— 1 — “通知”“報(bào)告”“請(qǐng)示”“函” 寫(xiě)作要求及其注意事項(xiàng) （提綱） 一、通知的寫(xiě)作要求及其注意事項(xiàng) （一）適用范圍《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》（以下簡(jiǎn)稱《條例》）第二章第八條第八款規(guī)定，通知用于發(fā)布、傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)執(zhí)行和有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文 （二）主要特點(diǎn)一是適用范圍廣；二是使用頻率高三是專項(xiàng)性強(qiáng)；通知多是專項(xiàng)的 （三）類型通知種類較多，按其內(nèi)容和功能大體可分為指示性通知、批示性通知、周知性通知、部署性通知、一般性通知等 （四）通知的結(jié)構(gòu) 通知由標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、導(dǎo)語(yǔ)、正文、落款 1.標(biāo)題 2.主送機(jī)關(guān) 3.導(dǎo)語(yǔ) 4.正文 5．落款 （五）通知的寫(xiě)作 — 2 — 正文的內(nèi)容一般由三部分構(gòu)成，即“為什么”、“做什么”、“怎么做” （1）“為什么”即發(fā)文緣由，它是通知正文的開(kāi)頭，一般由通知的目的、意義、原因、依據(jù)等部分或全部?jī)?nèi)容構(gòu)成 （2）“做什么”是點(diǎn)明行文宗旨，一般在寫(xiě)完“為什么”以后,自然過(guò)渡,直接引出“做什么” （3）“怎么做”是通知正文的主體，應(yīng)寫(xiě)明告知或要求辦理、執(zhí)行的具體內(nèi)容怎么做”是通知最重要的組成部分，寫(xiě)好通知的難度也在于此。

（五）通知寫(xiě)作時(shí)注意以下事項(xiàng) 1.標(biāo)題要準(zhǔn)確簡(jiǎn)要概括行文內(nèi)容，準(zhǔn)確表達(dá)作者所要表達(dá)的行文意圖，不能產(chǎn)生歧義 2.通知的緣由要簡(jiǎn)潔，側(cè)重交代行文的依據(jù)、目的、意義，與此無(wú)關(guān)的不寫(xiě) 3.不能缺少“做什么”做什么”是任何通知的必備要素，其他要素可以缺少，而“做什么”是不可或缺的 4.通知中不能到處提要求一份通知所提出的要求，最好集中在一部分里，這部分內(nèi)容一般置于通知正文的最后 二、報(bào)告的寫(xiě)作要求及其注意事項(xiàng) （一）適應(yīng)范圍《條例》第二章第八條第十款規(guī)定，報(bào)告用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況、回復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢 — 3 — 問(wèn) （二）主要特點(diǎn)一是廣泛性，適用范圍廣泛二是陳述性，內(nèi)容以陳述為主三是單向性，下級(jí)機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)單向行文四是事后性，“事前請(qǐng)示、事后報(bào)告” （三）類型一是綜合報(bào)告：工作報(bào)告、情況報(bào)告、調(diào)研報(bào)告；二是專題報(bào)告：答復(fù)報(bào)告、會(huì)議報(bào)告、檢討報(bào)告、督查報(bào)告等 （四）報(bào)告的結(jié)構(gòu) 1.標(biāo)題 2.主送機(jī)關(guān) 3.正文 4.落款 （四）報(bào)告的寫(xiě)作 開(kāi)頭：依據(jù)什么，報(bào)告如下 正文主要是講什么事情，根據(jù)報(bào)告的類型不同有所區(qū)別： 總結(jié)工作報(bào)告：做了哪些工作；方法；進(jìn)度或程度，效果；經(jīng)驗(yàn)、體會(huì)等。

