1 目的為了規(guī)范品質(zhì)文件， 使供方及客戶之資料， 以及其它外部文件得到有效控制， 防止使 用失效和作廢的各類文件，以保證在需要的場合能及時獲得最新最正確的文件2 適用范圍2.1 公司各部門管理文件的編制、管制方法2.2 供方及客戶文件（如技術(shù)圖紙、測試報告、使用說明書等）的控制方法2.3 其它外來文件（如適用的法律、 法規(guī)、行業(yè)標準、客戶提供的圖紙、 技術(shù)資料等）2.4 確保對質(zhì)量策劃和運行所必要的外來文件得到識別，并控制其分發(fā)2.5 適用于本公司質(zhì)量管理所要求的所有文件、記錄的管理和控制3 定義注釋3.1 受控文件：凡是直接影響產(chǎn)品質(zhì)量的文件、資料、程序文件3.2 非受控文件：不影響產(chǎn)品質(zhì)量的文件或資料，如各類參考資料3.3 文件：3.3.1 質(zhì)量方針：由組織的最高管理者正式發(fā)布的該組織總的質(zhì)量宗旨和方向3.3.2 質(zhì)量目標：在質(zhì)量方面所追求的目的3.3.3 質(zhì)量手冊：質(zhì)量管理的綱領(lǐng)性文件， 它概括了本公司質(zhì)量管理的構(gòu)成及要素 （過 程）3.3.4 程序文件：直接支撐質(zhì)量手冊的主要文件，是對各部門運作過程及質(zhì)量要求的 具體說明3.3.5 作業(yè)指導書： 它從程序文件中引申出來， 詳細敘述各部門運作過程及操作規(guī)程， 它是程序文件的支持性內(nèi)容。

3.4 記錄：凡是質(zhì)量管理運行中的記錄、報告及與產(chǎn)品相關(guān)的質(zhì)量數(shù)據(jù)均屬于記錄 范圍4 職責4.1 總經(jīng)理或董事長：批準公司的質(zhì)量方針 / 目標、質(zhì)量手冊、程序文件4.2 管理者代表：負責制定質(zhì)量手冊及相關(guān)程序文件4.3 各職能部門： 負責編寫相應的程序文件、 作業(yè)指導書及相關(guān)表格， 及時簽收和保存受控文件、記錄，并將已失效的受控文件、記錄退回品管部4.4 品管部負責公司文件編號、 審核，負責公司記錄表單的印刷、 存檔、發(fā)放和管理4.5 管理部：負責本公司外來文件、 公司受控文件的整體控制， 填寫《公司文件清單》 即受控文件的打印、分發(fā)、原版文件、外來文件的保存等4.6 管理部負責空白表單、記錄的管理4.7 部門負責各自部門相關(guān)聯(lián)記錄的管理4.8 文件控制職責表文件級層文件類別編寫審核批準保存word 格式編輯一質(zhì)量手冊管理者代表總經(jīng)理管理者 代表管理部二程序文件各部門主管總經(jīng)理三作業(yè)指導書相關(guān)部門部門主管、總經(jīng)理、 管理者代表四表單隨相關(guān)二、三級文件一同審批五外來文件5 文件作業(yè)程序5.1 編碼原則：( XXX)注釋：公司名稱： WISIN文件類別：質(zhì)量手冊— QM；程序文件— QP；作業(yè)文件— QW或 SOP；表單記錄— QR 部門代號： 總經(jīng)理∕管理者代表 JL；管理部 GL；市場部 SC；品管部 QC；技術(shù)部 JS； 供應鏈管理部 GYL；順序號： 001～999。

各部門文件編號應按以上要求執(zhí)行，不得有重復或誤用的情形5.2 外來文件的編碼以外單位編碼為準5.2.1 各標題內(nèi)小標題順序如下格式：5 5.4 5.4.1 5.4.1 5.4.1.1 (a) 以此類推5.3 受控文件控制的一般要求5.3.1 文件和相關(guān)表單的版本號用一位大寫字母表示， 文件首版為 A/0 版，當修訂時， 版本升為 A/1 ～ A/9 、B/0 ～B/9 、 C/1～C/9、?版，以此類推 .5.3.2 同一類受控文件要求采用標準格式，以便于制定、保存5.3.3 受控文件必須有編制人、 批準人簽名后方可發(fā)出， 且編制與批準不可為同一人5.3.4 受控文件如有生效日期以生效日期為準，否則，以最后審批日期為生效日期5.3.5 《質(zhì)量手冊》及《程序文件》均由相關(guān)部門負責人會審word 格式編輯5.4 文件制定 / 修改/ 廢止作業(yè)5.4.1 制定：需制定文件的部門依據(jù)文件編寫要求來制定文件，并經(jīng)相關(guān)負責人員批 準后執(zhí)行5.4.2 修改/ 廢止：5.4.2.1 文件需修改或廢止時，由提出人員填寫《文件制訂 /修訂/ 廢止申請單》，經(jīng) 原制訂部門主管審查及相應的負責人員批準后進行修訂及下發(fā)回收， 修訂后將最新版本文件提交管理部存檔。

