SDF有限公司人事檔案管理辦法第一章 總則第一條 為加強(qiáng)SDF有限公司人事檔案管理工作，提高人事檔案管理水平，為人才隊(duì)伍建設(shè)提供服務(wù)，特制訂本辦法第二條 人事檔案工作應(yīng)當(dāng)遵循下列原則： （一）黨管干部、黨管人才； （二）依規(guī)依法、全面從嚴(yán)； （三）分級負(fù)責(zé)、集中管理； （四）真實(shí)準(zhǔn)確、完整規(guī)范； （五）方便利用、安全保密第三條 本辦法適用于SDF公司本部和所屬各單位（包括全資子公司、控股子公司、代管單位），以及SDF公司一體化管理單位第二章 管理職責(zé)第四條 公司人力資源部是人事檔案工作的歸口管理部門，負(fù)責(zé)公司科級及以下員工人事檔案的具體管理工作，協(xié)助上級公司進(jìn)行領(lǐng)導(dǎo)班子成員檔案材料收集歸檔工作，負(fù)責(zé)建立健全規(guī)章制度和工作機(jī)制第五條 各部門、各風(fēng)場負(fù)責(zé)本部門、本風(fēng)場員工人事檔案材料的收集歸檔工作第六條 公司領(lǐng)導(dǎo)班子成員檔案管理工作由上級公司負(fù)責(zé)具體管理工作第七條 人事檔案工作人員和與其檔案管理同在一個(gè)單位且有夫妻、直系血親、三代以內(nèi)旁系血親、近姻親關(guān)系人員的檔案，由所在單位人力資源管理部門另行指定專人管理第八條 人事檔案管理崗位的職責(zé)包括： （一）負(fù)責(zé)人事檔案的建立、接收、保管、轉(zhuǎn)遞，檔案材料的收集、鑒別、整理、歸檔，檔案信息化等日常管理工作；（二）負(fù)責(zé)人事檔案的查（借）閱、檔案信息研究等利用工作，組織開展人事檔案審核工作； （三）配合有關(guān)方面調(diào)查涉及人事檔案的違規(guī)違紀(jì)違法行為； （四）指導(dǎo)員工、部門、單位提供人事檔案材料工作； （五）辦理其他有關(guān)事項(xiàng)。

第三章 內(nèi)容和分類 第九條 人事檔案分為正本和副本人事檔案副本是人事檔案正本主要材料的復(fù)制件第十條 人事檔案正本由歷史地、全面地反映員工情況的材料構(gòu)成主要內(nèi)容及分類包括：（一）履歷類材料主要有《干部履歷表》、干部簡歷和屬于履歷性質(zhì)的登記表等材料 （二）自傳類材料主要有自傳、參加黨的重大教育活動情況和重要黨性分析等材料 （三）考核鑒定類材料主要有平時(shí)考核、年度考核、專項(xiàng)考核、任（聘）期考核，工作鑒定，重大政治事件、突發(fā)事件和重大任務(wù)中的表現(xiàn)，援派、掛職鍛煉考核鑒定，上級黨組織對下一級黨組織書記抓基層黨建評價(jià)意見等材料 （四）學(xué)歷學(xué)位、專業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱）、學(xué)術(shù)評鑒和教育培訓(xùn)類材料主要有中學(xué)以來取得的學(xué)歷學(xué)位，職業(yè)（任職）資格和評聘專業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱），當(dāng)選院士、入選重大人才工程，發(fā)明創(chuàng)造、科研成果獲獎、著作譯著和有重大影響的論文目錄，政策理論、業(yè)務(wù)知識、文化素養(yǎng)培訓(xùn)和技能訓(xùn)練情況等材料 （五）政審、審計(jì)和審核類材料主要有政治歷史情況審查，領(lǐng)導(dǎo)干部經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)、離任審計(jì)的審計(jì)結(jié)果及整改情況，干部基本信息審核認(rèn)定、干部人事檔案專項(xiàng)審核工作專用的干部任免審批表，任前檔案審核登記表，廉潔從業(yè)結(jié)論性評價(jià)等材料。

