公司重要文件管理制度　　篇一：公司文件管理制度 　　公司文件管理制度 　　1 目的 　　為提高公司文件處理工作的效率和質(zhì)量，使之規(guī)范化、科學(xué)化、制度化，對公司的文件的體例格式、編制、編號、審批、發(fā)布、歸檔等文件管理的工作流程和作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)作出明確規(guī)定，實(shí)現(xiàn)公司文件管理的規(guī)范化、制度化、提高公司文件管理的有效性和適應(yīng)性結(jié)合公司實(shí)際工作情況，特制定本制度 　　2 適用范圍 　　適用于公司及各部門文件和外來文件的管理 　　3 職責(zé) 　　 公司總經(jīng)辦是公司文件管理的歸口部門，負(fù)責(zé)文件管理制度的制定、修訂的起草及本制度的宣貫、發(fā)放、廢止工作，并負(fù)責(zé)在全公司范圍內(nèi)對本制度執(zhí)行的指導(dǎo)及監(jiān)督 　　 總經(jīng)辦負(fù)責(zé)公司質(zhì)量管理體系、管理制度、行政性文件、法律法規(guī)文件、政府相關(guān)外來文件的收錄、發(fā)放、歸檔、廢止的管理 　　 各部門產(chǎn)生的內(nèi)部使用的文件有部門負(fù)責(zé)人或者指定人員負(fù)責(zé)文件的收錄、發(fā)放、歸檔、廢止的管理 　　 文件編制、審批、發(fā)布的權(quán)責(zé) 　　 總經(jīng)辦負(fù)責(zé)組織制定公司行政管理、人力資源管理及其他基礎(chǔ)性管理制度及行政性發(fā)文（通知、通告）等文件 　　 財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)制定公司財(cái)務(wù)管理制度文件 　　 客服部負(fù)責(zé)制定公司客服管理制度文件。

　　 生產(chǎn)部負(fù)責(zé)制定公司生產(chǎn)管理制度文件 　　 質(zhì)檢部負(fù)責(zé)組織制定公司質(zhì)量體系文件、產(chǎn)品認(rèn)證文件，并負(fù)責(zé)制定質(zhì)量管理制度、產(chǎn)品質(zhì)量檢驗(yàn)規(guī)程、檢驗(yàn)作業(yè)指導(dǎo)書等文件 　　 設(shè)計(jì)部負(fù)責(zé)制定公司公司技術(shù)管理規(guī)范、產(chǎn)品技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、產(chǎn)品設(shè)計(jì)開發(fā)輸出文件（設(shè)計(jì)圖樣、產(chǎn)品BOM、檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范測試）等文件 　　 工廠負(fù)責(zé)制定產(chǎn)品BOM、產(chǎn)品工藝文件、操作規(guī)程、生產(chǎn)作業(yè)指導(dǎo)書等文件（由打樣工廠負(fù)責(zé)） 　　 公司及各部門文件制定由部門負(fù)責(zé)人或指定人員編制，公司副總或部門負(fù)責(zé)人審核，總經(jīng)理批準(zhǔn) 　　 公司及各部門文件分發(fā)布前，應(yīng)向總經(jīng)辦提交電子/紙張文件審核備案，并獲得文件號 　　 質(zhì)量體系文件的編制、審核、批準(zhǔn)、發(fā)布，依《質(zhì)量手冊》和《文件控制程序》的規(guī)定執(zhí)行 　　4.定義 　　 文件：公司文件是在公司管理過程中形成的具有執(zhí)行效力和規(guī)范體式的文書，是公司各項(xiàng)工作開展和進(jìn)行相關(guān)活動(dòng)的重要依據(jù)和工具 　　 受控文件：需要對文件的分發(fā)、更改、回收進(jìn)行控制隨時(shí)保持最新有效版本的文件， 　　 非受控文件：不受更改/修訂的控制，其封面或正文頁面無“受控”標(biāo)識，文件更改/修訂后不必通知文件持有人。

