會計檔案管理規(guī)章制度內(nèi)容 會計檔案是專門檔案管理和檔案管理學(xué)重要的一門分支學(xué)科,我國涉及會計檔案管理理論的研究工作開始于20世紀(jì)50年代中期下面愛匯的會計檔案管理規(guī)章，供你參考 一、 為了加強(qiáng)會計檔案管理，保證會計檔案的安全、完整，根據(jù)《中華人民 ___會計 法》《中華人民 ___檔案法》及《會計檔案管理辦法》的規(guī)定，結(jié)合本公司的實(shí)際情 、 況，制定本制度 二、 本制度適用于公司檔案部門和財務(wù)部門的會計檔案管理工作 第二章 會計檔案管理部門及人員 一、檔案部門和財務(wù)部共同負(fù)責(zé)會計檔案管理工作的開展和協(xié)調(diào) 二、公司檔案部門和財務(wù)部指定專門人員作為會計檔案員負(fù)責(zé)會計檔案的保管工作 檔案員 應(yīng)具備愛崗敬業(yè)、認(rèn)真負(fù)責(zé)、耐心細(xì)致、熟悉相關(guān)法律法規(guī)、持有《會計從業(yè)資格證》 等條件 三、按照不相容崗位分離的原則，出納員不得兼任會計檔案員 第三章 會計檔案歸檔的范圍 一、會計憑證 (一) 原始憑證 1、 自制原始憑證 (1) 一次憑證 如入庫單、出料單、支付申請單等; (2) 累計憑證 如限額領(lǐng)料單等; (3) 匯總原始憑證 如發(fā)料憑證匯總表、收料憑證匯總表、現(xiàn)金收入?yún)R總表等; (4) 記賬編制憑證。

如購貨發(fā)票、收據(jù)等 (二) 記賬憑證 二、會計賬簿 包括總賬、明細(xì)賬、日記賬、各種輔助賬等 三、財務(wù)會計報告 包括資產(chǎn)負(fù)債表、利潤表、現(xiàn)金流量表、所有者權(quán)益變動表(新的會計 準(zhǔn)則要求在年報中披露) 、附表及會計報表附注和財務(wù)情況說明書 四、其它會計核算資料 凡與會計核算機(jī)密相關(guān)的， 由會計部門負(fù)責(zé)辦理的有參考價值的數(shù) 據(jù)資料 如：經(jīng)濟(jì)、銀海余額調(diào)節(jié)表、財務(wù)數(shù)據(jù)統(tǒng)計資料、財務(wù)清查匯總資料、核 定資金定額的數(shù)據(jù)資料、 會計檔案清冊、 會計檔案保管清冊、 會計檔案銷毀清冊等 實(shí)行會計點(diǎn)算化單位存貯在磁性介質(zhì)上的會計數(shù)據(jù)、 程序文件及其他會計核算資料均應(yīng) 視同會計檔案一并管理 第四章 會計檔案的和裝訂 一、 會計檔案的立卷 會計年度終了后，對會計資料進(jìn)行立卷 會計檔案的整 理一般采用“三統(tǒng)一”的辦法，即：分類標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、檔案形成統(tǒng)一、管理要求統(tǒng)一，并 分門別類按各卷順序編號 (一) 分類標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一 一般將財務(wù)會計資料分成一類賬簿，二類憑證，三類報表，四類文字資料及其他 (二) 檔案形成統(tǒng)一 案冊封面、檔案卡夾、存放柜和存放序列統(tǒng)一 (三) 管理要求統(tǒng)一 建立財務(wù)會計資料檔案簿、會計資料檔案目錄;會計憑證裝訂成冊，報表和文字資料分類立 卷，其他零星資料按年度排序匯編裝訂成冊。

