數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)方案書 目錄方案背景 3一 設(shè)計目標(biāo) 3二 設(shè)計理念 5三 系統(tǒng)特點 5四 功能介紹 71登陸界面 72系統(tǒng)界面布局 83功能說明 83.1全宗管理 83.2檔案錄入 93.2.1立卷歸檔 113.2.2以件歸檔 173.3檔案整理 183.3.1檔案整理流程 183.3.2鑒定及回收站 213.3.2.1檔案保管期限鑒定 213.3.2.2密級鑒定 233.3.2.3檔案回收站 234檔案檢索 244.1直接檢索 244.2組合檢索 264.3定制檢索 284.4系統(tǒng)條件 294.5未歸檔檢索 295檔案統(tǒng)計 305.1 檔案數(shù)量統(tǒng)計 305.2目錄數(shù)量統(tǒng)計 325.3檔案利用情況統(tǒng)計： 336檔案借閱 336.1借閱審批 346.2我的借閱 357檔案保管 357.1庫房溫濕度登記 357.2八防管理 367.3存放位置索引 368資料管理 378.1資料管理 378.1.1目錄管理 378.1.2資料錄入 388.1.3資料回收站 398.2資料借閱審批 398.3我的借閱 409數(shù)據(jù)處理 40五 系統(tǒng)技術(shù)架構(gòu)與平臺設(shè)計 41六 系統(tǒng)運行環(huán)境推薦 42七 技術(shù)服務(wù)與支持 43方案背景隨著科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，越來越多的檔案管理單位通過采用先進(jìn)的檔案保存及維護(hù)技術(shù)，從硬件條件提升了檔案的保存、維護(hù)能力，但與此對應(yīng)的是，面對累積得越來越多的檔案資料，檔案管理單位苦于昂貴的檔案管理人力資源成本以及檔案存放空間場所的限制，使得檔案管理工作舉步維艱。

采用傳統(tǒng)檔案管理方式，更是出現(xiàn)了下列常見的“難題”：1.頻繁的檔案原件借閱調(diào)用，使得檔案原件面臨“消耗性”損毀或破壞的問題2.傳統(tǒng)人工管理檔案的方式由于檔案資料的累積，尤其是在面臨大容量檔案庫的情形下，更加凸顯工作效率較低的難題3.對于多種類檔案的保管，存在檢索效率低下，準(zhǔn)確性較差的問題4.涉及檔案資料安全部分，可能存在只想授權(quán)某個范圍內(nèi)人員許可檢索、查閱、調(diào)用，而現(xiàn)實中無法嚴(yán)格區(qū)分界定上述權(quán)限設(shè)置5.傳統(tǒng)檔案管理以及借閱受制于地域限制，無法滿足跨區(qū)域異地檔案申請檢索、查閱、調(diào)用功能檔案管理系統(tǒng)即是在這一背景下而開發(fā)，系統(tǒng)采用java技術(shù)開發(fā)，基于成熟穩(wěn)定Struts MVC框架，，采用Spring為中間層，以ibatis作為持久化層；設(shè)計和架構(gòu)具備良好的穩(wěn)定性、擴展性、安全性、靈活地需求變動功能 本檔案管理系統(tǒng)可使檔案管理單位檔案管理的運行體系更為系統(tǒng)化，同時，以檔案的歸檔、保存、維護(hù)、借閱為主線來驅(qū)動的檔案管理流程將更為高效、便捷；由于系統(tǒng)采用了網(wǎng)絡(luò)無紙化辦公模式，在節(jié)省了辦公成本的情況下，還減輕了檔案工作人員的工作負(fù)荷，提升了檔案工作人員的工作積極性，另外，檔案管理系統(tǒng)也為檔案利用對象提供了更為簡潔的檔案借閱體驗，提高了檔案利用的滿意度。