　　 外來文件：指來源于公司之外的與公司各項(xiàng)工作開展和進(jìn)行相關(guān)活動(dòng)有關(guān)的文件法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)規(guī)范、客戶要求等） 　　5.工作程序 　　 文件的分類 　　 文件屬性分類 　　（1）質(zhì)量體系文件：質(zhì)量方針、質(zhì)量目標(biāo)、質(zhì)量手冊、質(zhì)量體系程序文件、質(zhì)量計(jì)劃及質(zhì)量體系運(yùn)行過程中形成的文件 　?。?）行政性文件：公司的公告、通知、通報(bào)、報(bào)告、申請、傳真等 　?。?）管理性文件：公司管理規(guī)章制度、工作流程、規(guī)范/規(guī)定等，如人力資源管理制度、行政管理制度、產(chǎn)品設(shè)計(jì)開發(fā)流程等 　?。?） 技術(shù)性文件：產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)、設(shè)計(jì)圖樣、工藝文件、操作規(guī)程、檢驗(yàn)規(guī)程等 　　（5） 外來文件：國家有關(guān)法律、法規(guī)、國家/行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、供應(yīng)商/客戶提供文件、設(shè)備文檔等 　　 文件階層分類 　　（1) 一階文件：公司章程、公司經(jīng)營規(guī)劃/計(jì)劃、質(zhì)量手冊 　　（2) 二階文件：公司經(jīng)營管理活動(dòng)開展所有過程控制的程序文件 　?。?) 三階文件：管理制度、規(guī)范/規(guī)定、設(shè)計(jì)文件、技術(shù)規(guī)程、作業(yè)指導(dǎo)書、外來文件等 　?。?) 四階文件：各記錄表單、報(bào)表等 　　 文件密級分類 　?。?） 絕密文件：直接涉及到公司經(jīng)營決策并影響公司權(quán)益的核心文件，如公司經(jīng)營方針、戰(zhàn)略與重大經(jīng)營舉措；公司內(nèi)部重大改革、重大研發(fā)項(xiàng)目資料；產(chǎn)品原理圖、總圖、源代碼及關(guān)鍵技術(shù)資料；公司財(cái)務(wù)總體狀況資料。

　?。?） 機(jī)密文件： 　　a、公司尚未付諸實(shí)施的中長期經(jīng)營規(guī)劃、經(jīng)營/產(chǎn)品項(xiàng)目、經(jīng)營決策及經(jīng)營能力配置 　　b、各階段的營銷政策及商務(wù)、服務(wù)策略 　　c、公司內(nèi)部掌握的合同書、協(xié)議書、意向書、招標(biāo)文件及可行性報(bào)告、重要會(huì)議記錄 　　d、公司財(cái)務(wù)預(yù)、決算報(bào)告及內(nèi)部經(jīng)營指標(biāo)、各類經(jīng)營情況分析 　　e、研發(fā)輸出的產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)、產(chǎn)品零部件圖紙、編譯后程序、技術(shù)論文、產(chǎn)品成本核算資料 　　f、公司計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)資料及所涉及公司經(jīng)營管理的重要資料 　　（3）秘密文件 　　a、 公司所掌握的尚未進(jìn)入市場或尚未公布的各類信息統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù) 　　b、 公司員工人事檔案、人員統(tǒng)計(jì)資料及統(tǒng)計(jì)報(bào)表、薪資標(biāo)準(zhǔn)、調(diào)薪計(jì)劃、工資/勞務(wù)收入等有關(guān)資料 　　c、 公司機(jī)構(gòu)設(shè)置和人員編制情況、尚未公開的人事安排、職務(wù)任免、人事考核、任用、調(diào)動(dòng)、獎(jiǎng)懲信息 　　d、 供應(yīng)商檔案、采購合同/價(jià)格協(xié)議、商務(wù)談判記錄等 　　e、 客戶檔案、銷售合同/價(jià)格協(xié)議、商品需求及報(bào)價(jià)信息、商務(wù)談判記錄 　　f、 產(chǎn)品材料明細(xì)表、技術(shù)規(guī)范、經(jīng)驗(yàn)規(guī)程、各類工藝文件 　　g、 各類印章（含印模）和重要證件 　?。?）無密級文件：公司公開發(fā)布的管理制度、工作流程、產(chǎn)品說明書、通知/通告、一般性決定和決議等。

