山西公司公文管理辦法第一章 總則 第一條 目的實現(xiàn)山西公司（以下簡稱“公司”）公文管理規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，提高公文質(zhì)量和運轉(zhuǎn)效率，確保國家和企業(yè)機要文件秘密安全 第二條 適用范圍本制度適用于公司第二章 職責(zé)　　第三條 公司辦公室是公司公文的歸口管理部門，主要職責(zé)是：　　（一）負(fù)責(zé)制定公司公文管理的有關(guān)制度，指導(dǎo)公司各部門公文流轉(zhuǎn)工作　　（二）負(fù)責(zé)公司收文的統(tǒng)一接收、登記、編號、擬辦、分辦、傳遞、督辦和發(fā)文的統(tǒng)一核稿、編號、文印、用印、歸檔、立卷等工作　　第四條 公司各部門為公文的承辦部門，其職責(zé)是：　?。ㄒ唬┌凑展绢I(lǐng)導(dǎo)批示和文件的要求，對承辦事項予以執(zhí)行落實　　（二）公文的起草、會簽和分發(fā)傳遞工作第三章 管理內(nèi)容、要求與程序　　第五條 公司常用的公文種類主要有：　?。ㄒ唬Q定：適用于對重要事項或重大行動做出安排　?。ǘ┮?guī)定、辦法：依照國家相關(guān)規(guī)定和《集團公司規(guī)章制度管理制度》執(zhí)行　?。ㄈ┩ㄖ哼m用于發(fā)布規(guī)章；批轉(zhuǎn)所屬單位的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級和不相隸屬單位的公文；要求辦理和需要有關(guān)單位周知或共同執(zhí)行的事項，任免和聘用干部　?。ㄋ模┩▓螅哼m用于表彰先進，批評錯誤，傳達(dá)重要精神或情況。

　?。ㄎ澹﹫蟾妫哼m用于向上級單位匯報工作，反映情況，提出意見或建議，答復(fù)上級單位的詢問　?。┱埵荆哼m用于向上級單位請求指示、批準(zhǔn)　?。ㄆ撸┡鷱?fù)：適用于答復(fù)所屬單位請示事項　?。ò耍┖哼m用于不相隸屬單位之間、投資或合作伙伴之間相互商洽工作、詢問和答復(fù)問題，向其他業(yè)務(wù)主管部門請求批準(zhǔn)等辦理例行公事與應(yīng)急公務(wù)等，用“便函”　?。ň牛h紀(jì)要：適用于記載和傳達(dá)會議情況和議定事項　　（十）意見：適用于對某項工作提出改進措施和建設(shè)性意見；答復(fù)對方征求對某項工作的意見　　第六條 公文格式公文一般由發(fā)文單位、秘密等級、緊急程度、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送單位、正文、附件、印章、成文時間、主題詞、抄送單位等部分組成　?。ㄒ唬┲魉蛦挝粦?yīng)寫單位全稱或規(guī)范化簡稱；聯(lián)合行文，主辦單位應(yīng)當(dāng)排列在前　?。ǘ┯斜Ｃ芤蟮墓?，應(yīng)根據(jù)保密程度，在公文首頁右上角標(biāo)明“機密”、“秘密”用3號黑體字　?。ㄈ┚o急公文，應(yīng)根據(jù)緊急程度，在公文首頁右上角標(biāo)明“特急”、“急件”，緊急電報應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)明“特急”、“加急”、“平急”同時需要標(biāo)明保密程度和緊急程度的公文，應(yīng)將保密程度與緊急程度上下排列，保密程度在上，緊急程度在下。

