1、目的：為規(guī)范采購作業(yè)流程，明確采購職責(zé)，提高采購計劃的準確性，通過對采購過程進行有效控制，確保產(chǎn)品的原（物）料、零件的品質(zhì)、價格、交期與數(shù)量能滿足本公司生產(chǎn)、出貨的要求，以最低的庫存保障生產(chǎn)的暢通，特制定此作業(yè)指導(dǎo)書2、范圍：長沙星沙包裝有限公司A類物資采購適用3、職責(zé)： 3.1采購部：負責(zé)物料的需求管理、訂單管理、計劃管理、進度追蹤、進/退貨安排、物料異常處理、單據(jù)核對、結(jié)報匯總 3.2業(yè)務(wù)部：負責(zé)客戶需求計劃提供，客戶需求信息變更管理，訂單管理，提供客戶產(chǎn)品的《生產(chǎn)配料表》，更新及完善《生產(chǎn)配料表》 3.3品保部：負責(zé)對原（物）料進貨品質(zhì)進行檢驗、監(jiān)控管理 3.4財務(wù)部：采購價格審核、財務(wù)付款作業(yè)，生產(chǎn)過程中物料使用狀況的監(jiān)控管理4、定義： PR：采購備料單,公司內(nèi)部使用PO：采購訂單，公司對外使用MRP：物料需求計劃5、作業(yè)內(nèi)容： 5.1 采購物資的分類： 依據(jù)《采購管理程序》分類參照執(zhí)行5.2．A類物資采購作業(yè)流程： 采購部依據(jù)業(yè)務(wù)部的《客戶訂單預(yù)測》、《上月銷售匯總》、《生產(chǎn)配料表》、供應(yīng)商《生產(chǎn)周期表》，結(jié)合《安全庫存表》等關(guān)聯(lián)信息制定《物料需求計劃》；采購人員依據(jù)《物料需求計劃》在月初給供應(yīng)商下達月度計劃訂購單，同時結(jié)合《每日用料動態(tài)分析》確認進貨量、并分多批次的安排進貨；編制《采購訂單》，以傳真的方式發(fā)送給供應(yīng)商進行確認；供應(yīng)商收到《采購訂單》后在規(guī)定4小時內(nèi)進行確認并回傳交期達成情況；采購根據(jù)供應(yīng)商回復(fù)之交貨日期分批次安排貨物提貨；協(xié)助原紙倉庫按照《倉庫管理程序》辦理貨物入庫手續(xù)。

5.3．業(yè)務(wù)部制定《客戶訂單預(yù)測》表5.3.1 包括信息有：客戶別、產(chǎn)品名稱、編號、需求數(shù)量、需求日期、未來預(yù)測計劃5.3.2《客戶訂單預(yù)測》表應(yīng)有固定的格式，分周別、月別等不同周期進行更新5.3.3《客戶訂單預(yù)測》表應(yīng)包括出貨的所有料號，如有變更隨時進行更新5.3.4 成本控制組匯總每日實際生產(chǎn)數(shù)量之?dāng)?shù)據(jù)統(tǒng)計、業(yè)務(wù)部對訂單需求預(yù)測進行匯總，對統(tǒng)計匯總的數(shù)據(jù)及時提供給采購人員進行物料備料及需求計劃的展開5.3.5 對臨時變動的需求信息應(yīng)及時、準確、書面通知相關(guān)人員進行物料、生產(chǎn)安排等確認，回復(fù)客戶準確的交期達成時間5.3.6 對本公司臨時異常（原紙不良、來料不良、機器故障、批量不良、人為疏忽、運輸延誤等）造成交期延誤不能達成客戶需求時，業(yè)務(wù)人員應(yīng)及時主動向客戶反映，并與客戶協(xié)商最佳補救出貨日期，同時要求我司各部門共同全力配合，保證客戶交期如期達成5.3.7 對客戶臨時增加的訂單（訂單預(yù)測計劃外的需求），業(yè)務(wù)需求填寫《緊急/臨時訂單備料單》，按照5.5.2條規(guī)定執(zhí)行5.4《物料需求計劃》的編制： 5.4.1 《物料需求計劃》的基本資料建立 5.4.1.1 根據(jù)《生產(chǎn)配料表》的信息，建立基本資料，包括生產(chǎn)客戶類別，出貨產(chǎn)品的編號，品名，規(guī)格，各種配料的型號、規(guī)格、單位用量等相關(guān)信息。