(四) 會計檔案的裝訂 會計檔案的裝訂主要包括會計憑證、會計賬簿、會計報表和其他 文字資料的裝訂 1、 會計憑證的裝訂 一般每月裝訂一次，裝訂好的憑證按年分月妥善保管歸檔 (1) 會計憑證裝訂前的準(zhǔn)備工作 a. 分類，按順序排列，檢查日數(shù)、編號是否齊全; b. 按憑證匯總?cè)掌跉w集(如按上、中、下旬匯總歸集)確定裝訂成冊的本數(shù); c. 摘除憑證內(nèi)的金屬物(如訂書針、大頭針、回形針) ，對大的張頁或附件要折疊成通記 賬憑證大小，且要避開裝訂線，以便翻閱保持?jǐn)?shù)字完整; d. 檢查憑證順序號，如有顛倒要重新排列，發(fā)現(xiàn)卻號要查明原因 再檢查附件有否漏 缺，領(lǐng)料單、入庫單、工資、獎金發(fā)放單是否隨附齊全; e. 記賬憑證上有關(guān)人員(如財務(wù)主管、復(fù)核、記賬、制單等)的印章是否齊全 (2) 會計憑證裝訂時的要求： a. 用“三針引線法”裝訂，裝訂憑證應(yīng)該使用棉線，在左上角打上三個針眼，實(shí)行三眼一 線打結(jié)，結(jié)扣應(yīng)是活的，并放在憑證封皮的里面，裝訂時盡可能縮小所占的部位，使記 賬憑證及其附件保持盡可能大的顯露面，以便于時候查閱; b. 憑證外面要加封面，封面紙用尚好的牛皮紙印制，封面規(guī)格略大于所附記賬憑證; c. 裝訂憑證厚度一般 1.5 厘米，方可保證裝訂牢固，美觀大方。

(3) 會計憑證裝訂后的注意事項 a. 每本封面上填寫好憑證種類、起止號碼、憑證張數(shù)、會計主管人員和裝訂人員簽章; b. 在封面上編好卷號，按編號順序入柜，并要在顯露處標(biāo)明憑證種類編號，以便于調(diào)閱 2、 會計賬簿的裝訂 各種會計賬簿年度結(jié)賬后，除跨年使用的賬簿外，其他賬簿應(yīng)按時立卷 基本要求是： (1) 賬簿裝訂前，首先按賬簿啟用表的使用頁數(shù)核對各個賬戶是否相符，帳頁數(shù)是否齊 全，序號排列是否連續(xù);然后按會計賬簿封面、賬簿啟用表、賬戶目錄、該賬簿按 頁數(shù)順序排列的帳頁、會計賬簿裝訂封底的順序裝訂 (2) 活頁賬簿裝訂的要求： a. 保留已使用過的帳頁，將帳頁數(shù)填寫齊全，去除空白頁和撤掉帳頁夾，用質(zhì)好的牛皮紙 做封面、封底，裝訂成冊 b. 多欄式活頁賬、三欄式活頁賬、數(shù)量金額式活頁賬等不得混裝，應(yīng)按同類業(yè)務(wù)、同類帳 頁裝訂在一起 c. 在本賬的封面上填寫好賬目的種類，編號卷號，會計主管人員和裝訂人員(經(jīng)辦人)簽 章 (3) 賬簿裝訂后的其他要求： a. 會計賬簿應(yīng)牢固、平整，不得有折角、缺角，錯頁、掉頁、加空白紙的現(xiàn)象 b. 會計賬簿的封口要嚴(yán)密，封口處要加蓋有關(guān)印章。