（六）黨、團(tuán)類材料主要有《中國共產(chǎn)黨入黨志愿書》、入黨申請書、轉(zhuǎn)正申請書、培養(yǎng)教育考察，黨員登記表，停止黨籍、恢復(fù)黨籍，退黨、脫黨，保留組織關(guān)系、恢復(fù)組織生活，《中國共產(chǎn)主義青年團(tuán)入團(tuán)志愿書》、入團(tuán)申請書，加入或者退出民主黨派等材料 （七）表彰獎勵(lì)類材料主要有表彰和嘉獎、記功、授予榮譽(yù)稱號，先進(jìn)事跡以及撤銷獎勵(lì)等材料 （八）違規(guī)違紀(jì)違法處理處分類材料主要有黨紀(jì)政務(wù)處分，組織處理，法院刑事判決書、裁定書，公安機(jī)關(guān)有關(guān)行政處理決定，有關(guān)行業(yè)監(jiān)管部門對干部有失誠信、違反法律和行政法規(guī)等行為形成的記錄，人民法院認(rèn)定的被執(zhí)行人失信信息等材料 （九）工資、任免、出國和會議代表類材料主要有工資待遇審批、參加社會保險(xiǎn)，錄用、聘用、招用、入伍、任免審批、考察、調(diào)配、軍隊(duì)轉(zhuǎn)業(yè)（復(fù)員）安置、退（離）休、辭職、辭退，援藏、援疆、掛職鍛煉，公務(wù)員（參照公務(wù)員法管理人員）登記、遴選、選調(diào)、調(diào)任、職級晉升，職務(wù)、職級套改，事業(yè)單位管理崗位職員等級晉升，勞動合同、解除勞動合同證明材料復(fù)印件，出國（境）審批，當(dāng)選黨的代表大會、人民代表大會、政協(xié)會議、群團(tuán)組織代表會議、民主黨派代表會議等會議代表（委員）及相關(guān)職務(wù)等材料。

（十）其他可供組織參考的材料主要有畢業(yè)生就業(yè)報(bào)到證、派遣證，工作調(diào)動介紹信，國（境）外永久居留資格、長期居留許可等證件有關(guān)內(nèi)容的復(fù)印件和體檢表等材料 第十一條 人力資源管理部門可根據(jù)工作需要，建立本單位領(lǐng)導(dǎo)班子成員的人事檔案副本，并且負(fù)責(zé)管理第四章 日常管理第十二條 人事檔案日常管理主要包括歸檔、接收、鑒定、整理、保管、轉(zhuǎn)遞、數(shù)字化、統(tǒng)計(jì)等 第十三條 任何非人事檔案管理的部門、風(fēng)場及個(gè)人都不得以任何理由長期保存應(yīng)歸檔的人事檔案材料第十四條 材料形成部門、風(fēng)場應(yīng)當(dāng)按照相關(guān)規(guī)定審核材料，在材料形成后1個(gè)月內(nèi)主動向人力資源管理部門移交對在上級主管部門保管的人事檔案，公司人力資源管理部門應(yīng)將所形成的歸檔材料及時(shí)報(bào)送上級主管部門歸檔員工外部形成材料參照此規(guī)定收集并歸檔第十五條 人力資源管理部門應(yīng)當(dāng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求，及時(shí)接收材料，鑒定材料內(nèi)容是否真實(shí)，檢查材料填寫是否規(guī)范、手續(xù)是否完備等第十六條 歸檔方式歸檔部門或風(fēng)場應(yīng)詳細(xì)填寫人事檔案材料移交清冊一式兩份，派專人隨人事檔案材料一并移交人力資源管理部門人事檔案移交清冊應(yīng)包含檔案姓名、身份證號、檔案材料名稱、形成日期、頁數(shù)等內(nèi)容第十七條 接收方式。

人力資源管理部門應(yīng)按照人事檔案材料移交清冊的項(xiàng)目，逐份逐頁地核對人事檔案材料，檢查無誤后，雙方簽字蓋公章各自存檔備查第十八條 人事檔案材料必須是辦理完畢的正式文件材料，材料齊全、完整、真實(shí)，文字清楚，對象明確，有承辦單位或個(gè)人署名，有形成材料的日期第十九條 歸檔材料凡規(guī)定由組織審查蓋章的，必須有組織蓋章，規(guī)定要同本人見面的材料（如審查結(jié)論、報(bào)告及處分決定意見、組織鑒定等）一般應(yīng)有本人簽字；特殊情況未簽字的，可由組織注明任免審批表、考察材料、錄用聘用審批表、處分決定等必須注明批準(zhǔn)機(jī)關(guān)名稱、時(shí)間、文號第二十條 檔案材料必須統(tǒng)一格式新形成的檔案材料統(tǒng)一用A4型紙張印制或書寫文字必須是鉛印、膠印、油印、計(jì)算機(jī)打印或藍(lán)黑墨水、黑色墨水、墨汁書寫；不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水或純藍(lán)色墨水以及復(fù)寫紙書寫第二十一條 歸檔材料必須是原件，如需以復(fù)印件入檔的材料，應(yīng)由核對單位加蓋公章后入檔第二十二條 人力資源管理部門發(fā)現(xiàn)歸檔的材料不符合要求時(shí)，應(yīng)及時(shí)通知?dú)w檔部門或風(fēng)場補(bǔ)送或補(bǔ)辦手續(xù)，歸檔部門或風(fēng)場有責(zé)任按規(guī)定認(rèn)真辦理第二十三條 人力資源管理部門發(fā)現(xiàn)人事檔案丟失或者損毀的，必須立即報(bào)告上級人力資源管理部門，并且全力查找或者補(bǔ)救。