5.4.1.2. 根據(jù)《客戶訂單預(yù)測》的信息，建立需求信息資料，包括客戶別，出貨名稱，編號，品名，規(guī)格，各周需求量等相關(guān)信息 5.4.1.3 單位用量=(單個產(chǎn)品的面積×各種配料的克重g/m2)÷103，單個產(chǎn)品的面積=（產(chǎn)品的長度mm×產(chǎn)品的寬度mm）÷106 5.4.1.4 展開各種配料的需求用量計劃，即物料需求計劃（MRP）MRP的計算公式為：各種配料的需求量=各種出貨產(chǎn)品配料的單位用量×出貨需求量 5.4.1.5 下單量為采購人員給供應(yīng)商所下達的訂單計劃需求量下單量是采購人員在月初給供應(yīng)商進行下單量的預(yù)測計劃，實際交貨時可以要求供應(yīng)商分批交貨 5.4.1.6 下單量是以上月銷售出貨量、采購周期、安全庫存量等信息作參考，從而確定月采購下單量下單量為計劃預(yù)測的需求量，實際交貨需以采購訂單的交貨數(shù)量為準 5.4.1.7 在途量為正在運輸途中尚未到達我司倉庫的需求量 5.4.1.8 到貨量為已到我公司廠區(qū)，并按照相應(yīng)要求辦理入庫手續(xù)的到貨量每月各批次的到貨量加總即為每月采購人員月初下達給供應(yīng)商的計劃訂購量 5.4.1.9安全庫存量=結(jié)合前月的銷售狀況的每天的出貨平均值×（采購周期的天數(shù)+ 公司設(shè)置的標準安全庫存天數(shù)），安全庫存為采購人員下單的重要參考資料。

5.4.2 MRP的日常資料更新及維護 5.4.2.1 MRP需求信息的更新：業(yè)務(wù)部在更新需求信息時，采購人員應(yīng)及時更新關(guān)聯(lián)的配料需求信息，重算物料需求計劃，結(jié)合供應(yīng)商的采購周期、安全庫存、每日物料動態(tài)分析等信息，確認原紙的庫存是否能滿足需求對變更后的需求，物料狀況不能滿足時，采購人員應(yīng)該安排進貨，若下單量已完成時，采購人員應(yīng)結(jié)合供應(yīng)商的采購周期立即通知供應(yīng)商進行備料、生產(chǎn)安排若供應(yīng)商重新安排備料、生產(chǎn)進度無法達成我司廠內(nèi)生產(chǎn)要求時，按照5.7條執(zhí)行 5.4.2.2 物料需求計劃的需求信息實際發(fā)生后，每周一應(yīng)在《需求預(yù)測》文檔中對上周實際出貨需求欄中錄入實際出貨數(shù)量 5.4.2.3 物料需求計劃庫存信息的定期更新（每周一進行更新），更新時對庫存差異大的，采購人員應(yīng)該查明原因，并結(jié)合《每日用料動態(tài)分析》進行分析 5.4.2.4 到貨量采購人員應(yīng)根據(jù)實際到料的數(shù)量及時更新MRP中的到貨量，以保證實際到料的數(shù)據(jù)準確，確保MRP的計劃可執(zhí)行性 5.4.2.5 為平衡廠內(nèi)叉車運輸及庫位容量的壓力，采購人員必須對每天到貨量進行控制，在不影響廠內(nèi)正常生產(chǎn)用料需求的情況下，對當(dāng)周的交貨量應(yīng)采取平均分配到料，僻免集中到貨。