　?。ㄋ模┌l(fā)文字號一般包括：代字、年號、序號；聯(lián)合行文只標(biāo)明主辦單位發(fā)文字號各單位的發(fā)文代字不得與公司發(fā)文代字相混同（公司發(fā)文代字詳見附錄）公文的發(fā)文字號一般標(biāo)注在發(fā)文單位之下，橫線上方居中；函件的發(fā)文字號標(biāo)注在橫線下方右側(cè)　　年份應(yīng)當(dāng)標(biāo)全稱并用六角括號“﹝﹞”括入；發(fā)文序號由辦公室統(tǒng)一編號，序號不編虛位（即不編為001），不加“第”字；年份和序號一律使用阿拉伯?dāng)?shù)字　　（五）請示、報告等上報的公文，左側(cè)標(biāo)注字號，右側(cè)注明簽發(fā)人，如有會簽單位，應(yīng)注明會簽人姓名并標(biāo)注在發(fā)文機關(guān)標(biāo)識之下,紅色反線上方發(fā)文字號居左空1字，簽發(fā)人姓名居右空1字，其中姓名用3號楷體字標(biāo)識　　（六）公文標(biāo)題應(yīng)準(zhǔn)確、簡要地概括公文的主要內(nèi)容，并準(zhǔn)確標(biāo)明公文種類，標(biāo)題中一般不用標(biāo)點符號轉(zhuǎn)發(fā)文件的標(biāo)題，除轉(zhuǎn)發(fā)的文種為“通知”時省略外，其他文種可保留一級如“轉(zhuǎn)發(fā)XX批復(fù)的通知”；轉(zhuǎn)發(fā)的文種是通知時，為“轉(zhuǎn)發(fā)XX的通知”　?。ㄆ撸┕娜缬懈郊?，在正文下空1行左空2字用3號仿宋體字標(biāo)識“附件”，后標(biāo)冒號和名稱附件如有序號使用阿拉伯?dāng)?shù)碼，附件名稱后不加標(biāo)點符號附件一般和正文一起裝訂，并在附件左上角標(biāo)識“附件”字樣，有多個附件時應(yīng)當(dāng)標(biāo)識順序號。

如附件與正文不能一起裝訂，應(yīng)當(dāng)在附件第一行頂格標(biāo)識公文的發(fā)文字號并在其后標(biāo)識附件（或者帶序號）　　（八）公文除會議紀(jì)要（以會議紀(jì)要名稱為文頭的）外，一律加蓋印章聯(lián)合發(fā)文，聯(lián)合單位都應(yīng)當(dāng)加蓋印章聯(lián)合發(fā)文的蓋章順序，應(yīng)與文頭單位排列順序相同　　當(dāng)公文排版后所剩空白處不能容下印章位置時，應(yīng)當(dāng)采取調(diào)整行距、字距的措施解決，務(wù)必使印章和正文同處一面，不得采取標(biāo)識“此頁無正文”的方法解決　?。ň牛┏晌娜掌冢灶I(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)；聯(lián)合行文，以最后簽發(fā)單位領(lǐng)導(dǎo)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)會議通過的文件，以通過日期為準(zhǔn)，并在標(biāo)題之下、正文之前注明會議名稱和通過日期，成文時間右空4字　?。ㄊ┕膽?yīng)當(dāng)標(biāo)注主題詞標(biāo)引順序是先標(biāo)類別詞，后標(biāo)類屬詞在標(biāo)類屬詞時，先標(biāo)反映公文內(nèi)容的詞，最后標(biāo)反映公文種類的詞公文的主題詞，除類別詞外，最多不超過5個詞目　　主題詞頂格標(biāo)注在公文末頁、抄送欄的上方主題詞”用3號黑體字，詞目用3號小標(biāo)宋體字，詞目之間空一字公文如有抄送，在主題詞下1行，左空一字用3號仿宋體字標(biāo)識“抄送”，后標(biāo)冒號抄送機關(guān)間用頓號隔開，回行時與冒號后的抄送機關(guān)對齊，在最后一個抄送機關(guān)標(biāo)句號公文的印發(fā)機關(guān)一律標(biāo)注“鐵路公司辦公室”，印發(fā)日期用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識。