反映情況的報(bào)告：什么問(wèn)題；原因；后果；解決的方法途徑； 答復(fù)詢問(wèn)的報(bào)告：調(diào)查處理的結(jié)果；態(tài)度；意見(jiàn) 正文主體部分的寫(xiě)作以事例說(shuō)明為主： 一是“干貨”，做了之后，有具體收獲，可以用數(shù)字和 — 4 — 具體事實(shí)表述的東西；只唯實(shí)，不唯書(shū)、不唯上 二是“濕貨”，做了之后，還沒(méi)有可以體現(xiàn)出成果的事實(shí)，只有一些“體會(huì)”——認(rèn)識(shí)上的收獲（現(xiàn)實(shí)的和可能的如：某項(xiàng)教育——開(kāi)展黨的群眾路線教育實(shí)踐活動(dòng)，這種剛剛開(kāi)展的教育活動(dòng)的成果就是這種 “濕貨”） 三是“干貨”、“濕貨”都有，既有事實(shí)又有體會(huì) （五）寫(xiě)作時(shí)注意事項(xiàng) 1.詳細(xì)占有材料 平時(shí)留心單位的事情，尤其要注意收集留存各類文字材料； 2.理出事項(xiàng)和觀點(diǎn) 理出幾方面的主要事情或提煉出幾個(gè)主要觀點(diǎn)（看法）； 3.注意用事實(shí)說(shuō)話 事實(shí)說(shuō)明觀點(diǎn)，觀點(diǎn)統(tǒng)率材料 4.語(yǔ)言簡(jiǎn)潔生動(dòng) 注意引用群眾語(yǔ)言 5.典型事例與概括相結(jié)合 例如：機(jī)關(guān)注重效能建設(shè)，100%的同志都堅(jiān)持了上下班制度，沒(méi)有遲到、早退現(xiàn)象有三位同志住址離單位較遠(yuǎn)，每天這三位同志都是早早起床，倒三次車(chē)才能到單位 6.用辯證的、全面的、發(fā)展的眼光看待問(wèn)題 7.避免報(bào)告標(biāo)題出現(xiàn)疊床架屋、語(yǔ)義重復(fù)的毛病。

— 5 — 三、請(qǐng)示的寫(xiě)作要求及其注意事項(xiàng) （一）適用范圍《條例》第二章第八條第十一款規(guī)定，請(qǐng)示用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn) （二）主要特點(diǎn)： 一是內(nèi)容針對(duì)性、規(guī)定性遇到以下情況，都可行文請(qǐng)示：（1）對(duì)黨和國(guó)家的有關(guān)路線方針政策和法律法令不甚了解，有待上級(jí)明確批示的問(wèn)題；（2）工作中發(fā)生了重大問(wèn)題或原無(wú)有關(guān)規(guī)定，難以處理，希望上級(jí)機(jī)關(guān)給予指示的問(wèn)題；（3）工作中遇到困難，需要上級(jí)機(jī)關(guān)幫助解決的問(wèn)題；（4）困本地區(qū)、本系統(tǒng)、本單位情況特殊，難以執(zhí)行統(tǒng)一規(guī)定，需要變通處理請(qǐng)求批準(zhǔn)的問(wèn)題；（5）本機(jī)關(guān)職權(quán)范圍內(nèi)不能決定或決定不了有待上級(jí)機(jī)關(guān)批準(zhǔn)的問(wèn)題；（6）本機(jī)關(guān)、本單位意見(jiàn)分歧，無(wú)法統(tǒng)一，要求上級(jí)裁決的問(wèn)題；（7）建立機(jī)構(gòu)、增加編制等需要向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求批準(zhǔn)的問(wèn)題；（8）其他按上級(jí)有關(guān)規(guī)定應(yīng)當(dāng)請(qǐng)示求的問(wèn)題 二是逐級(jí)請(qǐng)示，不得越級(jí)行文，特殊情況需越級(jí)請(qǐng)示（如遇到重大突發(fā)事件：含自然災(zāi)害、事故災(zāi)難、公共衛(wèi)生事件、社會(huì)安全事件等），要抄送被越過(guò)的有隸屬關(guān)系的上級(jí)機(jī)關(guān) 三是單一性，一事一請(qǐng)示 四是呈批性，原則上主送一個(gè)主管的上級(jí)機(jī)關(guān)即有隸屬關(guān)系的直接上級(jí)機(jī)關(guān)，無(wú)論同意與否，上級(jí)機(jī)關(guān)都要給答復(fù)。

