xx物業(yè)管理有限公司文件xx物綜〔2017〕46 號關(guān)于印發(fā)《xx物業(yè)管理有限公司文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》的通知物業(yè)公司所屬各單位：為加強xx物業(yè)管理有限公司文件材料歸檔工作，便于物業(yè)公司所屬各單位正確界定文件材料歸檔范圍，準確劃分檔案保管期限，結(jié)合物業(yè)公司檔案管理工作實際，制定了《中鐵建（北京）物業(yè)管理有限公司文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》，已經(jīng)物業(yè)公司2017年第5次黨委會審議通過，現(xiàn)予以印發(fā)，請各單位認真學習，參照執(zhí)行中鐵建（北京）物業(yè)管理有限公司2017年11月14日xx物業(yè)管理有限公司文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定第一條為加強xx物業(yè)管理有限公司（以下簡稱：物業(yè)公司）文件材料歸檔工作，便于物業(yè)公司正確界定文件材料歸檔范圍，準確劃分檔案保管期限，使所保存的檔案既能全面反映企業(yè)主要職能活動情況，維護其歷史真實面貌，又便于保管和利用，根據(jù)《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》（國家檔案局第 10 號令）、《中國鐵建房地產(chǎn)集團有限公司文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》（地辦〔xx〕125 號）精神，結(jié)合物業(yè)公司檔案工作實際，制定《xx物業(yè)管理有限公司文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》。

第二條 本規(guī)定中的文件材料是指xx物業(yè)管理有限公司在從事職能活動中形成的具有保存價值的各種門類和載體的歷史記錄第三條所屬各單位檔案負責部門依照企業(yè)資產(chǎn)關(guān)系分別負責對所屬各單位文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表編制及歸檔工作進行業(yè)務(wù)指導和監(jiān)督第四條企業(yè)文件材料歸檔范圍：(一）反映物業(yè)公司在科技研發(fā)、施工生產(chǎn)、經(jīng)營管理、物業(yè)服務(wù)、物業(yè)管理等各項活動和基本歷史面貌的，對物業(yè)公司各項活動、現(xiàn)行工作、歷史查考和國家建設(shè)、社會發(fā)展具有利用價值的文件材料；（二） 物業(yè)公司在各項活動中形成的對維護國家、企業(yè)和職工權(quán)益方面具有憑證作用的文件材料；（三） 物業(yè)公司制定的發(fā)展規(guī)劃、戰(zhàn)略決策、重大改革、年度計劃與工作總結(jié)等文件材料，以及制發(fā)的企業(yè)內(nèi)部管理規(guī)定、制度、辦法等法規(guī)性文件材料；(四） 物業(yè)公司需要貫徹執(zhí)行的上級機關(guān)和相關(guān)單位的文件材料；非隸屬關(guān)系單位發(fā)來的需要執(zhí)行或查考的文件材料；社會中介機構(gòu)出具的與物業(yè)公司有關(guān)的文件材料；所屬和控股企業(yè)報送的重要文件材料；(五） 有關(guān)法律法規(guī)規(guī)定應(yīng)歸檔保存的文件材料和其他對物業(yè)公司各項活動具有查考價值的文件材料第五條企業(yè)文件材料不歸檔范圍：(一） 有關(guān)物業(yè)公司和上級主管單位制發(fā)的普發(fā)性的不需要物業(yè)公司辦理的文件材料，任免、獎懲非物業(yè)公司工作人員的文件材料，供工作參考的抄件等；(二） 物業(yè)公司文件材料中的重份文件，無查考利用價值的事務(wù)性、臨時性文件，未經(jīng)會議討論、未經(jīng)領(lǐng)導審閱和簽發(fā)的文件，一般性文件的歷次修改稿、各次校對稿，無特殊保存價值的信封，不需辦理的一般性人民來信、電話記錄，企業(yè)內(nèi)部互相抄送的文件材料，物業(yè)公司負責人兼任外單位職務(wù)形成的與物業(yè)公司無關(guān)的文件材料，有關(guān)工作參考的文件材料；(三） 非隸屬關(guān)系單位發(fā)來的不需要貫徹執(zhí)行和無參考價值的文件材料；(四） 所屬和控股企業(yè)報送的供參閱的一般性簡報、情況反映，其他社會組織抄送不需物業(yè)公司辦理的文件材料；(五） 其他不需歸檔的文件材料。