　　 文件可以呈任何媒體形式，如文本、照片、硬盤貝和電子媒體等 　　 文件標(biāo)識與編號 　　 文件標(biāo)識 　?。?）受控的質(zhì)量體系、管理性文件，其封面和正文頁面均加蓋紅色“受控”文件專用印章（正本原稿除外），并標(biāo)明分發(fā)號 　?。?）正式發(fā)布的行政性文件，應(yīng)加蓋紅色公司或部門印章 　?。?）質(zhì)量體系文件、管理性文件發(fā)布時(shí)，應(yīng)在文件封面及正文頁腳處標(biāo)明版本/修訂狀態(tài)標(biāo)識版本狀態(tài)用A、B、C順延表示；修訂狀態(tài)用0、1、2、3順延表示 　?。?）技術(shù)類文件的受控標(biāo)識及版本/修訂狀態(tài)標(biāo)識，依《技術(shù)文件管理制度》的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行 　?。?）有保密要求的文件在文件封面和正文頁右上角加蓋“絕密”、“機(jī)密”或“秘密”標(biāo)識 　　（6）無紅色印章標(biāo)識的文件不得在公司內(nèi)作為正式的工作依據(jù)使用，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，予以沒收并按作廢文件的規(guī)定進(jìn)行處置 　?。?）失效或作廢文件需要留作參考時(shí)，文件持有人應(yīng)到原發(fā)文部門辦理作廢登記，并在文件上加蓋紅色“作廢”印章和藍(lán)色“參考”印章 　　 文件編號規(guī)則 　　篇二：公司文件資料歸檔管理制度 　　公司文件資料歸檔管理制度 　　為了更進(jìn)一步規(guī)范公司的文件資料管理, 完善公司文件資料的歸檔,實(shí) 　　現(xiàn)公司全方位規(guī)范化管理的需要,特制定本制度。

　　一、文件、資料的來源和范圍 　　文件、資料的來源有兩種：接收和發(fā)放 　　1、接受到文件時(shí)填寫《文件接收登記表》和《文件移交登記表》 　　2、發(fā)放的文件填寫《文件發(fā)放登記表》和《文件移交登記表》 　　文件、資料的來源范圍分為：公司內(nèi)部文件、總公司文件和外來文件 　　二、公司文件、資料歸檔的范圍和歸檔分類 　　本公司文件、資料應(yīng)歸檔分類和歸檔范圍如下: 　　1、行政類: 本公司對內(nèi)和對外已行文的規(guī)章制度、規(guī)定、決定、決議、通知、通報(bào)、請示、報(bào)告、批復(fù)、函件、會(huì)議紀(jì)要、公司各類證照 　　2、經(jīng)營業(yè)務(wù)類: 公司規(guī)劃、年度計(jì)劃、經(jīng)營情況、委托書、協(xié)議書、合同、項(xiàng)目方案等 　　3、人事類: 勞動(dòng)人事檔案、勞動(dòng)工資檔案等 　　4、政府類：政府下發(fā)至公司的各類文件 　　5、財(cái)務(wù)類: 各種財(cái)務(wù)票證、票據(jù),財(cái)務(wù)審計(jì)檔案,會(huì)計(jì)檔案,統(tǒng)計(jì)資料等 　　6、音像類: 公司具有保存價(jià)值的圖紙、軟件、照片、光碟、音像等 　　三、公司文件、資料歸檔的編制及編號 　　公司文件、資料的歸檔編制和編號應(yīng)遵循和符合: 統(tǒng)一歸類、清晰明了、輕重有別、“一案一號”、便利查閱和保管的原則遇有一案歸入多類者應(yīng)先確定其主要類別進(jìn)行編號。

　　1、本公司所有應(yīng)歸檔的文件、資料,一律為文件的來源、文件的范圍和部門頭一個(gè)字的漢語拼音首字母大寫合并來做編號之首如：公司辦公室的編號首為FNB;總公司財(cái)務(wù)部發(fā)來的文件編號為SZC;燃?xì)鈪f(xié)會(huì)人事部發(fā)來文件為SWR 　　2、公司文件、資料的歸檔分類按本制度第一條進(jìn)行分類,代碼為: 1行政 類; 2經(jīng)營業(yè)務(wù)類; 3人事關(guān)類; 4政府類；5財(cái)務(wù)類; 6音像類 　　3、公司文件、資料的歸檔編號按照入檔時(shí)間的先后,以年月日加十位進(jìn)行歸編 　　4、公司文件、資料的歸檔,應(yīng)根據(jù)文檔性質(zhì)的重要性和閱讀級別區(qū)分文檔的重要性和受保密度分為“一般級”“重要級”“機(jī)密級”以“A”代表一般級,“B” 代表重要級,“C” 代表機(jī)密級 　　“A”一般級文檔包含: 公開發(fā)布的公司經(jīng)營發(fā)展大綱、經(jīng)營戰(zhàn)略和經(jīng)營方針、各類通知和通告、任命、年度總結(jié)和領(lǐng)導(dǎo)講話、一般性會(huì)議紀(jì)錄等 　　“B”重要級文檔包含:公司重要會(huì)議紀(jì)要、重要經(jīng)營項(xiàng)目及決策、經(jīng)營合同、公司經(jīng)營情況、重要項(xiàng)目資料、項(xiàng)目合同協(xié)議等,人事檔案薪資性檔案、勞動(dòng)合同,技術(shù)資料,財(cái)務(wù)資料等 　　“C”機(jī)密級文檔: 內(nèi)控的公司經(jīng)營發(fā)展大綱、經(jīng)營戰(zhàn)略和經(jīng)營規(guī)劃、經(jīng)營項(xiàng)目及決策、戰(zhàn)略性的合作協(xié)議及其合同等。