5.4.2.6為全面掌握物料的使用動向，采購人員必須對物料的動態(tài)過程全盤掌握，每天完善《每日用料動態(tài)分析》，對有出入庫異動的物料進行統(tǒng)計分析，對出庫量大且影響后續(xù)需求的物料，采購人員應(yīng)查明原因，召集相關(guān)部門商討，制定出相應(yīng)解決方案，可參照5.7條執(zhí)行對有需求計劃而實際未使用的物料，采購人員應(yīng)與業(yè)務(wù)人員確認是否需求取消或延期，并及時更新需求計劃，修改后續(xù)到料安排對因訂單取消或延期已造成的庫存屯積，參照《變（并）規(guī)作業(yè)指導(dǎo)》執(zhí)行 5. 5.需求信息的更新作業(yè) 5.5.1. 計劃內(nèi)需求信息更新作業(yè)： 計劃內(nèi)需求信息變更時，業(yè)務(wù)部應(yīng)根據(jù)實際變動情況，作出相應(yīng)標識，并以書面形式通知采購人員進行物料確認，同時按照5.4.2.1條執(zhí)行 5.5.2. 計劃外需求信息變更作業(yè)： 計劃外需求信息變更時，業(yè)務(wù)部應(yīng)填寫《緊急/臨時訂單備料單》經(jīng)部門主管簽核后交至采購部，由采購人員進行物料確認采購人員應(yīng)在2小時內(nèi)回復(fù)業(yè)務(wù)人員最終確認結(jié)果，結(jié)果包括：準確的原材料供給時間，執(zhí)行方案等信息，同時采購人員應(yīng)將臨時/緊急訂單尋入到《需求預(yù)測》文檔中的相對應(yīng)的實際需求欄中，并作相應(yīng)的標示。

更新MRP計劃后，調(diào)整后續(xù)的采購需求計劃5.6. 物料短缺處理 5.6.1 物料短缺的原因： 1. 采購部操作人員疏忽造成 2. 客戶臨時訂單增量過大 3. 業(yè)務(wù)部提供之預(yù)測計劃與實際出貨相差大 4. 供應(yīng)商自身因素（排產(chǎn)周期、設(shè)備故障、原料短缺、運輸公司問題等） 5.6.2 物料短缺的處理方式： 5.6.2.1 采購部人員疏忽原因造成的物料短缺采購人員在進行《每日物料動態(tài)分析》時發(fā)現(xiàn)因采購部人員疏忽造成物料短缺時，應(yīng)立即根據(jù)倉庫實際庫存狀況，確認異常造成的影響程度并尋求相應(yīng)的解決方案，開出《異常預(yù)警通知單》提前知會相關(guān)部門具體參照5.7條執(zhí)行， 5.6.2.2 客戶臨時訂單增量過大，業(yè)務(wù)計劃不準確等原因造成物料短缺，采購人員依據(jù)物料需求計劃確認物料狀況，對物料短缺現(xiàn)象發(fā)生時填寫《異常預(yù)警通知單》知會相關(guān)單位，并召集相關(guān)單位協(xié)調(diào)，制定解決方案，具體處理方案遵照5.7條執(zhí)行 5.6.2.3 對供應(yīng)商自身因素造成的物料短缺，采購人員開具《異常預(yù)警通知單》知會相關(guān)單位，采購人員立即要求供應(yīng)商提出解決方案，并召集其它相關(guān)部門協(xié)商制定解決方案，同時要求供應(yīng)商承擔(dān)相應(yīng)的損失賠償，具體處理方案遵照5.7條執(zhí)行。