一 設(shè)計目標(biāo)檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)是為了通過建立一個統(tǒng)一的數(shù)據(jù)交流平臺，在規(guī)范化檔案資料收集整理的前提下，實現(xiàn)檔案及文檔信息最大化有效利用，從而為各項工作提供準(zhǔn)確詳實的參考信息本系統(tǒng)具體設(shè)計目標(biāo)包含以下幾個方面：1.實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一的文檔入庫管理及維護(hù)管理檔案管理單位具有部分傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案資料，在本系統(tǒng)設(shè)計之初，即考慮到將上述紙質(zhì)檔案資料通過掃描儀進(jìn)行統(tǒng)一掃描，成為電子檔案后對其進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一的錄入操作，將其錄入到檔案管理系統(tǒng)中，并對這些掃描后的電子檔案，賦予各自的檔案題名、檔號等相關(guān)關(guān)鍵字，以供檔案利用者網(wǎng)絡(luò)查詢，這樣既實現(xiàn)了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的電子化標(biāo)準(zhǔn)入庫管理，又可以很好的保護(hù)極具價值的檔案原件，一舉兩得除了將上述紙質(zhì)檔案電子化，實施具體的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)入庫之外，系統(tǒng)還為用戶提供了包括影像、照片等多類別的電子檔案歸檔入庫整理操作；這些措施為標(biāo)準(zhǔn)檔案庫的建設(shè)打下了堅實的基礎(chǔ)與此同時，相對于標(biāo)準(zhǔn)檔案入庫后的檔案維護(hù)管理部分，系統(tǒng)提供了諸如八防管理、銷毀等功能管理模塊，規(guī)范化了檔案的維護(hù)管理2.實現(xiàn)檔案資料的有效利用檔案資料在已經(jīng)入庫的基礎(chǔ)上，如何提高有效利用率，一直是檔案管理部門的重要需求，檔案管理系統(tǒng)采用B/S模式，在嚴(yán)格的權(quán)限控制下，授予用戶訪問查詢功能，由于采用B/S模式，所以，用戶可以不受地域限制，在相應(yīng)權(quán)限下，可實現(xiàn)遠(yuǎn)程訪問查詢借閱，檔案管理系統(tǒng)提供了，直接檢索，組合檢索，定制檢索，系統(tǒng)條件，歸檔檢索等多種檢索方式，用戶可自定義選擇檢索方式，以便檢索出最直接的需求檔案資料，最大限度的提高了檔案資料的有效利用率。

3.實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的有效共享本檔案系統(tǒng)采用java技術(shù)開發(fā)，具有跨平臺的先天性優(yōu)勢，可以實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，對信息進(jìn)行充分的發(fā)掘利用，最終為各項工作的決策提供充分詳實的數(shù)據(jù)參考信息 二 設(shè)計理念規(guī)范檔案資料錄入及整理的工作流程，提高檔案利用效率，賦予用戶簡潔直觀的系統(tǒng)操作功能1.檔案管理部門對檔案資料首先存在兩個基本需求，一方面，用戶需要將需求錄入的檔案資料進(jìn)行規(guī)范化的錄入，另一方面，面對整理完畢的檔案，如何進(jìn)行流程化維護(hù)操作，如何最大化發(fā)掘檔案的利用率，提升檔案資料的使用價值，也是系統(tǒng)用戶面對的迫切需求，因此，系統(tǒng)開發(fā)以上述用戶基本需求為導(dǎo)向，以滿足用戶實際功能需求為理念而設(shè)計了開發(fā)了檔案管理系統(tǒng)2. 檔案管理系統(tǒng)開發(fā)之初即是希望減少傳統(tǒng)檔案管理工作量，有效提高檔案管理人員的工作效率，在更少的時間利用的情況下，為更多的檔案資料利用者提供資料需求利用，同時本系統(tǒng)在檔案資料的日常管理以及維護(hù)中，以人為本，實現(xiàn)了操作功能最大的簡潔化，以便于管理人員的操作，從而對本部門、本檔案管理單位形成的電子文件實行自動化、網(wǎng)絡(luò)化管理，實現(xiàn)高效、快捷的電子檔案信息管理模式；并相應(yīng)的成立部門性電子檔案中心或電子文件檔案館，發(fā)揮檔案部門的管理和技術(shù)優(yōu)勢，相對集中地保存和管理電子文件，為本單位提供真實、準(zhǔn)確、快捷的檔案信息服務(wù)。