確實(shí)無法找到或者補(bǔ)救的，經(jīng)報(bào)上級人力資源管理部門批準(zhǔn)，由負(fù)責(zé)管理檔案的部門協(xié)調(diào)有關(guān)單位重新建立檔案或者補(bǔ)充必要證明材料第二十四條 人力資源管理部門應(yīng)根據(jù)工作需要和檔案中所缺材料的情況，適時(shí)安排填寫員工履歷表等材料，以充實(shí)檔案內(nèi)容至少每三年安排填寫一次員工履歷表第二十五條 員工的崗位、崗位工資變動時(shí)應(yīng)及時(shí)填寫變動表第二十六條 人力資源管理部門對接收的材料準(zhǔn)確分類，逐份編寫材料目錄，整理合格后，一般應(yīng)當(dāng)在接收2個(gè)月內(nèi)裝入檔案，每年至少須整理一次第二十七條 在人事檔案管理工作中，必須貫徹執(zhí)行黨和國家有關(guān)檔案、保密的法規(guī)和制度，嚴(yán)密保管，確保人事檔案的完整與安全第二十八條 人力資源管理部門應(yīng)當(dāng)按照有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求建設(shè)專用檔案庫房，配置鐵質(zhì)的檔案柜庫房內(nèi)應(yīng)設(shè)置空調(diào)、去濕、滅火等設(shè)備庫房的防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等設(shè)施和安全措施應(yīng)經(jīng)常檢查，保持庫房內(nèi)適宜的溫度、濕度(要求：溫度14℃～24℃，相對濕度45～60％)，人事檔案庫房內(nèi)嚴(yán)禁吸煙，要保持清潔，不準(zhǔn)堆放雜物閱檔場所、整理場所、辦公場所應(yīng)當(dāng)分開第二十九條 人事檔案管理工作所需必要的設(shè)備和業(yè)務(wù)經(jīng)費(fèi)，應(yīng)單獨(dú)立項(xiàng)，列入本單位預(yù)算統(tǒng)籌解決。

第三十條 人事檔案管理權(quán)限發(fā)生變動的，原管理單位人力資源管理部門應(yīng)當(dāng)對檔案進(jìn)行認(rèn)真核對整理，保證檔案內(nèi)容真實(shí)準(zhǔn)確、材料齊全完整，并在2個(gè)月內(nèi)完成轉(zhuǎn)遞 有關(guān)人員的人事檔案轉(zhuǎn)遞按以下規(guī)定執(zhí)行： （一）由上級單位管理的領(lǐng)導(dǎo)班子成員的檔案，在其退休后，檔案正本退回原單位二）死亡員工檔案由人力資源管理部門保存五年后，移交本單位綜合檔案管理部門保存對國家和企業(yè)有特殊貢獻(xiàn)的英雄、模范人物死亡以后，其檔案由綜合檔案管理部門按規(guī)定向有關(guān)檔案館移交 （三）員工出現(xiàn)辭職、出國不歸或者被辭退、解除（終止）勞動（聘用）合同等情況，在黨組織或人力資源管理等有關(guān)部門對當(dāng)事人作出結(jié)論意見或處理處分，經(jīng)保密審查后，原管理單位人力資源管理部門應(yīng)當(dāng)將檔案轉(zhuǎn)遞至相應(yīng)單位、公共就業(yè)和人才服務(wù)機(jī)構(gòu)或者本人戶籍所在地的社會保障服務(wù)機(jī)構(gòu)第三十一條 人事檔案應(yīng)通過機(jī)要交通轉(zhuǎn)遞或派專人送取，不準(zhǔn)郵寄或交本人自帶，轉(zhuǎn)遞單位和接收單位應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格履行轉(zhuǎn)遞手續(xù)第三十二條 檔案轉(zhuǎn)出單位要保證轉(zhuǎn)出的檔案完整齊全，并按規(guī)定整理裝訂，不得扣留材料或分批轉(zhuǎn)出第三十三條 轉(zhuǎn)出檔案必須填制《人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》，隨檔案嚴(yán)密包封收到檔案的單位，經(jīng)核對無誤后，應(yīng)在回執(zhí)上簽名蓋公章并及時(shí)將回執(zhí)轉(zhuǎn)回。

