廣東省檔案管理制度?　　一、總則　?。ㄒ唬┠康摹　榱思訌?qiáng)廣東省各類檔案的科學(xué)管理，確保檔案的完整與安全，充分發(fā)揮檔案在各項(xiàng)工作中的作用，根據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)及相關(guān)規(guī)定，結(jié)合我省實(shí)際情況，制定本制度　?。ǘ┻m用范圍　　本制度適用于廣東省各級(jí)黨、政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體以及其他組織（以下統(tǒng)稱"各單位"）的檔案管理工作　?。ㄈ┗驹瓌t　　1.集中統(tǒng)一管理原則　　各單位的檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理，確保檔案管理的集中與規(guī)范　　2.真實(shí)性與完整性原則　　檔案應(yīng)如實(shí)反映各項(xiàng)工作活動(dòng)的真實(shí)面貌，保證檔案內(nèi)容的完整，不遺漏、不篡改　　3.服務(wù)性原則　　檔案管理工作要以服務(wù)單位各項(xiàng)工作為宗旨，積極開(kāi)發(fā)利用檔案資源，為單位決策、業(yè)務(wù)開(kāi)展等提供有力支持　　4.信息化原則　　積極推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)，提高檔案管理效率和服務(wù)水平，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享　　二、檔案管理機(jī)構(gòu)與人員　?。ㄒ唬n案管理機(jī)構(gòu)設(shè)置　　1.各級(jí)檔案行政管理部門　　負(fù)責(zé)對(duì)本行政區(qū)域內(nèi)的檔案工作進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、監(jiān)督指導(dǎo)等工作　　2.各單位檔案管理部門　　各單位應(yīng)根據(jù)工作需要設(shè)立專門的檔案管理部門或配備專職檔案管理人員，負(fù)責(zé)本單位檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用等具體工作。

規(guī)模較小的單位可指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作　　（二）檔案管理人員職責(zé)　　1.檔案部門負(fù)責(zé)人職責(zé)　　貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本單位檔案管理制度并組織實(shí)施　　負(fù)責(zé)組織、指導(dǎo)和監(jiān)督本單位各部門的檔案工作，協(xié)調(diào)解決檔案工作中的問(wèn)題　　組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平　　參與檔案的鑒定、銷毀等工作，審核檔案管理工作中的重要事項(xiàng)　　2.檔案管理人員職責(zé)　　負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編號(hào)、編目等基礎(chǔ)工作，確保檔案整理規(guī)范、有序　　做好檔案的保管工作，維護(hù)檔案的安全，定期檢查檔案保管狀況，對(duì)破損、褪色等檔案及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制　　按照規(guī)定進(jìn)行檔案的鑒定、銷毀工作，編制檔案銷毀清冊(cè)，確保檔案銷毀過(guò)程合法合規(guī)　　積極開(kāi)展檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用工作，為單位提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，根據(jù)需要編寫檔案參考資料　　負(fù)責(zé)檔案管理信息化系統(tǒng)的操作與維護(hù)，及時(shí)錄入、更新檔案信息，確保檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確與完整　　三、檔案的收集與整理　?。ㄒ唬┪募牧系男纬膳c積累　　1.各部門職責(zé)　　各部門負(fù)責(zé)本部門工作中形成文件材料的收集、積累，并按照檔案管理要求進(jìn)行整理，定期向檔案管理部門移交　　2.形成要求　　文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，簽署完備，使用耐久性強(qiáng)的書寫材料和載體。

　?。ǘ┦占秶　?.黨群工作類　　包括黨組織建設(shè)、黨員管理、宣傳工作、紀(jì)檢監(jiān)察、群團(tuán)工作等方面形成的文件材料　　2.行政管理類　　涵蓋單位的行政事務(wù)管理、會(huì)議、人事、財(cái)務(wù)、審計(jì)、物資設(shè)備管理等各類文件材料　　3.業(yè)務(wù)工作類　　根據(jù)不同行業(yè)和單位性質(zhì)，收集業(yè)務(wù)工作開(kāi)展過(guò)程中形成的規(guī)劃、計(jì)劃、方案、合同、協(xié)議、技術(shù)文件、業(yè)務(wù)報(bào)表等文件材料　　4.科技類　　包括科研項(xiàng)目立項(xiàng)、研究、試驗(yàn)、鑒定、驗(yàn)收等各個(gè)環(huán)節(jié)產(chǎn)生的文件材料，以及產(chǎn)品設(shè)計(jì)、工藝、質(zhì)量控制等方面的資料　　5.聲像類　　照片、錄音、錄像等反映單位重要活動(dòng)、事件、人物等的聲像資料　　6.電子文件類　　各類電子文檔、數(shù)據(jù)庫(kù)、網(wǎng)頁(yè)信息等具有保存價(jià)值的電子文件　?。ㄈ┱矸椒ā　?.分類標(biāo)準(zhǔn)　　按照檔案的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容、形式等特征進(jìn)行分類，一般可采用年度機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）保管期限分類法　　2.整理步驟　　裝訂：對(duì)紙質(zhì)文件材料進(jìn)行修整，去除金屬物，采用線裝或膠裝等方式裝訂　　分類：按照分類標(biāo)準(zhǔn)對(duì)文件材料進(jìn)行歸類　　編號(hào)：為每份檔案或每組檔案賦予唯一的編號(hào)，便于管理和查詢　　編目：編制檔案目錄，包括檔號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等項(xiàng)目，確保目錄清晰準(zhǔn)確。