印發(fā)機關(guān)左空1字，印發(fā)時間右空1字，印發(fā)時間以公文付印的日期為準(zhǔn)　　（十一）文字從左至右橫寫、橫排正文用3號仿宋體字，標(biāo)題用2號小標(biāo)宋體（宋體18030）字加粗，文中如有小標(biāo)題應(yīng)當(dāng)用3號小標(biāo)宋體字或黑體字正文結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“一”，第二層為“（一）”，第三層為“1.”，第四層為“（1）”　　（十二）公文中的數(shù)字，除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字　　（十三）公文用紙一般采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型（210mm×297mm），左側(cè)裝訂一般每頁排22行，每行28個字，天頭(上白邊)37mm±1mm，地腳（下白邊）35mm±1mm，訂口（左白邊）28mm±1mm　　頁碼用4號半角阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識，置于版心下邊緣之下1行，數(shù)碼左右各放一條4號一字線，頁碼居中　　第七條 行文規(guī)則　?。ㄒ唬┕疚募合蚣瘓F公司、公司和政府主管部門報送的請示、報告、意見；發(fā)布公司規(guī)范性文件；向公司各部門印發(fā)帶有普遍指導(dǎo)意義的通報、通知、意見等；下達(dá)涉及公司有關(guān)重要指標(biāo)和項目計劃；重要人事任免等事項　?。ǘ┬形年P(guān)系應(yīng)根據(jù)各自的產(chǎn)權(quán)關(guān)系和管理關(guān)系確定：公司在職權(quán)范圍內(nèi)，可以對相關(guān)單位行文；可以同公司和政府主管部門互相行文，可以根據(jù)業(yè)務(wù)需要同合作伙伴互相行文。

　　（三）一般不得越級行文因特殊情況必須越級行文時，應(yīng)抄送越過的單位向下級單位的重要行文，應(yīng)同時抄送直接上級單位　　（四）公司部門之間對有關(guān)問題未經(jīng)協(xié)商一致，并未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)決定，不得行文　?。ㄎ澹┩墕挝弧⒑献骰锇榭梢月?lián)合行文公司不得和公司所屬單位聯(lián)合行文　?。┱埵镜墓膽?yīng)一文一事；一般只寫一個主送單位，如需同時送其他單位，應(yīng)當(dāng)用抄送形式，但不得同時抄送下級單位　?。ㄆ撸﹫蟾嬷胁坏脢A帶請示事項除領(lǐng)導(dǎo)直接交辦的事項外，請示不得直接送領(lǐng)導(dǎo)個人　?。ò耍┺k公室必須登記和保存制發(fā)的公文公文底稿應(yīng)與正文一并立卷歸檔，擬稿部門可保存一份正式文件以備查　　第八條 公文辦理　?。ㄒ唬┦瘴奶幚硎瘴囊话惆ê炇铡⒌怯?、審核、分發(fā)、擬辦、批辦、承辦、催辦、查辦、立卷、歸檔、銷毀等程序　　1.審核收到相關(guān)單位的來文，主管負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)進行審核審核的重點是：是否應(yīng)由公司辦理；是否符合行文規(guī)則；文種、格式是否規(guī)范對不符合規(guī)定的文件，應(yīng)退回來文單位；對不符合規(guī)范但需要公司辦理的急文，可先通知承辦部門辦理　　2.分辦　　1）公司收文，凡需辦理的，由辦公室主任提出擬辦意見集團公司、公司的重要文件及上級領(lǐng)導(dǎo)批示送總經(jīng)理閱批；其他文件，按分工送公司分管領(lǐng)導(dǎo)閱批。

需要兩個以上部門共同辦理的文件，分文時應(yīng)確定主辦部門，由主辦部門商有關(guān)部門會辦　　2）對不屬于本部門職權(quán)范圍或者不適宜由本部門辦理的文件，應(yīng)迅速退回交辦的文秘人員并說明理由，重新分辦　　3）各部門收到重要的或領(lǐng)導(dǎo)批示的文電，都要先經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)閱批，再交承辦人辦理或傳閱凡涉及其他部門或單位的問題，主辦部門應(yīng)當(dāng)主動與有關(guān)部門或單位協(xié)商辦理　　4）絕密和有特殊要求的文件，按有關(guān)保密規(guī)定辦理　　5）凡屬公司領(lǐng)導(dǎo)和各部門傳閱的文件，由辦公室文書組織傳閱，不得積壓，不得橫傳　　3.承辦承辦部門對交辦的公文應(yīng)當(dāng)及時辦理，不得延誤、推諉（自收到文件起3日內(nèi)必須給予明確答復(fù)）緊急公文應(yīng)當(dāng)按時限辦理確有困難的，應(yīng)當(dāng)及時向來文單位和辦公室文書予以說明　　4.催辦　　1）對重要的和有時限要求的文電，文書要負(fù)責(zé)催辦，做到緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點催辦，一般公文定期催辦　　2）除文書負(fù)責(zé)催辦外，承辦部門的領(lǐng)導(dǎo)也要及時催辦，并將辦理情況向有關(guān)方面及時反饋　?。ǘ┌l(fā)文處理發(fā)文一般包括擬稿、會簽、審核、簽發(fā)、繕印、校對、用印、登記、分發(fā)、立卷、歸檔等程序　　1.擬稿發(fā)公司文件均應(yīng)通過辦公自動化系統(tǒng)按照“發(fā)文稿紙”格式擬稿，機密文件參照有關(guān)保密規(guī)定辦理。