五是請(qǐng)示者和受理者必須是一級(jí)機(jī)關(guān)或組織，并具有隸 — 6 — 屬關(guān)系或業(yè)務(wù)指導(dǎo)關(guān)系 六是事前性，必須是事前請(qǐng)示，不能先斬后奏 （三）類型按請(qǐng)示的內(nèi)容性質(zhì)可分為請(qǐng)求指示性請(qǐng)示、請(qǐng)求批準(zhǔn)性請(qǐng)示、請(qǐng)求批轉(zhuǎn)性請(qǐng)示等 （四）請(qǐng)示的結(jié)構(gòu) 1.標(biāo)題 2.主送機(jī)關(guān) 3.正文 4.期復(fù)語(yǔ) 5.落款 （五）請(qǐng)示的寫(xiě)作 正文一般分為三個(gè)部分： 第一部分：緣由，即請(qǐng)示的理由，這是請(qǐng)示件寫(xiě)作的重點(diǎn)和關(guān)鍵，應(yīng)當(dāng)寫(xiě)得合情合理，充分周詳，以突出請(qǐng)示的必要性和迫切性 第二部分：事項(xiàng)，即請(qǐng)示的事項(xiàng)，事項(xiàng)要具體 第三部分：意見(jiàn)，即請(qǐng)示事項(xiàng)的解決辦法，意見(jiàn)要明確，切實(shí)可行，以增加獲準(zhǔn)的可能性 結(jié)束語(yǔ)：一般為“以上請(qǐng)示，妥否，請(qǐng)審批”；“以上請(qǐng)示如無(wú)不妥，請(qǐng)批復(fù)”；“專此請(qǐng)示，請(qǐng)研復(fù)” 寫(xiě)請(qǐng)示件時(shí)，有兩種情況影響請(qǐng)示的質(zhì)量： 一是對(duì)請(qǐng)示事項(xiàng)的理由即為什么要這么做說(shuō)不清楚，缺 — 7 — 乏必要的材料和依據(jù)，說(shuō)服力不夠，上級(jí)機(jī)關(guān)在研究時(shí)難以作出決斷，影響到及時(shí)批復(fù)； 二是對(duì)請(qǐng)示事項(xiàng)的解決辦法或措施不明確，或者不切實(shí)際，無(wú)可行性，上級(jí)機(jī)關(guān)無(wú)法做出同意或肯定的回復(fù)，也就是說(shuō)很難表態(tài) （六）請(qǐng)示寫(xiě)作時(shí)注意事項(xiàng) 1.把請(qǐng)示事項(xiàng)表述清楚，把理由說(shuō)透，不要模棱兩可、含糊不清。

2.引文要正確 3.有自己的觀點(diǎn)和意見(jiàn) 4.一事一請(qǐng)示 5.不多頭請(qǐng)示 6.按隸屬關(guān)系逐級(jí)請(qǐng)示，一般不要越級(jí)請(qǐng)示 7.請(qǐng)示和報(bào)告不能混用并用 8.請(qǐng)示件屬上行文，要標(biāo)注簽發(fā)人，以示負(fù)責(zé) 9.請(qǐng)示件在成文日期下一行，要標(biāo)準(zhǔn)“附注”，寫(xiě)上聯(lián)系人，聯(lián)系電話，用圓括號(hào)括入 10.避免請(qǐng)示標(biāo)題出現(xiàn)疊床架屋、語(yǔ)義重復(fù)的毛病 四、函的寫(xiě)作要求及其注意事項(xiàng) （一）適用范圍《條例》第二章第八條第十四款規(guī)定，函適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽、詢問(wèn)工作和答復(fù)問(wèn)題、請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng) — 8 — 從以上表述中可看出有三層意思：一是機(jī)關(guān)與機(jī)關(guān)之間商洽工作，二是機(jī)關(guān)與機(jī)關(guān)之間詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題，三是向無(wú)隸屬機(jī)關(guān)的有關(guān)主管部門(mén)請(qǐng)求批準(zhǔn) （二）主要特點(diǎn)一是廣泛性；二是靈活性；三是單一性 （三）類型按性質(zhì)、內(nèi)容可分為商洽函、問(wèn)答函、審批函、告知函、催辦函等 （四）函的結(jié)構(gòu) （1）標(biāo)題 （2）主送機(jī)關(guān) （3）正文 （4）落款 （五）函的寫(xiě)作 正文的寫(xiě)作包括緣由、事項(xiàng)、結(jié)束語(yǔ)三部分 緣由與事項(xiàng)的寫(xiě)作：一是有針對(duì)性地陳述緣由；二是緊承緣由點(diǎn)明致函事項(xiàng) 結(jié)束語(yǔ)可根據(jù)不同情況區(qū)別使用。

如果去函要求對(duì)方回復(fù)的，可用“以上意見(jiàn)，請(qǐng)于函復(fù)”；或“特此函達(dá)，請(qǐng)予研復(fù)”等 （六）函寫(xiě)作時(shí)注意事項(xiàng) 1.敘事清楚，說(shuō)理有節(jié) 2.用語(yǔ)平和，措詞得體 — 9 — 3.短小精悍，注意技法 4.不可將“函”遺忘 （七）“函”可代行有關(guān)職能 1.機(jī)關(guān)之間周知有關(guān)事項(xiàng)，可用“函”行文，代行“通知”之職能； 2.上級(jí)機(jī)關(guān)答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)來(lái)文，以“函”行文，代行“批復(fù)”之職能； 3.向不相隸屬的機(jī)關(guān)（主管部門(mén)）提出請(qǐng)求批準(zhǔn)有關(guān)事項(xiàng)，可用“函”行文，代行“請(qǐng)示”之職能。