5.7 物料短缺處理方案： 5.7.1 一般采購方案： 5.7.1.1 采購人員發(fā)現(xiàn)物料短缺時，應(yīng)立即與供應(yīng)商進行確認確認供應(yīng)商是否有未交完的訂購量，若無時則進一步與供應(yīng)商確認目前是否有我司特定規(guī)格的原紙庫存，是否可供我司使用；若無我司特定規(guī)格的原紙庫存時，可否立即安排生產(chǎn)進行補充；若無法安排生產(chǎn)時，可否有常規(guī)碼的原紙?zhí)娲?，若有常?guī)碼的原紙庫存可供我司使用時，則與供應(yīng)商協(xié)商提供常規(guī)碼原紙?zhí)娲宜咎囟ㄒ?guī)格原紙，同時參照《變（并）規(guī)作業(yè)指導(dǎo)》執(zhí)行合并規(guī)作業(yè) 5.7.1.2 若供應(yīng)商無法配合執(zhí)行時，采購人員應(yīng)根據(jù)目前倉庫的實際庫存狀況，確認是否有需消耗或可替代的原紙，采取替代、并規(guī)方式處理選用其他規(guī)格代替的原則：優(yōu)先使用呆滯物料，以消耗庫存為首選，高克重代替低克重、寬規(guī)格代替窄規(guī)格的原則，在不影響正常生產(chǎn)需求的情況下進行合、并規(guī)作業(yè)需要提前提出書面申請，經(jīng)相關(guān)主管批準認可后，將申請單發(fā)至相關(guān)部門遵照執(zhí)行，具體作業(yè)參照《變（并）規(guī)作業(yè)指導(dǎo)》執(zhí)行 5.7.2 緊急采購方案： 5.7.2.1 若一般采購方案均無法執(zhí)行時，即采取緊急采購方案緊急采購方案為非正常采購周期的采購模式，具體操作流程為：采購人員提出異常信息è經(jīng)采購經(jīng)理確認，一般方案可否執(zhí)行è確認不能執(zhí)行è報經(jīng)營副總、常務(wù)副總核準è由副總與供應(yīng)商高層進行協(xié)商è達成協(xié)議è供應(yīng)商緊急安排生產(chǎn)è供應(yīng)商出貨è滿足我廠生產(chǎn)需求。

5.7.2.2 緊急采購方案的采購周期一般2~3天左右可實現(xiàn)到貨，僅適應(yīng)于本地供應(yīng)商 5.7.2.3 緊急采購方案將影響供應(yīng)商的正常生產(chǎn)計劃除情況特殊外，不得采取緊急采購方案5.8 采購訂單（PO）的編制5.8.1．所有原（物）料的采購必須采用本公司的《采購單》，《采購單》一式三份，一份由采購存檔，一份由財務(wù)結(jié)算，一份由倉庫收貨及進度跟蹤5.8.2 采購人員根據(jù)業(yè)務(wù)部提供的預(yù)測計劃，結(jié)合公司安全庫存量、供應(yīng)商生產(chǎn)周期等信息，運用MRP計算出的需求量，定期（按月計劃）給供應(yīng)商提供需求預(yù)測計劃，以便供應(yīng)商能按照預(yù)測計劃安排生產(chǎn)及備料5.8.2 采購人員在確認供應(yīng)商能夠滿足本次采購交期時填寫《采購單》，并明確供應(yīng)商名稱、采購單號、產(chǎn)品型號、物料名稱、型號/規(guī)格/顏色/材質(zhì)、單位、訂購量、交貨時間、品質(zhì)要求等，若采購要求需附圖紙、檢驗標準、包裝要求、樣本或其它文件，應(yīng)在《采購單》上注明所附文件的識別方式 5.8.3．已下達的《采購單》如遇客戶訂單變更需修改或取消，必須在供應(yīng)商未正式生產(chǎn)前通知供應(yīng)商，否則供應(yīng)商有權(quán)不予接受修改內(nèi)容對供應(yīng)商已生生產(chǎn)的訂單，采購人員應(yīng)牽頭主導(dǎo)，協(xié)同相關(guān)單位共同商討其處理對策。

5.9 采購物料的交期控制 5.9.1．采購人員在《采購單》發(fā)出后要與供應(yīng)商聯(lián)系確認交期與數(shù)量并回傳確認函，急單采購人員要將約定交期回復(fù)需求部門，并建立《采購臺帳》，在采購各個階段以電話、傳真形式聯(lián)絡(luò)供應(yīng)商，跟催交期，如有異常不能按既定交期交貨時，應(yīng)以書面形式，注明“異常原因”及“預(yù)定交貨日期”，呈采購部經(jīng)理核示后轉(zhuǎn)送需求部門，依需求部門意見擬訂處理對策5.9.2．倉管人員應(yīng)根據(jù)《采購單》提供原（物）料到料的數(shù)量與質(zhì)量信息，提醒采購人員未按交期到貨的信息，以利及時處。