逾期一個(gè)月未接到回執(zhí)，轉(zhuǎn)出單位應(yīng)及時(shí)催問，以防檔案丟失第三十四條 檔案接收單位要對轉(zhuǎn)遞的檔案進(jìn)行審查，檔案材料不齊全或有差錯(cuò)時(shí)及時(shí)與轉(zhuǎn)出單位聯(lián)系處理第三十五條 人事數(shù)字檔案是按照國家相關(guān)數(shù)字化技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，利用掃描等技術(shù)手段將人事紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化形成的數(shù)字圖像和數(shù)字文本人事檔案數(shù)字化工作，應(yīng)當(dāng)按照上級人力資源管理部門要求規(guī)范有序開展人事數(shù)字檔案在利用、轉(zhuǎn)遞和保密等方面按照紙質(zhì)檔案相關(guān)要求管理第三十六條 人力資源管理部門應(yīng)做好人事檔案管理過程中的業(yè)務(wù)登記和業(yè)務(wù)資料存檔工作，定期對庫藏人事檔案進(jìn)行盤點(diǎn)，做好人事檔案統(tǒng)計(jì)工作，宏觀管控人事檔案資源第五章 利用和審核第三十七條 人事檔案利用方式主要包括查（借）閱、復(fù)制和摘錄等因工作需要，符合下列情形之一的，可以利用人事檔案： （一）政治審查、錄用、聘用、考核、考察、任免、調(diào)配、職級晉升、教育培養(yǎng)、職稱評聘、表彰獎勵(lì)、工資待遇、公務(wù)員登記備案、退（離）休、社會保險(xiǎn)、治喪等； （二）人才引進(jìn)、培養(yǎng)、評選、推送等； （三）巡視巡察，選人用人檢查、違規(guī)選人用人問題查核，組織處理，黨紀(jì)政務(wù)處分，涉嫌違法犯罪的調(diào)查取證、案件查辦等； （四）干部日常管理中，熟悉了解干部，研究、發(fā)現(xiàn)和解決有關(guān)問題等； （五）其他因工作需要利用的事項(xiàng)。

第三十八條 員工本人及其親屬辦理公證、訴訟取證等有關(guān)個(gè)人合法權(quán)益保障的事項(xiàng)，可以按照有關(guān)規(guī)定由所在單位或部門提請相應(yīng)的人力資源管理部門利用檔案 第三十九條 利用人事檔案按照以下程序和要求進(jìn)行：（一）利用單位填寫《利用人事檔案審批表》，按照程序報(bào)單位負(fù)責(zé)同志審批簽字并加蓋公章；（二）利用檔案應(yīng)當(dāng)2人以上，一般均為黨員；（三）一般經(jīng)人力資源管理部門負(fù)責(zé)人審批，特殊情況由分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；（四）在規(guī)定時(shí)限內(nèi)利用第四十條 利用檔案，嚴(yán)禁涂改、圈劃、抽取、撤換檔案材料利用者不得泄露或擅自向外公布檔案內(nèi)容第四十一條 利用人員一般情況下不能利用上級領(lǐng)導(dǎo)的檔案，如因工作需要利用時(shí)，須按干部管理權(quán)限辦理審批手續(xù)第四十二條 任何個(gè)人不得利用本人及其直系親屬的檔案第四十三條 人事檔案一般不予外借，確因工作需要借閱的，借閱單位應(yīng)當(dāng)履行審批手續(xù)，在規(guī)定時(shí)限內(nèi)歸還，不得擅自轉(zhuǎn)借他人歸還時(shí)人力資源管理部門應(yīng)當(dāng)認(rèn)真核對檔案材料第四十四條 利用檔案的單位和個(gè)人，不得擅自拍攝、復(fù)制檔案內(nèi)容因工作需要從檔案中取證的，須經(jīng)本單位主管領(lǐng)導(dǎo)和檔案保管單位負(fù)責(zé)人審批后才能復(fù)制、拍攝。