)清晰、工整　　六、工程檔案歸檔　?。ㄒ唬w檔時(shí)間　　1.工程前期文件在項(xiàng)目完成相應(yīng)審批手續(xù)后及時(shí)歸檔。

　　2.施工文件、監(jiān)理文件隨工程進(jìn)度同步歸檔，在分部工程驗(yàn)收后及時(shí)整理歸檔，單位工程竣工驗(yàn)收前完成全部歸檔工作　　3.竣工圖在工程竣工驗(yàn)收后三個(gè)月內(nèi)歸檔　?。ǘw檔程序　　1.施工單位、監(jiān)理單位等參建單位在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將整理好的工程檔案向建設(shè)單位移交，建設(shè)單位組織審核，對(duì)不符合要求的返回整改　　2.審核通過后，建設(shè)單位辦理檔案接收手續(xù)，填寫檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)　　3.建設(shè)單位將接收的工程檔案移交至公司檔案室，檔案室進(jìn)行統(tǒng)一登記、編號(hào)、上架保管　　七、工程檔案保管與利用　?。ㄒ唬┍９芷谙蕖　」こ虣n案保管期限分為永久、長(zhǎng)期、短期三種　　1.永久保存的檔案主要包括工程立項(xiàng)及審批文件、工程竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、工程質(zhì)量保修書等重要文件　　2.長(zhǎng)期保存期限為30年，主要是反映工程建設(shè)過程中重要環(huán)節(jié)的文件　　3.短期保存期限為10年，主要是一般性的文件資料　?。ǘ┍９軛l件　　1.檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案安全　　2.檔案應(yīng)分類存放，排列整齊，便于查找　　3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理　　（三）利用規(guī)定　　1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱工程檔案，需填寫檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案室查閱。

　　2.查閱檔案應(yīng)在檔案室進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出如需復(fù)印，應(yīng)經(jīng)檔案室管理人員同意，并按規(guī)定辦理復(fù)印手續(xù)　　3.外單位人員查閱工程檔案，須持有單位介紹信，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱查閱時(shí)應(yīng)有檔案室人員陪同，查閱內(nèi)容不得擅自摘抄、復(fù)制　　八、工程檔案驗(yàn)收　?。ㄒ唬?yàn)收組織　　工程檔案驗(yàn)收由建設(shè)單位組織，勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等參建單位參加，必要時(shí)可邀請(qǐng)相關(guān)專家參與　?。ǘ?yàn)收內(nèi)容　　1.工程檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性　　2.檔案的整理質(zhì)量，包括分類、組卷、編目等是否符合要求　　3.檔案的編制質(zhì)量，如紙質(zhì)檔案和電子檔案的書寫、存儲(chǔ)等是否規(guī)范　?。ㄈ?yàn)收程序　　1.建設(shè)單位提前通知參建單位驗(yàn)收時(shí)間、地點(diǎn)等相關(guān)事項(xiàng)　　2.各參建單位提交工程檔案自評(píng)報(bào)告，匯報(bào)檔案編制與整理情況　　3.驗(yàn)收組對(duì)工程檔案進(jìn)行實(shí)地檢查，查閱檔案資料，提出驗(yàn)收意見　　4.驗(yàn)收合格后，出具工程檔案驗(yàn)收?qǐng)?bào)告；驗(yàn)收不合格的，責(zé)令參建單位限期整改，整改后重新組織驗(yàn)收　　九、獎(jiǎng)勵(lì)與處罰　　（一）獎(jiǎng)勵(lì)　　對(duì)在工程檔案編制與管理工作中表現(xiàn)突出的單位和個(gè)人，公司給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)　　（二）處罰　　1.對(duì)工程檔案編制與管理工作不認(rèn)真，導(dǎo)致檔案資料不完整、不準(zhǔn)確的參建單位，責(zé)令限期整改；情節(jié)嚴(yán)重的，給予通報(bào)批評(píng)，并按照合同約定追究違約責(zé)任。

　　2.對(duì)因工作失誤造成工程檔案丟失、損壞的責(zé)任人，視情節(jié)輕重給予批評(píng)教育、經(jīng)濟(jì)處罰或行政處分；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任　　十、附則　　（一）本辦法由公司[具體部門]負(fù)責(zé)解釋　?。ǘ┍巨k法自發(fā)布之日起施行如有未盡事宜，可根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行補(bǔ)充和修訂。