秘密文件、資料保密管理制度秘密文件、資料保密管理制度為了加強國家秘密文件、資料的保密管理，確保國家秘密的安全，根據(jù)《中華人民共和國保守國家秘密法》及有關管理規(guī)定，制定本制度 （一）秘密文件、資料的制作 1、制作秘密文件、資料必須經(jīng)單位主管領導批準，并且在本單位內(nèi)部符合安全保密的地方進行，或者委托持有《秘密載體復制許可證》的定點印刷單位印制嚴禁將秘密文件、資料委托外國企業(yè)、外資企業(yè)和國內(nèi)無《秘密載體復制許可證》的企業(yè)制作 2、使用計算機制作秘密文件、資料的，該計算機不能與公共信息網(wǎng)絡聯(lián)接，并且須安裝視頻信息保護機，防止因電磁泄漏造成泄密 3、制作秘密文件、資料必須按《國家秘密及其密級具體范圍的規(guī)定》和保密期限以及密級標志的規(guī)定，履行定密程序，及時作出標志書面形式的國家秘密標志為 ★ ， ★ 前標密級， ★ 后標保密期限標志位置一般在文件資料封面（或首頁）左上角，地圖、圖紙、圖表在其標題之后或者下方 4、必須嚴格按照批準的數(shù)量制作，不得多制、私留制作過程中形成的中間材料及殘次品，如草稿、修改稿、簽發(fā)稿、清樣、或半成品、廢品等，凡需要保存的，要嚴格管理，不需要保存的按規(guī)定及時銷毀密碼電報原文不得印成文件下發(fā)。

（二）秘密文件、資料的收發(fā) 1、秘密文件、資料的收發(fā)應由保密員負責因特殊情況，保密員不在單位時，可由單位領導指定專人負責 2、秘密文件、資料的收發(fā)應采用保密部門統(tǒng)一印制的收（發(fā)）文登記簿進行登記，以規(guī)范管理登記的項目一般包括收（發(fā)）文時間、收（發(fā)）文單位、文件字號、文件標題、秘密等級、文件份數(shù)、收（發(fā)）文編號（即按年度編排順序號）等各項登記均應準確，無誤 3、收發(fā)秘密文件、資料，必須履行簽收手續(xù)，明確交接雙方的責任 接收秘密文件、資料的程序如下：（1）首先要檢查包裝是否完整，并將件數(shù)、發(fā)送編號、密級、收件單位與送件單位的《投遞回執(zhí)清單》進行認真對照，核實無誤后，在回執(zhí)清單上簽上姓名、日期和加蓋文件收發(fā)專用印章，證明已經(jīng)收到2）簽收后即打開包裝，檢查是否存在錯發(fā)或數(shù)量不對等現(xiàn)象如發(fā)現(xiàn)問題，要及時向發(fā)出單位查詢，防止漏失如無差錯，應隨即在收文登記簿上進行登記，并在文件、資料的首頁上方加蓋本單位的收（發(fā)）文印章，并填上收文編號和日期 對外發(fā)出秘密文件、資料，必須嚴格按照規(guī)定的范圍發(fā)放，不得擅自擴大范圍程序如下：（1）按照確定的發(fā)放范圍，在發(fā)文登記簿上按對應的欄目要求進行登記2）在文件、資料首頁上方蓋上單位的收（發(fā)）文印章，用號碼機打上發(fā)文編號。

3）在信封面左上方標志好秘密等級及發(fā)文編號，并準確書寫收件單位的地址和名稱4）核點數(shù)量并進行封裝如果在同一信封內(nèi)裝幾份或幾個不同內(nèi)容的秘密文件時，要在發(fā)文登記簿上記錄清楚，信封面上要標明其中的最高密級5）秘密文件發(fā)出前，要認真清點核對，確保收件單位、發(fā)文編號、密級準確6）由保密員按發(fā)放范圍發(fā)放 （三）秘密文件、資料的傳遞 1、秘密文件、資料，應當由專門的部門（如機要通信、機要交通部門）傳遞，如需要，可由單位保密員傳遞不得通過普通郵政郵寄或交給無關人員攜帶 2、傳遞秘密文件、資料，必須選擇安全的交通工具和交通路線，注意出發(fā)時間的保密，并采取相應的安全保密措施在傳遞途中不得辦理無關事宜 3、保密員領取和清退秘密文件、資料，必須直到受理該文件、資料的單位領到秘密文件、資料時，做到文件、資料不離身，返回單位途中不得辦理無關事宜，返回后要立即進行進行登記處理 4、向境外攜運秘密文件、資料，必須按照《關于禁止郵寄或非法攜運國家秘密文件、資料和其他物品出境的規(guī)定》辦理秘密文件、資料不準用明碼電報和普通傳真電報傳送密碼電報不得用明碼電報和普通傳真電報轉發(fā)，不得在報刊上轉載；嚴禁密電明復，明密混用 6、采用現(xiàn)代通信及計算機網(wǎng)絡等手段傳輸國家秘密文件、資料，應當遵守有關保密規(guī)定。