c. 封面應(yīng)齊全、平整，并注明所屬年度及賬簿名稱、編號，編號為一年一編，編號順序?yàn)?總賬、現(xiàn)金日記賬、銀海存(借)款日記賬、分戶明細(xì)賬 d. 會計賬簿按保管期限分別編制卷號，如現(xiàn)金日記賬全年按順序編制卷號;總賬、各類明 細(xì)賬、輔助賬全年按順序編制卷號 3、 會計報表的裝訂 會計報表編制完成及時報送后， 留存的報表按月裝訂成冊謹(jǐn)防丟失 小公司可按季裝訂 成冊 第一，會計報表裝訂前要按編報目錄核對是否齊全，報表頁數(shù)，上邊和左邊對齊 壓平，防止折角，如有損壞部位修補(bǔ)后，完整無缺地裝訂;第二，跨級報表裝訂順序?yàn)椋簳?計報表封面、會計報表編制說明書、各種會計報表按會計報表的編號順序排列、會計報表的 封底;第三，按保管期限編制卷號 第五章 會計檔案的移交 財務(wù)會計部門在將會計檔案移交本單位檔案部門時，應(yīng)按下列程序進(jìn)行： (一) 開列清冊，填寫《會計檔案移交單》 (二) 在賬簿使用日期欄填寫移交日期 (三) 交接人員按移交清冊和交接清單項目核查無誤后簽章 第六章 會計檔案的歸檔保管 一、 公司檔案部門和財務(wù)部專門指定檔案室或檔案柜存放會計檔案 保管地點(diǎn)應(yīng)具備完善的 防潮、防霉、防蛀、防火、防盜等條件。

當(dāng)年的會計檔案在會計年度終了后，可暫由財務(wù)部保管一年，期滿后移交檔案部門保管 二、會計檔案的保管要求 (一) 會計檔案室應(yīng)選擇在干燥防水的地方，并遠(yuǎn)離易燃品堆放地，周圍應(yīng)備有適應(yīng)的防 火器材; (二) 采用透明塑料薄膜作防塵罩、防塵布，遮蓋所有檔案架和堵塞鼠洞; (三) 會計檔案室內(nèi)應(yīng)經(jīng)常用消毒藥劑噴灑，經(jīng)常保持清潔衛(wèi)生，以防蟲蛀; (四) 會計檔案室保持通風(fēng)透光，并有適當(dāng)?shù)目臻g、通道和查閱地方，以利查閱，并防止 潮濕; (五) 設(shè)置保管清冊(附表 5) ，嚴(yán)防毀壞損失、散失和泄密; (六) 會計電算化檔案保管要注意防盜、防磁等安全措施 會計檔案保管專員負(fù)責(zé)全部會 計檔案的、立卷、保管、調(diào)閱、銷毀等一系列工作 三、機(jī)構(gòu)變動或檔案管理專員調(diào)動時， 應(yīng)辦理交接手續(xù)， 由原管理人員編制會計檔案移交清 冊，將全部案卷逐一點(diǎn)交，接管人員逐一接受 四、會計檔案的保管期限 按其特點(diǎn)可分為永久性和定期性兩類 凡是在立檔單位會計核算中形成的， 記述和反映 會計核算的， 對工作總結(jié)、 查考和研究經(jīng)濟(jì)活動具有長遠(yuǎn)利用價值的會計檔案， 應(yīng)永久保存 定期保管期限分為 3 年、5 年、10 年、15 年、25 年 5 種。