擬稿人應(yīng)按發(fā)文稿紙上的欄目要求填寫清楚草擬公文應(yīng)做到：　　1）要符合國家的法律、法規(guī)和方針、政策，符合各行業(yè)的實際情況，符合公司的有關(guān)規(guī)定　　2）情況確實，觀點明確，條理清楚，文字精煉，標(biāo)點準(zhǔn)確，篇幅力求簡短　　3）人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確日期應(yīng)寫具體的年月日引用公文應(yīng)先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號，并加括號使用簡稱時，一般先用全稱，并注明簡稱使用英文字母縮寫時，應(yīng)先用中文全稱，并注明英文縮寫　　2.會簽　　1）公司發(fā)文，凡涉及其他部門業(yè)務(wù)的，應(yīng)送有關(guān)部門分管領(lǐng)導(dǎo)會簽　　2）規(guī)范性文件需經(jīng)辦公室會簽　　3.核稿公司領(lǐng)導(dǎo)要對文電稿進行全面審核，嚴(yán)格把關(guān)公司發(fā)文在送領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)之前，必須經(jīng)辦公室核稿；各部門必須指定專人負(fù)責(zé)對本單位草擬的文件進行初核，起到審核把關(guān)作用，對不符合要求的文件應(yīng)及時退經(jīng)辦人修改或重辦核稿的重點是：　　1）是否需要行文；　　2）有關(guān)部門、單位是否已協(xié)商、會簽；　　3）提出的要求、辦法和措施是否明確具體、切實可行；　　4）公文內(nèi)容、文字表述、文種使用、公文格式等是否符合本辦法的有關(guān)規(guī)定　　4.簽發(fā)公司發(fā)文由主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，其他領(lǐng)導(dǎo)會簽　　第九條 公文立卷及銷毀　　公文辦完后，應(yīng)當(dāng)根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《集團公司檔案管理辦法》和其他有關(guān)規(guī)定，及時將公文定稿、正本和有關(guān)材料（包括音像）整理好。

　　（一）公文歸檔要根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價值分類整理立卷，保證歸檔文件材料的齊全、完整，能準(zhǔn)確反映本部門主要工作情況，以便于保管和利用　　（二）聯(lián)合辦理的公文，定稿由主辦單位立卷　?。ㄈ┚哂虚L期或永久保存價值的電子文件，必須制成紙質(zhì)文件進行歸檔時，必須將電子文件與相應(yīng)的紙質(zhì)文件一并歸檔　?。ㄋ模﹤€人不得保管應(yīng)歸檔的公文　?。ㄎ澹]有歸檔和無存查價值的公文，經(jīng)過鑒別和主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可定期銷毀銷毀秘密公文，要進行登記，由兩人監(jiān)銷，保證不丟失，不漏銷　?。┕倪\轉(zhuǎn)工作中，必須嚴(yán)格執(zhí)行國家保密法律、法規(guī)和有關(guān)規(guī)定，確保國家和企業(yè)機要文件安全第四章 附則 第十條 本辦法由公司辦公室負(fù)責(zé)解釋　　第十一條 本辦法自頒布之日起實施　　第十二條 支持性文件　?。ㄒ唬秶倚姓C關(guān)公文處理辦法》　　（二）《國家行政機關(guān)公文格式》　?。ㄈ吨腥A人民共和國檔案法》　　（四）《中華人民共和國保守國家秘密法》　?。ㄎ澹都瘓F公司檔案管理制度》。