工程項(xiàng)目檔案管理制度匯編?　　一、總則　?。ㄒ唬┠康摹　榧訌?qiáng)工程項(xiàng)目檔案管理，確保工程項(xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和有效利用，為工程項(xiàng)目的建設(shè)、運(yùn)行、維護(hù)及后續(xù)管理提供可靠依據(jù)，特制定本制度　?。ǘ┻m用范圍　　本制度適用于公司所有工程項(xiàng)目從項(xiàng)目策劃、可行性研究、設(shè)計(jì)、招投標(biāo)、施工、監(jiān)理到竣工驗(yàn)收等全過(guò)程形成的各類文件材料的管理　　（三）基本原則　　1.集中統(tǒng)一管理原則　　工程項(xiàng)目檔案由專門的檔案管理部門或指定專人集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性　　2.真實(shí)性原則　　檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映工程項(xiàng)目建設(shè)的實(shí)際情況，嚴(yán)禁偽造、篡改檔案資料　　3.完整性原則　　涵蓋工程項(xiàng)目建設(shè)全過(guò)程的各類文件、資料、圖表等應(yīng)全面收集，確保無(wú)遺漏　　4.及時(shí)性原則　　工程項(xiàng)目文件材料應(yīng)隨工程進(jìn)度同步整理、歸檔，保證檔案的時(shí)效性　　5.保密性原則　　嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定，對(duì)涉及工程項(xiàng)目機(jī)密的檔案進(jìn)行妥善保管，防止泄密　　二、檔案管理職責(zé)　　（一）檔案管理部門職責(zé)　　1.負(fù)責(zé)制定和完善工程項(xiàng)目檔案管理制度，并組織實(shí)施　　2.指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查工程項(xiàng)目各參建單位的檔案管理工作　　3.集中統(tǒng)一管理工程項(xiàng)目檔案，對(duì)接收的檔案進(jìn)行分類、整理、編目、上架等工作。

　　4.建立工程項(xiàng)目檔案檢索系統(tǒng)，提供檔案查閱、借閱服務(wù)　　5.負(fù)責(zé)工程項(xiàng)目檔案的鑒定、銷毀工作　　6.參與工程項(xiàng)目竣工驗(yàn)收，對(duì)檔案的完整性、準(zhǔn)確性進(jìn)行審查　　（二）工程項(xiàng)目建設(shè)單位職責(zé)　　1.建立健全本單位工程項(xiàng)目檔案管理工作機(jī)制，明確分管領(lǐng)導(dǎo)和具體責(zé)任人　　2.組織協(xié)調(diào)工程項(xiàng)目各參建單位的檔案管理工作，與檔案管理部門密切配合　　3.負(fù)責(zé)收集、整理本單位形成的工程項(xiàng)目文件材料，并按要求向檔案管理部門移交　　4.對(duì)各參建單位的檔案管理工作進(jìn)行考核，確保檔案管理工作符合要求　?。ㄈ┕こ添?xiàng)目設(shè)計(jì)單位職責(zé)　　1.負(fù)責(zé)收集、整理工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)過(guò)程中形成的各類文件材料，包括設(shè)計(jì)任務(wù)書(shū)、初步設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)、設(shè)計(jì)變更等　　2.按照檔案管理要求，對(duì)設(shè)計(jì)文件進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂，確保設(shè)計(jì)檔案的質(zhì)量　　3.在工程竣工驗(yàn)收前，將完整的設(shè)計(jì)檔案移交建設(shè)單位　?。ㄋ模┕こ添?xiàng)目施工單位職責(zé)　　1.建立工程項(xiàng)目檔案管理工作體系，配備專（兼）職檔案管理人員　　2.負(fù)責(zé)收集、整理施工過(guò)程中形成的各類文件材料，包括施工組織設(shè)計(jì)、施工方案、技術(shù)交底、工程變更通知、施工日志、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、隱蔽工程驗(yàn)收記錄等　　3.對(duì)施工文件材料進(jìn)行分類、組卷、編目，做到及時(shí)、準(zhǔn)確、完整，并按規(guī)定向建設(shè)單位移交。