5.4.2.2 圖紙 \BOM需要修改或廢止時， 由技術(shù)部設(shè)計人員、 技術(shù)經(jīng)理審批后在圖紙上 修訂并簽字， 復印蓋章后下發(fā)相關(guān)部門替換舊版本圖紙， 同時修改后 的圖紙原稿交管理部存檔5.4.3 質(zhì)量手冊和程序文件修改后，須將修改的內(nèi)容和相關(guān)資料記錄在《文件修訂記 錄表》中5.5 文件分發(fā)與回收5.5.1 文件制定 / 修改后，管理部依文件編寫原則對文件進行編號和制定版本號，并 在《公司文件清單》、《公司表單清單》中登錄或修改，以控制文件的最新狀態(tài)5.5.2 受控文件分發(fā)要求：(a) 質(zhì)量手冊的發(fā)放以質(zhì)量手冊控制為準；(b) 《程序文件》發(fā)放至公司各職能部門；(c) 各部門所制定的三級文件，發(fā)至使用部門，其它部門若需要再申請5.5.3 外來文件由接收部門人員審查后， 交管理部存檔并登錄于 《外來文件清單》 中予以控制5.5.4 管理部按受控文件分發(fā)要求，復印所需份數(shù)加蓋“受控文件”章后分發(fā)給 相關(guān)部門5.5.5 在文件分發(fā)過程中，管理部須收回原有的舊版文件，并應在《文件分發(fā) / 回收記錄表》中簽收5.5.6 對收回的舊版文件或作廢文件， 須予以銷毀或蓋上 “作廢章”，對于作廢文 件正本，保留時應蓋上“作廢章” 。

5.5.7 管理部應每季度視需要重新發(fā)出 《公司文件清單》，以供各使用部門核對最 新版本5.6 文件的保存5.6.1 受控文件由相關(guān)使用部門負責保存，不得在文件上劃線加注記號或涂改其內(nèi) 容，原稿統(tǒng)一交到管理部存檔備份5.6.2 文件以書面的形式出現(xiàn)，儲存于電腦中的文件不予以執(zhí)行，僅作備份，受控 文件原稿由管理部存檔管理5.6.3 每個項目 /產(chǎn)品完成交樣， 客戶確認接收后沒有問題的， 技術(shù)部必須將確認的word 格式編輯 “最終版本圖紙、 BOM、發(fā)貨清單”打印出來簽字蓋章存檔，同時電子版交管理部備份， 生產(chǎn)使用的受控圖紙、 BOM如是最新版本可保存于供應鏈管理部5.7 文件的增補任何人不得私自復印受控文件， 如需更多的副本， 應填寫《文件/ 圖紙/ 技術(shù)資料申 請單》，交部門主管 / 管理者代表批準后， 由品管部予以補發(fā)， 補發(fā)控制按正式發(fā)行 執(zhí)行5.8 文件的借閱控制5.8.1 文件借閱人對所借文件負有妥善保管的責任，不得涂改或損壞，并做到及時歸 還5.8.2 非工作需要借閱質(zhì)量文件與外來文件，保存部門有權(quán)拒絕 .5.8.3 當公司外界人士需調(diào)閱本廠文件與外來文件時應呈總經(jīng)理或其授權(quán)人批準同 意方可.5.9 外來文件的管理5.9.1 各部門需要通過相關(guān)的渠道收集與本產(chǎn)品或業(yè)務相關(guān)的外來文件， 并對這些外 來文件進行明確的標識和理解。

如：(a) 市場部獲取供方與客戶方面的文件， 包括供貨合同、 產(chǎn)品說明書、 報價表、 檢驗報告單及客戶訂單，技術(shù)圖紙等 .(b) 品管部應獲取與產(chǎn)品品質(zhì)相關(guān)的法律、法規(guī)、行業(yè)標準等c) 供應鏈管理部負責獲取供應商供貨協(xié)議、企業(yè)資質(zhì)、稅務證明、證書等d) 其它相關(guān)的部門應收集與本部門業(yè)務相關(guān)的各項外來文件5.9.2 外來文件的標識與管理(a) 為方便使用與取閱應將外來文件進行明確的標識，分類擺放b) 所有的外來文件必須填寫于“外來文件清單”中，以便查閱c) 從外部獲取的外來文件，應根據(jù)其性質(zhì)和變更的特點，由總經(jīng)理或其授 權(quán)人監(jiān)督進行定期 (半年或一年 /一次)向外來文件的所屬單位追詢其版本狀 況，以便能及時更新或作廢6 記錄管理程序6.1 記錄的分類6.1.1 與質(zhì)量管理管理有關(guān)的記錄主要有： 管理評審記錄、內(nèi)部審核記錄、文件控制記錄、糾正與預防措施記錄、人力資源管理 與培訓記錄、設(shè)施管理記錄、產(chǎn)品和過程監(jiān)視和測量記錄等等6.1.2 與采購、銷售、生產(chǎn)、檢驗和交付有關(guān)的記錄主要有：產(chǎn)品要求的評審記錄、 供方評價記錄、產(chǎn)品檢驗記錄、 監(jiān)視和測量裝置的校準記錄、 統(tǒng)計技術(shù)的應用記錄、顧客投訴及服務記錄等等。