　　5、綜上公司文件、資料歸檔的編制及編號為:文件的來源、文件的范圍和部門頭一個(gè)字的漢語拼音首字母大寫+類別+發(fā)布年月日+歸檔序號+（受密級） 　　例如: 將總公司辦公室公開發(fā)布的通知?dú)w檔為XX年5月3日第一份檔案，其編號為: JZB1XX050301(A) 　　四、檔案的保管、調(diào)閱與歸還 　　1、巳歸檔的公司文件、資料,由辦公室統(tǒng)一編號后形成《文件檔案》,并根據(jù)文檔的重要性和相關(guān)性交相應(yīng)部門的專管員保管 　　2、巳歸檔的公司文件、資料,由專管員負(fù)責(zé)填寫《文檔管理登記表》,并按指定專柜分類進(jìn)行存放和保管并注意防霉、防濕、防火、防蟲蛀、防丟失 　　3、公司檔案必須依照職務(wù)級別進(jìn)行調(diào)閱調(diào)閱時(shí)須填寫《文檔調(diào)閱申請表》一般級公司文檔,須填寫《文檔調(diào)閱申請表》方可調(diào)閱重要級以上文檔,須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可調(diào)閱機(jī)密級公司文檔, 須經(jīng)公司經(jīng)理批準(zhǔn)后方可調(diào)閱 　　4、公司文件、資料檔案跨公司調(diào)閱, 須經(jīng)公司經(jīng)理批準(zhǔn)后方可調(diào)閱,并僅限于文檔的查閱 ，不得復(fù)制或帶走 　　5、檔案歸還時(shí)間為《文檔調(diào)閱申請表》上填寫的時(shí)間內(nèi)，歸還時(shí)必須填 　　寫《文檔歸還登記表》 　　五、歸檔保存期限 　　1、永久保存: 本公司章程、公司各類證照、各級批文、印鑒、規(guī)章制度、不動(dòng)產(chǎn)所有憑證、債權(quán)債務(wù)憑證。

公司規(guī)劃、年度計(jì)劃、年度經(jīng)營總結(jié)、技術(shù)資料、長期項(xiàng)目合同、年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)表、年度統(tǒng)計(jì)報(bào)表勞動(dòng)人事檔案及資料、其它核定須永久保存的文檔 　　2、五年保存: 根據(jù)需要須保存的文檔財(cái)務(wù)審計(jì)檔案,會(huì)計(jì)檔案,統(tǒng)計(jì)資料各種財(cái)務(wù)票證、票據(jù)等按國家相關(guān)規(guī)定執(zhí)行 　　3、三年保存:期滿或巳解除的合同協(xié)議、完結(jié)后的項(xiàng)目方案、其它經(jīng)核定須三年保存的文檔 　　4、一年保存:部門工作計(jì)劃及其工作總結(jié)、完結(jié)后的部門請示報(bào)告、經(jīng)核定己完結(jié)且無必要保存的文檔 　　六、檔案的銷毀 　　1、原則上,應(yīng)每年定期將超過保存期且無保保存價(jià)值的文檔進(jìn)行清理并銷毀 　　2、待銷毀的文檔由專管員填報(bào)《文檔銷毀申請表》,并經(jīng)相應(yīng)批準(zhǔn)人批準(zhǔn)后,方可進(jìn)行銷毀重要級以上文檔,須部門主管批準(zhǔn)后方可銷毀機(jī)密級公司文檔, 須經(jīng)公司經(jīng)理批準(zhǔn)后方可銷毀 　　3、銷毀文檔須由兩人以上共同完成,并填寫《文檔銷毀登記表》 　　七、附表的管理 。