會計檔案的保管期限，從會計年 度終了后的第一天算起，如：1996 年年度終了日為 12 月 5 日，保管期限按 1997 年元月 1 日開始計算 為了全面反映會計檔案情況，上檔部門應(yīng)設(shè)置“會計檔案備查表”及時記載會計檔案的 保存數(shù)、借閱數(shù)和歸檔數(shù)，做到心中有數(shù)、不錯 第七章 會計檔案的借閱使用 一、會計檔案為本單位提供利用，原則上不得借出，有特殊需要須經(jīng)總經(jīng)理、財務(wù)負(fù)責(zé)人批 準(zhǔn) 二、 外部借閱會計檔案時， 應(yīng)持有單位正式介紹信、 經(jīng)總經(jīng)理、 財務(wù)總監(jiān)或財務(wù)經(jīng)理批準(zhǔn)后， 方可辦理借閱手續(xù);單位內(nèi)部人員借閱會計檔案時，應(yīng)填寫《會計檔案借閱申請表》 經(jīng)會 計主管人員或單位 ___批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù) 檔案庫管員應(yīng)登記《檔案借閱登記表》 ， 將借閱人姓名、單位、日期、數(shù)量、內(nèi)容、歸期等情況登記清楚 三、借閱會計檔案人員不得在案卷中亂畫、標(biāo)記，拆散員卷冊，也不得涂改抽換、攜帶外出 或復(fù)制原件(如有特殊情況，須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方能攜帶外出或復(fù)制原件) 四、借出的會計檔案，會計檔案管理專員要按期如數(shù)收回，并辦理注銷借閱手續(xù) 第八章 會計檔案的銷毀 一、會計檔案保管期滿，需要銷毀時由本單位檔案機(jī)構(gòu)會同會計機(jī)構(gòu)共同編寫《檔案銷毀申 請表》 ，提出銷毀意見，會同財務(wù)會計部門共同鑒定、嚴(yán)格審查，編造會計檔案銷毀清冊。

二、機(jī)關(guān)、團(tuán)體、事業(yè)單位和非國有公司會計檔案要銷毀時，報本單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后銷毀;國 有公司經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審查，報請上級主管單位批準(zhǔn)后銷毀 三、會計檔案保管期滿，但其中未了結(jié)的債權(quán)債務(wù)的原始憑證，應(yīng)單獨(dú)抽出，另行立卷，由 檔案部門保管到結(jié)清債權(quán)債務(wù)時為止;建設(shè)單位在建設(shè)期間的會計檔案，不得銷毀 四、銷毀會計檔案時前，應(yīng)按會計檔案銷毀清冊所列的項目逐一清查核對;各單位銷毀會計 檔案時應(yīng)由檔案部門和財會部門共同派員監(jiān)銷; 各級主管部門銷毀會計檔案時， 應(yīng)由同級財 政部門、審計部門派員參加監(jiān)銷;財務(wù)部門銷毀會計檔案時，應(yīng)由同級審計部門派員參加監(jiān) 銷;會計檔案銷毀后經(jīng)辦人在“銷毀清冊”上簽章，注明“已銷毀”字樣和銷毀日期，以示 負(fù)責(zé)，同時將監(jiān)銷情況寫出書面報告一式兩份，一份報本單位領(lǐng)導(dǎo)，一份歸入檔案備查 1 目的 2 范圍 3 會計檔案的定義和分類 3.1 會計檔案是指會計憑證、會計帳薄和會計報表等會計核算專業(yè)材料，是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)會計檔案分為以下幾類： 3.1.1 會計憑證：包括外來的和自制的各種原始憑證、記賬憑證、匯總憑證，其他會計憑證，涉及對外對私改造資料，銀行存款(借款)對賬單及余額調(diào)節(jié)表等。

3.1.2 會計賬簿：包括總賬、明細(xì)賬、日記賬、各種輔助登記簿等 3.1.3 財務(wù)報告：月、季、年度會計報表，報表附注及財務(wù)情況說明書上級主管部門對報告的批復(fù)及社會審計的審計報告 3.1.4 發(fā)票：增值稅專用發(fā)票和普通發(fā)票，收款收據(jù) 3.1.5 其他會計資料：銀行存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對帳單，物資盤存表，領(lǐng)料單，其他應(yīng)當(dāng)保存的會計核算專業(yè)資料，補(bǔ)助項目申報資料，工商年檢資料等 4 會計檔案的 4.1 會計憑證： (1)每月完成會計結(jié)帳后，于次月下旬將會計憑證裝訂成冊，根據(jù)憑證的多少，分散裝訂，做到整齊、牢固、美觀，每本憑證2.0cm厚左右 (2)會計憑證裝訂封面的所有內(nèi)容要填。