word 格式編輯6.1.3 記錄的形式為書面形式（如：書面的表格形式、報告文件形式等） 、硬拷貝、磁 盤等電子媒體等形式6.2 記錄表格的設(shè)計、審批、印制和領(lǐng)用6.2.1 各部門設(shè)計自己所需的記錄表格， 并將空白表格交品管部審核后報總經(jīng)理或其授 權(quán)人審批后交人事部印制6.2.2 印制好的記錄表格由倉庫負責保管，各部門根據(jù)需要從倉庫領(lǐng)用6.3 記錄的填寫 記錄由開展該項活動的直接責任人按要求及時填寫，填寫要求如下：6.3.1 正確：質(zhì)量記錄所記內(nèi)容必須真實準確， 填寫方法必須符合規(guī)定要求， 字跡清晰， 不隨意涂改需更改的部分采取劃改，但需更改人簽字并注明更改時間6.3.2 及時：按規(guī)定時間填寫、傳遞，發(fā)現(xiàn)問題應立即糾正6.3.3 完整、齊全：記錄必須按照格式逐項填寫，如遇到不需填寫的內(nèi)容，應在該欄內(nèi) 畫“/ ”，不得空項，文件規(guī)定的各種記錄要作到齊全，簽字手續(xù)完備6.4 記錄的管理6.4.1 記錄的編號 各種記錄表格也是管理文件的一部分，其編號與對應的文件章節(jié)相關(guān)聯(lián)記錄的編號結(jié)構(gòu)如下：版本號 修改次順序號表格代號部門代號公司代號 （ XXX）編號含義：1）公司代號 : XXXXXX2）表格代號： 質(zhì)量手冊： QM 程序文件： QPword 格式編輯作業(yè)指導類文件： QW/SOP表單類文件 :QR/JL3）部門代號 :總經(jīng)辦： ZJL；市場部 SC；管理部 GL；技術(shù)部 JS；品質(zhì)部 QC；供應鏈管理部 GYL；4）順序號 : 為表格序列號，以數(shù)字編號，數(shù)字取值范圍是“ 01~99”5）版本號 : 為文件版本號，以字母編號，取值范圍是“ A、B、C?”6）修改次: 為表格修改次數(shù)號 ,以數(shù)字編號,取值范圍是“ 0-9”6.4.2 記錄的收集、歸檔、儲存和保管a）記錄按照統(tǒng)一集中、分級管理相結(jié)合的原則進行收集、歸檔、儲存和保管，并做到 易于查找。

管理部負責建立 “公司記錄表格清單” b）負責收集、歸檔質(zhì)量記錄的部門，對每種記錄應按月裝訂，并加上封面和標識按月 編寫目錄，建立臺帳，以便檢索和查閱c）記錄的儲存與保管，必須防火、防潮、防霉、防蟲蛀，經(jīng)常檢查，避免丟失d）各類記錄的保存期根據(jù)使用情況確定，并在《公司記錄清單》中標識清楚， 6.4.3 文件記錄的查閱、借閱和復制a）查閱文件記錄，原則上在保管文件記錄的部門進行，不得外借，不得涂改、加批和 撕頁，并嚴格遵守公司保密制度的相關(guān)規(guī)定， 如果確實需要外借， 要按《文件管理程序》 辦理相關(guān)手續(xù)b）其他人員需借閱或復制質(zhì)量記錄的，應經(jīng)相應部門負責人批準6.5 文件記錄的處理過期的及被代替的記錄， 應及時銷毀， 重要文件記錄應經(jīng)總經(jīng)理批準后， 在有監(jiān)控的情 況下予以銷毀6.6 電子文檔需要由管理部專人定時備份、定時殺毒和定時整理歸檔；6.7 程序涉及的相關(guān)記錄由各責任部門收集整理歸檔并保存， 定期交到管理部統(tǒng)一歸檔 并保存（建立檔案室） 由管理部專人7 相關(guān)文件(a)《公司文件清單》(b)《文件∕圖紙∕技術(shù)資料申請單》(c)《文件分發(fā)∕回收記錄表》(d)《文件修訂記錄表》(e)《外來文件清單》word 格式編輯(f) 《文件制訂∕修訂∕廢止申請單》(g)8、附件 文件印章：受控文件章、。