三 系統(tǒng)特點1.檔案管理系統(tǒng)強大的檢索功能檔案管理系統(tǒng)內(nèi)設(shè)強大的檔案檢索功能模塊，下設(shè)直接檢索，組合檢索，定制檢索，系統(tǒng)條件，歸檔檢索多種檢索方式，通過建立索引，對檔案目錄數(shù)據(jù)及其全文實現(xiàn)多關(guān)鍵字、多條件的檢索，本系統(tǒng)可實現(xiàn)對檔案附件檢索、跨庫檢索、多用戶并發(fā)檢索，同時，檔案管理系統(tǒng)從用戶自身應(yīng)用出發(fā)，提供了定制檢索功能，該功能可根據(jù)用戶常用檢索習(xí)慣進(jìn)行自定義定制，優(yōu)化了檢索流程，提高了工作效率2.檔案管理系統(tǒng)安全性檔案管理系統(tǒng)在用戶權(quán)限設(shè)置方面，采用了將用戶操作權(quán)限與用戶主題權(quán)限雙頁面單獨設(shè)置的模式，其優(yōu)勢是避免了系統(tǒng)超級管理員對系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行無限制的增、刪、改、查的操作，從而對整個檔案管理系統(tǒng)的安全性造成巨大威脅在檔案管理系統(tǒng)中，根據(jù)角色區(qū)分，可定義檔案系統(tǒng)操作人員以及檔案功能操作人員，這樣就有效的解決了信息化檔案工作中存在多年的角色定義不清，權(quán)限定義不清的痼疾，完善了信息化檔案管理的安全理念和模式與此同時，檔案管理系統(tǒng)還可通過利用系統(tǒng)用戶身份認(rèn)證、檔案信息的認(rèn)證來規(guī)范用戶訪問系統(tǒng)流程，通過系統(tǒng)的授權(quán)，可控制用戶訪問檔案資源的范圍，防止非授權(quán)訪問，保證系統(tǒng)的安全3.任意報表設(shè)計，使用簡單檔案管理系統(tǒng)自身集成了報表插件，可以有效利用既有系統(tǒng)中的相關(guān)數(shù)據(jù)，根據(jù)用戶實際需求，進(jìn)行自定義報表設(shè)置，并形成有效打印。

4.系統(tǒng)模塊獨立性與協(xié)同性的統(tǒng)一系統(tǒng)內(nèi)涉及全宗管理、檔案錄入、檔案整理、檔案檢索、檔案借閱，資料管理等模塊都可實現(xiàn)獨立管理運行，與此同時，系統(tǒng)也強調(diào)了網(wǎng)絡(luò)協(xié)同化辦公理念，用戶可根據(jù)系統(tǒng)賦予的權(quán)限設(shè)置，對上述功能模塊進(jìn)行協(xié)同管理操作5.先進(jìn)的技術(shù)架構(gòu)平臺檔案管理系統(tǒng)采用java技術(shù)開發(fā)，基于成熟穩(wěn)定Struts MVC框架，，采用Spring為中間層，以ibatis作為持久化層；具備良好的穩(wěn)定性、擴展性、安全性、靈活地需求變動功能該平臺同比.net平臺能更好的實現(xiàn)跨平臺運行操作，同比C平臺具備強大的技術(shù)先進(jìn)性，并且開發(fā)周期更短，實現(xiàn)功能更為強大，維護(hù)成本更低；擴展空間更為廣闊同比asp及php開發(fā)的檔案管理系統(tǒng)，在功能的擴展方面更是asp及php開發(fā)平臺所不能比擬的6.系統(tǒng)操作簡易便捷檔案管理系統(tǒng)設(shè)計之初即是考慮到通過利用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)辦公平臺，降低檔案工作者的勞動強度，提高檔案工作者的工作效率，因此本系統(tǒng)為用戶提供了更為直接、簡潔的操作流程以符合用戶在檔案的收集、整理、保存、統(tǒng)計、檢索和利用的各個環(huán)節(jié)的工作需求7.界面美觀，簡潔統(tǒng)一系統(tǒng)采用統(tǒng)一的界面，色調(diào)淡雅，美觀大方，簡潔明了，能有效緩解長時間使用系統(tǒng)產(chǎn)生的用眼疲勞。