　　4.配合建設(shè)單位和檔案管理部門做好工程項(xiàng)目檔案的審查、驗(yàn)收工作　?。ㄎ澹┕こ添?xiàng)目監(jiān)理單位職責(zé)　　1.建立工程項(xiàng)目監(jiān)理檔案管理制度，負(fù)責(zé)監(jiān)理過(guò)程中文件材料的收集、整理和歸檔　　2.對(duì)施工單位報(bào)送的工程文件進(jìn)行審核，確保文件的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性　　3.整理監(jiān)理文件，包括監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細(xì)則、監(jiān)理月報(bào)、監(jiān)理通知單、工程質(zhì)量評(píng)估報(bào)告等，并在工程竣工驗(yàn)收后移交建設(shè)單位　　三、檔案收集與整理　?。ㄒ唬┦占秶　?.工程項(xiàng)目前期文件　　包括項(xiàng)目建議書(shū)、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告、項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)等　　2.工程設(shè)計(jì)文件　　初步設(shè)計(jì)圖紙、說(shuō)明書(shū)、計(jì)算書(shū)，施工圖設(shè)計(jì)圖紙、變更設(shè)計(jì)文件等　　3.工程招投標(biāo)文件　　招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、評(píng)標(biāo)報(bào)告、中標(biāo)通知書(shū)等　　4.工程施工文件　　施工組織設(shè)計(jì)、施工方案、技術(shù)交底、施工日志、工程變更通知、材料設(shè)備質(zhì)量證明文件、檢驗(yàn)檢測(cè)報(bào)告、隱蔽工程驗(yàn)收記錄、分項(xiàng)分部工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄等　　5.工程監(jiān)理文件　　監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細(xì)則、監(jiān)理月報(bào)、監(jiān)理通知單、工程質(zhì)量評(píng)估報(bào)告等　　6.工程竣工驗(yàn)收文件　　竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、工程質(zhì)量保修書(shū)、竣工決算報(bào)告等　　7.其他與工程項(xiàng)目有關(guān)的文件　　如會(huì)議紀(jì)要、來(lái)往函件、聲像資料、電子文檔等。

　　（二）收集要求　　1.各參建單位應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料的及時(shí)、完整收集　　2.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、圖表整潔、簽字蓋章齊全，紙質(zhì)文件應(yīng)使用耐久性強(qiáng)的書(shū)寫材料　　3.電子文件應(yīng)采用通用格式，確保能夠長(zhǎng)期有效讀取，并與紙質(zhì)文件內(nèi)容一致　　4.對(duì)重要的文件材料應(yīng)進(jìn)行備份，防止丟失　　（三）整理方法　　1.分類　　按照工程項(xiàng)目檔案的形成階段、來(lái)源、內(nèi)容等進(jìn)行分類，一般可分為前期文件、設(shè)計(jì)文件、施工文件、監(jiān)理文件、竣工驗(yàn)收文件等類別　　2.組卷　　根據(jù)文件材料的性質(zhì)、數(shù)量等進(jìn)行組卷，同一卷內(nèi)的文件應(yīng)具有內(nèi)在聯(lián)系，不同卷之間應(yīng)保持相對(duì)獨(dú)立卷內(nèi)文件應(yīng)按照順序排列，編寫頁(yè)號(hào)　　3.編目　　編制卷內(nèi)文件目錄，包括文件編號(hào)、責(zé)任者、文件題名、日期、頁(yè)號(hào)等內(nèi)容同時(shí)，編制案卷目錄，包括案卷編號(hào)、案卷題名、編制單位、起止日期、保管期限等內(nèi)容　　四、檔案歸檔與移交　?。ㄒ唬w檔時(shí)間　　1.工程項(xiàng)目前期文件應(yīng)在項(xiàng)目立項(xiàng)后及時(shí)歸檔　　2.工程設(shè)計(jì)文件應(yīng)在設(shè)計(jì)任務(wù)完成后歸檔　　3.工程招投標(biāo)文件應(yīng)在招投標(biāo)活動(dòng)結(jié)束后歸檔　　4.工程施工文件應(yīng)隨工程進(jìn)度同步歸檔，每月定期整理移交　　5.工程監(jiān)理文件應(yīng)按監(jiān)理工作階段及時(shí)歸檔。