　　四、檔案的保管　　（一）保管場(chǎng)所與設(shè)施　　1.保管場(chǎng)所要求　　檔案保管場(chǎng)所應(yīng)選擇地勢(shì)較高、干燥通風(fēng)、防火防盜、防潮防蟲的房間，保持適宜的溫度和濕度　　2.保管設(shè)施配備　　配備必要的檔案柜、架、箱等存儲(chǔ)設(shè)備，以及溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防火防盜設(shè)備、防蟲防霉設(shè)備等　?。ǘn案的上架與存放　　1.上架原則　　按照檔案的類別、保管期限、編號(hào)順序等進(jìn)行上架排列，便于查找和管理　　2.存放要求　　不同載體的檔案應(yīng)分開(kāi)存放，紙質(zhì)檔案應(yīng)豎放，防止擠壓變形；電子檔案應(yīng)進(jìn)行異地備份存儲(chǔ)，并定期檢查數(shù)據(jù)的完整性　?。ㄈn案保管期限劃分　　1.永久保管　　反映單位主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)本單位、國(guó)家和社會(huì)具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案　　2.定期保管　　分為30年、10年保管期限定期保管的檔案在保管期限屆滿后，經(jīng)鑒定可以銷毀的，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀　?。ㄋ模n案保管狀況檢查　　1.定期檢查　　檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案保管狀況進(jìn)行全面檢查，一般每年不少于一次，檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管環(huán)境等　　2.不定期抽查　　根據(jù)工作需要，對(duì)部分檔案進(jìn)行不定期抽查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決檔案保管過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題　　五、檔案的鑒定與銷毀　　（一）鑒定組織與標(biāo)準(zhǔn)　　1.鑒定組織　　成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)人員以及檔案管理人員等組成，負(fù)責(zé)檔案的鑒定工作。

　　2.鑒定標(biāo)準(zhǔn)　　依據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和本單位實(shí)際情況，從檔案的真實(shí)性、完整性、系統(tǒng)性、利用價(jià)值等方面進(jìn)行綜合鑒定，確定檔案的保管期限和存毀　?。ǘ╄b定程序　　1.初步鑒定　　檔案管理人員對(duì)保管期滿的檔案進(jìn)行初步審查，剔除已無(wú)保存價(jià)值的檔案，并提出初步鑒定意見(jiàn)　　2.小組審核　　檔案鑒定小組對(duì)初步鑒定意見(jiàn)進(jìn)行審核，形成鑒定報(bào)告，明確需銷毀檔案的清單　　3.審批　　鑒定報(bào)告報(bào)經(jīng)單位主管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，方可進(jìn)行檔案銷毀工作　?。ㄈ╀N毀程序　　1.編制銷毀清冊(cè)　　對(duì)擬銷毀的檔案編制詳細(xì)的銷毀清冊(cè)，包括檔號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容　　2.實(shí)施銷毀　　銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案信息泄露　　3.銷毀記錄　　監(jiān)銷人員在銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)，并注明銷毀方式、時(shí)間、地點(diǎn)等信息，將銷毀清冊(cè)永久保存　　六、檔案的統(tǒng)計(jì)　?。ㄒ唬┙y(tǒng)計(jì)內(nèi)容　　1.檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)　　統(tǒng)計(jì)各類檔案的數(shù)量、種類、載體形式等　　2.檔案利用情況統(tǒng)計(jì)　　記錄檔案查閱、借閱的人次、卷次、利用目的等信息　　3.檔案管理工作統(tǒng)計(jì)　　包括檔案收集、整理、保管、鑒定、銷毀等工作環(huán)節(jié)的工作量統(tǒng)計(jì)　?。ǘ┙y(tǒng)計(jì)方法與周期　　1.統(tǒng)計(jì)方法　　采用手工統(tǒng)計(jì)與信息化統(tǒng)計(jì)相結(jié)合的方式，確保統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確可靠。