7、傳遞絕密級文件、資料，必須按下列規(guī)定辦理：（1）送往外地的，必須通過機要交通、或郵政機要通信遞送2）在本地傳遞的，必須由發(fā)件或收件單位派專人專車直接傳遞3）必須實行二人護送制 （四）秘密文件、資料的傳閱 1、傳閱秘密文件、資料應由保密員專人負責先由單位主管領導根據(jù)文件、資料的密級和制發(fā)機關、單位的要求，以及工作實際，確定知悉的范圍，然后由保密員負責傳閱；任何機關、單位和個人不得擅自擴大國家秘密的知悉范圍對絕密級的，保密員必須對接觸和知悉內(nèi)容的人員做出文字記錄，記錄內(nèi)容包括接觸人員姓名、文件編號、簽領時間、退回時間等 2、閱讀絕密級文件、資料必須在保密室或符合保密要求的閱文室進行閱讀其它密級的要在符合保密要求的其它辦公場所內(nèi)進行如因確工作需要在辦公場所以外閱讀和使用的，必須經(jīng)有關領導批準閱讀和使用時必須遵守有關保密規(guī)定，確保秘密文件、資料的安全 3、傳閱秘密文件、資料，應當辦理登記、簽收手續(xù)傳閱時必須采取直傳方式，不得由閱讀人之間自由傳閱，保密員要隨時掌握文件、資料的去向 4、閱讀人不得擅自留存、摘抄傳閱的秘密文件、資料傳達秘密文件、資料時，凡不準記錄、錄音、錄像的，傳達者應當事先申明。

（五）秘密文件、資料的復印 1、絕密級文件、資料原則上不得復印，如確因工作需要復印的，應當經(jīng)密級確定機關、單位或上級機關批準 2、復印制發(fā)機關、單位允許復制的機密、秘密級文件、資料，應當經(jīng)本機關的主管領導批準 3、密碼電報嚴禁復印 4、復印秘密文件、資料，不得改變其密級、保密期限和知悉范圍復印秘密文件、資料，應當履行審批、登記手續(xù)；復印件應當標明復印的機關、單位、份數(shù)和日期及編號，并視同原件一樣管理 6、匯編秘密文件、資料，要請示原制發(fā)單位，經(jīng)批準后方可匯編匯編時，不得改變原件的密級、保密期限和知悉范圍，并且要按照其中的最高密級和最長保密期限進行標志和管理 7、摘錄、引用國家秘密內(nèi)容形成的秘密文件、資料，應當按原件的密級、保密期限和知悉范圍進行管理 （六）秘密文件、資料的保存待添加的隱藏文字內(nèi)容3 1、秘密文件、資料必須采用保密部門監(jiān)制的電腦密碼文件柜存放，并單獨設置保密室，由保密員統(tǒng)一管理存放秘密文件、資料的場所，必須配備防盜鐵門、鐵窗 2、秘密文件、資料原則上要退回原制發(fā)的機關、單位特殊情況的，可咨詢保密部門清退辦法 3、保密員要定期核查、清退所經(jīng)管的秘密文件、資料除制發(fā)機關規(guī)定清退時間的須按時清退外，一般情況下，保密員每月要進行清點，每季度核查、清退一次，當年的秘密文件、資料必須在次年第一季度全部清退完畢。

如確需立卷歸檔或需延長使用時間的，應當向發(fā)文機關說明情況，并辦理有關手續(xù) 4、涉密人員、保密員離崗、離職前，應當按有關規(guī)定將所保存的秘密文件、資料進行清退，并辦理移交手續(xù)需要歸檔的秘密文件、資料，應當按照國家有關檔案法律規(guī)定歸檔 6、如果單位被撤銷或合并的，應當將秘密文件、資料移交給承擔其原職能的機關、單位或上級機關，并辦理好登記、簽收等移交手續(xù) 7、與會人員帶回的秘密文件、資料要及時交給保密員登記、保管保密員要主動跟蹤會議文件、資料的管理，防止有關文件、資料丟失 （七）秘密文件、資料的銷毀 1、除按規(guī)定需要存檔和清退外，當年無保存價值的秘密文件、資料，一般應當在下一年度銷毀 2、銷毀前，應先經(jīng)本機關主管領導審核批準，并履行清點、登記、注銷手續(xù)銷毀時，必須由保密員等兩人以上共同負責，任何個人不得擅自銷毀 銷毀秘密文件、資料，可采用如下方法：（1）數(shù)量少的，可使用國家保密部門監(jiān)制的高保密度文件粉碎機進行銷毀，切碎的紙屑不能大于2平方毫米；（2）數(shù)量多的，可以到保密部門指定的造紙廠銷毀，監(jiān)銷人員要嚴密監(jiān)護，待全部秘密文件、資料化成紙漿，并經(jīng)清理現(xiàn)場，檢查沒有疏漏后方可離去 3、絕密件和密碼電報必須在本單位進行銷毀。

4、任何單位和個人，嚴禁將秘密的和內(nèi)部的文件、資料出售給廢品收購店和個體廢品收購人員。