　　6.工程竣工驗(yàn)收文件應(yīng)在工程竣工驗(yàn)收后三個(gè)月內(nèi)歸檔　?。ǘw檔要求　　1.各參建單位應(yīng)按照檔案管理部門規(guī)定的格式和要求，對(duì)整理好的檔案進(jìn)行裝訂、編目，并編制檔案移交清單　　2.檔案移交清單應(yīng)一式兩份，雙方簽字確認(rèn)后各執(zhí)一份　　3.移交的檔案應(yīng)內(nèi)容完整、整理規(guī)范、手續(xù)齊全，確保檔案質(zhì)量符合要求　?。ㄈ┮平怀绦颉　?.工程項(xiàng)目施工單位、監(jiān)理單位等在檔案整理完成后，向建設(shè)單位提出檔案移交申請(qǐng)　　2.建設(shè)單位組織對(duì)檔案進(jìn)行審查，對(duì)不符合要求的檔案，退回原單位進(jìn)行整改　　3.經(jīng)審查合格的檔案，由建設(shè)單位統(tǒng)一向檔案管理部門移交　　4.檔案管理部門對(duì)接收的檔案進(jìn)行核對(duì)、登記，辦理交接手續(xù)　　五、檔案保管與利用　　（一）保管期限　　工程項(xiàng)目檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種　　1.永久保存的檔案　　涉及工程項(xiàng)目建設(shè)全過(guò)程的重要文件，如項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等　　2.長(zhǎng)期保存的檔案　　工程設(shè)計(jì)文件、施工技術(shù)文件、監(jiān)理文件等，保管期限一般為1030年　　3.短期保存的檔案　　工程招投標(biāo)文件、一般性來(lái)往函件等，保管期限一般為5年　　（二）保管條件　　1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施。

　　2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)　　3.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行定期備份，并存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，同時(shí)做好電子檔案的安全防護(hù)工作　?。ㄈn案利用　　1.建立檔案查閱、借閱制度，明確查閱、借閱流程和審批手續(xù)　　2.本單位內(nèi)部人員查閱檔案，需填寫查閱申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱　　3.外單位人員查閱檔案，需持有單位介紹信，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理查閱登記手續(xù)后方可查閱查閱重要檔案還需經(jīng)工程項(xiàng)目建設(shè)單位相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)　　4.借閱檔案需填寫借閱申請(qǐng)表，注明借閱期限和歸還日期，經(jīng)批準(zhǔn)后辦理借閱手續(xù)借閱期限一般不超過(guò)兩周，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)　　5.查閱、借閱檔案時(shí)，應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自涂改、抽取、復(fù)制、轉(zhuǎn)借檔案查閱結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案，并辦理注銷手續(xù)　　六、檔案鑒定與銷毀　?。ㄒ唬╄b定原則　　檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性　?。ǘ╄b定組織　　成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門、工程項(xiàng)目建設(shè)單位及相關(guān)業(yè)務(wù)部門的人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定　　（三）鑒定方法　　1.對(duì)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、價(jià)值等進(jìn)行全面分析，確定檔案的保管期限是否合理。

　　2.查閱檔案的利用情況，對(duì)利用率極低、已失去保存價(jià)值的檔案進(jìn)行重點(diǎn)審查　　3.參考國(guó)家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定和同類工程項(xiàng)目檔案的鑒定經(jīng)驗(yàn)，綜合判定檔案的存毀　?。ㄋ模╀N毀程序　　1.檔案鑒定小組對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行逐一審查，提出銷毀意見(jiàn)，并編制檔案銷毀清單　　2.檔案銷毀清單經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人、工程項(xiàng)目建設(shè)單位分管領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后，方可實(shí)施銷毀　　3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)　　4.檔案銷毀過(guò)程中，應(yīng)安排監(jiān)銷人員在場(chǎng)監(jiān)督，監(jiān)銷人員在檔案銷毀清單上簽字確認(rèn)　　5.檔案銷毀后，檔案銷毀清單應(yīng)永久保存　　七、監(jiān)督與考核　?。ㄒ唬┍O(jiān)督檢查　　1.檔案管理部門定期對(duì)工程項(xiàng)目各參建單位的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案收集整理質(zhì)量、歸檔移交情況等　　2.對(duì)監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，及時(shí)下達(dá)整改通知書(shū)，要求相關(guān)單位限期整改　?。ǘ┛己嗽u(píng)價(jià)　　1.建立工程項(xiàng)目檔案管理考核評(píng)價(jià)機(jī)制，對(duì)各參建單位的檔案管理工作進(jìn)行量化考核　　2.考核評(píng)價(jià)結(jié)果與各參建單位的業(yè)績(jī)考核、信用評(píng)價(jià)等掛鉤，對(duì)檔案管理工作成績(jī)突出的單位給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)存在問(wèn)題較多的單位進(jìn)行通報(bào)批評(píng)，并責(zé)令其限期整改。

　　八、附則　　（一）本制度由公司檔案管理部門負(fù)責(zé)解釋　?。ǘ┍局贫茸园l(fā)布之日起施行如有未盡事宜，可根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行補(bǔ)充和修訂。