　　2.統(tǒng)計(jì)周期　　定期進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，一般每年年底對(duì)本年度檔案管理工作進(jìn)行全面統(tǒng)計(jì)，并形成統(tǒng)計(jì)報(bào)表　?。ㄈ┙y(tǒng)計(jì)報(bào)表報(bào)送　　檔案管理部門應(yīng)按時(shí)將統(tǒng)計(jì)報(bào)表報(bào)送上級(jí)主管部門和檔案行政管理部門，同時(shí)留存一份作為本單位檔案管理工作的重要資料　　七、檔案的利用　?。ㄒ唬├迷瓌t　　1.依法利用原則　　檔案利用應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和本單位檔案管理制度，確保檔案利用合法合規(guī)　　2.服務(wù)優(yōu)先原則　　以服務(wù)單位工作和社會(huì)需求為出發(fā)點(diǎn)，積極為利用者提供優(yōu)質(zhì)、高效的檔案利用服務(wù)　　3.安全保密原則　　在檔案利用過(guò)程中，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息泄露，確保檔案安全　　（二）利用方式　　1.查閱　　利用者可到檔案管理部門查閱檔案原件或復(fù)印件，檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定提供查閱服務(wù)，并做好查閱登記　　2.借閱　　因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫借閱申請(qǐng)表，經(jīng)批準(zhǔn)后辦理借閱手續(xù)，明確借閱期限和歸還要求借閱者應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損壞檔案　　3.出具證明　　根據(jù)利用者需求，檔案管理部門可依據(jù)檔案內(nèi)容出具檔案證明，證明應(yīng)客觀、準(zhǔn)確、規(guī)范　?。ㄈ├玫怯浥c反饋　　1.利用登記　　對(duì)檔案查閱、借閱、出具證明等利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括利用者姓名、單位、利用時(shí)間、利用內(nèi)容、歸還情況等信息。

　　2.利用反饋　　鼓勵(lì)利用者對(duì)檔案利用工作提出意見(jiàn)和建議，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)整理反饋信息，不斷改進(jìn)檔案利用服務(wù)工作　　八、電子檔案管理　?。ㄒ唬╇娮訖n案的形成與收集　　1.形成要求　　電子文件的形成應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)電子文件管理的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保文件格式通用、內(nèi)容完整、元數(shù)據(jù)齊全　　2.收集范圍　　與紙質(zhì)檔案收集范圍相對(duì)應(yīng)，收集各類具有保存價(jià)值的電子文件　?。ǘ╇娮訖n案的整理與歸檔　　1.整理方法　　按照電子檔案的分類方案進(jìn)行分類整理，對(duì)電子文件的元數(shù)據(jù)進(jìn)行規(guī)范錄入，確保電子檔案信息的準(zhǔn)確與完整　　2.歸檔要求　　電子檔案應(yīng)定期歸檔，歸檔時(shí)應(yīng)確保電子文件的真實(shí)性、完整性和可讀性，采用在線存儲(chǔ)或離線存儲(chǔ)等方式進(jìn)行保存，并做好備份　?。ㄈ╇娮訖n案的保管與利用　　1.保管要求　　建立電子檔案保管系統(tǒng)，對(duì)電子檔案進(jìn)行安全存儲(chǔ)，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份和維護(hù)，防止電子檔案數(shù)據(jù)丟失或損壞　　2.利用方式　　利用者可通過(guò)網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程查閱或在檔案管理部門指定的計(jì)算機(jī)上查閱電子檔案，檔案管理部門應(yīng)提供必要的技術(shù)支持和安全保障　　九、監(jiān)督與檢查　?。ㄒ唬﹥?nèi)部監(jiān)督　　1.檔案管理部門自查　　檔案管理部門定期對(duì)本部門檔案管理工作進(jìn)行自查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并進(jìn)行整改。

　　2.單位內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督　　單位內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案保管與利用情況等，提出審計(jì)意見(jiàn)和建議　　（二）外部監(jiān)督　　1.檔案行政管理部門監(jiān)督檢查　　各級(jí)檔案行政管理部門定期對(duì)本行政區(qū)域內(nèi)各單位的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，對(duì)違反檔案管理法律法規(guī)的行為依法進(jìn)行查處　　2.上級(jí)主管部門監(jiān)督指導(dǎo)　　各單位上級(jí)主管部門對(duì)所屬單位的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)，促進(jìn)檔案管理工作水平的整體提升　　十、附則　?。ㄒ唬┲贫冉忉尅　”局贫扔蓮V東省檔案局負(fù)責(zé)解釋　?。ǘ┲贫刃抻啞　”局贫雀鶕?jù)國(guó)家法律法規(guī)和檔案管理工作實(shí)際情況，適時(shí)進(jìn)行修訂　?。ㄈ┥掌凇　”局贫茸园l(fā)布之日起生效實(shí)施　　通過(guò)以上全面、細(xì)致的廣東省檔案管理制度，能夠有效規(guī)范我省各類檔案的管理工作，保障檔案資源的科學(xué)管理與合理利用，為推動(dòng)我省各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展提供堅(jiān)實(shí)的檔案信息支持。