四 功能介紹檔案管理系統(tǒng)模塊結(jié)構(gòu)圖檔案管理系統(tǒng)功能模塊分為兩類：基礎(chǔ)模塊、后臺模塊基礎(chǔ)模塊內(nèi)容包含全宗管理、檔案錄入、檔案整理、檔案檢索、檔案統(tǒng)計、檔案借閱、檔案保管、資料保管等，該模塊主要面對使用對象為日常檔案（文檔）操作人員以及檔案（文檔）利用者對于后臺模塊部分，主要是針對檔案系統(tǒng)管理者的操作，如檔案數(shù)據(jù)的備份恢復(fù)、用戶及用戶組的管理、角色管理、模版管理、系統(tǒng)管理、歸檔類目管理等檔案（文檔）管理核心操作1登陸界面如下圖所示，在下面的窗口內(nèi)填寫正確的用戶名和密碼，點擊登錄按鈕即可登錄本系統(tǒng)，如果發(fā)生登錄異?；蛘哌z失密碼請及時與系統(tǒng)管理員聯(lián)系2系統(tǒng)界面布局如圖所示，可以看到系統(tǒng)的主界面基本上由三部分組成，即：導(dǎo)航欄、左側(cè)樹狀菜單區(qū)、以及系統(tǒng)內(nèi)容顯示區(qū)導(dǎo)航欄分布著系統(tǒng)的一級菜單，點擊一級菜單，窗口左側(cè)樹狀結(jié)構(gòu)菜單對應(yīng)顯示點擊樹狀菜單的各個模塊系統(tǒng)內(nèi)容區(qū)顯示該模塊的詳細(xì)內(nèi)容本系統(tǒng)的界面風(fēng)格均采用這種窗口布局方式如上圖所示，系統(tǒng)為用戶提供了“用戶注銷”“個人設(shè)置”操作于系統(tǒng)頁面右上角，用戶可通過點擊上述兩個圖示進(jìn)入其相應(yīng)功能操作3功能說明3.1全宗管理全宗管理功能模塊是整個檔案管理系統(tǒng)的主干功能模塊，所有入庫檔案文件追根溯源最終都需要分類歸總到各類別對應(yīng)的所屬全宗下，方便檔案管理部門對檔案資料的管理操作的同時，也可有效的為檔案查詢者提供更準(zhǔn)確詳實的檔案文件。

在檔案管理系統(tǒng)的全宗管理模塊中，系統(tǒng)主要提供了兩個可操作選項，其一，全宗“檢索”，即有權(quán)限的用戶可根據(jù)系統(tǒng)提供的檢索功能，對系統(tǒng)中的全宗進(jìn)行檢索操作，具體如圖：其二，全宗“應(yīng)用”操作，在系統(tǒng)存在多全宗的情況下，根據(jù)用戶實際使用情況，系統(tǒng)為避免用戶在進(jìn)行多全宗選擇操作時出現(xiàn)的誤操作，提供了根據(jù)應(yīng)用狀態(tài)而區(qū)分的方法，如圖：系統(tǒng)可提供用戶在被“應(yīng)用”全宗上選擇“應(yīng)用”操作打“√”的方式，幫助用戶查看全宗的應(yīng)用狀態(tài)為“應(yīng)用中”，或“未應(yīng)用”，從而清晰的了解正在進(jìn)行操作的全宗，避免出現(xiàn)誤操作，簡潔明了，同時，用戶也可對應(yīng)用中全宗選擇”查看”操作，如圖：3.2檔案錄入一則檔案信息資料在授權(quán)需求用戶查詢使用之前，必須首先經(jīng)檔案管理部門檔案錄入人員的錄入操作，進(jìn)入檔案庫之后，才能被查詢，因此，檔案錄入工作是整個檔案管理系統(tǒng)功能操作的前提，要賦予一則檔案信息被查詢利用，那么必須在檔案錄入時，為檔案信息添加相關(guān)的可供查詢的“關(guān)鍵字”，這些關(guān)鍵字包括：檔案提名，檔號、文件字號，密級、保管期限、份數(shù)、頁數(shù)、文種，實物存放位置、責(zé)任人、主辦部門、會辦部門、所屬部門、簽收人、主題詞、檔案類別、歸檔年度、歸檔日期等等。

如圖：檔案管理系統(tǒng)為本系統(tǒng)用。