第六條凡屬物業(yè)公司歸檔范圍內(nèi)的文件材料，必須按照有關(guān)規(guī)定定期向物業(yè)公司檔案部門移交歸檔，實行集中統(tǒng)一管理任何部門或個人，不得以任何理由據(jù)為己有或拒絕歸檔第七條企業(yè)檔案保管期限定為永久、定期兩種定期一般分為 30 年和 10 年第八條永久保管的企業(yè)管理類檔案主要包括：（一）物業(yè)公司黨委會、總經(jīng)理辦公會、變更以及履行職責、維護權(quán)益、人事任免過程中形成的文件材料；(二） 物業(yè)公司制定的發(fā)展規(guī)劃、戰(zhàn)略決策、重大改革、年度計劃與工作總結(jié)等文件材料，以及制發(fā)的企業(yè)內(nèi)部管理規(guī)定、制度、辦法等法規(guī)性文件材料；(三） 物業(yè)公司召開的各類重要會議、舉辦的重大活動形成的主要文件材料；(四） 物業(yè)公司關(guān)于重要問題向有關(guān)機關(guān)或上級主管單位的請示、報告、報表及其批示、批復、復函，有關(guān)物業(yè)公司或上級主管單位制發(fā)的需物業(yè)公司辦理的重要文件材料，行業(yè)協(xié)會、中介機構(gòu)等對物業(yè)公司做出的重要決定及出具的審計、公證、裁定等重要文件材料，物業(yè)公司與其他組織或個人形成的重要合同、協(xié)議及補充協(xié)議等文件材料；(五） 物業(yè)公司機構(gòu)演變（包括企業(yè)設(shè)立、合并、分立、改制、上市、解散、破產(chǎn)或其他變動）中形成的文件材料,人力資源管理及涉及職工權(quán)益維護的重要文件材料；(六） 物業(yè)公司資產(chǎn)和產(chǎn)權(quán)登記、評估與證明文件材料，資產(chǎn)和產(chǎn)權(quán)轉(zhuǎn)讓、買賣、抵押、租賃、許可、變更、保護等憑證性文件材料，對外投資文件材料，物業(yè)公司資本金核算、確認、劃轉(zhuǎn)、變更等文件材料，企業(yè)融資文件材料，以及簽訂的重要合同、協(xié)議等憑證性文件材料；(七） 物業(yè)公司在施工生產(chǎn)、經(jīng)營管理、安全質(zhì)量管理、行政管理、產(chǎn)品（技術(shù)）研發(fā)、基本建設(shè)、物業(yè)服務(wù)、物業(yè)管理等項管理職能活動中形成的重要文件材料；(八） 物業(yè)公司黨群工作、精神文明建設(shè)和企業(yè)文化建設(shè)形成的重要文件材料，新聞媒體對物業(yè)公司重要活動、重大事件、典型人物的宣傳報道；(九） 有關(guān)機關(guān)和上級主管單位制發(fā)的屬于物業(yè)公司主管業(yè)務(wù)的文件材料，物業(yè)公司代上級機關(guān)級機關(guān)起草的有關(guān)標準、規(guī)范、文件材料，以及有關(guān)機關(guān)、上級主管單位表彰、獎勵、處罰涉及物業(yè)公司或員工的重要文件材料；(十） 黨和國家領(lǐng)導人、有關(guān)機關(guān)和上級主管單位領(lǐng)導、社會知名人士等重要來賓到物業(yè)公司檢查、視察、調(diào)研、參觀時的講話、題詞、批示、錄音、錄像、照片及物業(yè)公司工作匯報等重要文件材料，物業(yè)公司參與國家和社會重大活動形成的重要文件材料，物業(yè)公司職工參加省級以上黨、團、工會、人大、政協(xié)等代表大會形成的重要文件材料；(十一） 物業(yè)公司直屬、所屬、控股、參股、境外企業(yè)和機構(gòu)報送的關(guān)于重要問題的報告、請示和批復等文件材料；(十二） 物業(yè)公司在外事、對外交往活動中形成的重要文件材料；(十三） 物業(yè)公司造成重大經(jīng)濟損失和國際國內(nèi)影響的重大安全質(zhì)量事故的文件材料；(十四） 物業(yè)公司編輯出版的志書、簡史、年鑒、史料等重要編輯出版物。

第九條定期保管的企業(yè)管理類檔案主要包括：(一） 物業(yè)公司資本金管理、資產(chǎn)管理及涉及職工權(quán)益的一般性文件材料；(二） 物業(yè)公司部門工作或?qū)ｍ椆ぷ饕?guī)劃、計劃、工作報告、總結(jié)，以及半年、季度、月份計劃、總結(jié)、統(tǒng)計報表等文件材料；(三） 物業(yè)公司施工生產(chǎn)、經(jīng)營管理、安全質(zhì)量、產(chǎn)品（技術(shù)）研發(fā)、物業(yè)服務(wù)、行政管理、物業(yè)管理等一般性文件材料； (四）物業(yè)公司黨群工作、精神文明建設(shè)和企業(yè)文化建設(shè)等一般性文件材料；(五） 物業(yè)公司召開會議、舉辦活動形成的一般性文件材料，發(fā)布的一般性公告，以及物業(yè)公司與其他企業(yè)聯(lián)合召開會議、舉辦活動形成的一般性文件材料；(六） 物業(yè)公司關(guān)于一般性問題向有關(guān)機關(guān)或上級主管單位的請示、報告、報表及有關(guān)機關(guān)或上級主管單位的批示、批復、復函，有關(guān)機關(guān)或上級主管單位、中介機構(gòu)、行業(yè)協(xié)會等制發(fā)的需要物業(yè)公司貫徹執(zhí)行的一般性文件材料和對物業(yè)公司出具的一般性證明文件，物業(yè)公司與其他單位或個人形成的一般性合同、協(xié)議等文件材料；(七） 物業(yè)公司直屬、所屬、控股、參股和機構(gòu)報送的一般性問題的請示、報告、來函及物業(yè)公司的批復、復函等文件材料；(八） 物業(yè)公司參與國家或社會活動形成的一般性文件材料，物業(yè)公司職工參加省以上黨、團、工會、人大、政協(xié)等代表大會形成的一般性文件材料，物業(yè)公司接待重要來賓的工作計劃、方案等一般性文件材料；(九） 有關(guān)機關(guān)或上級主管單位制發(fā)的屬于物業(yè)公司主管業(yè)務(wù)的一般性文件材料；(十） 上級機關(guān)或同級單位制發(fā)的非物業(yè)公司主管業(yè)務(wù)但要貫徹執(zhí)行的文件材料；(十一） 不相隸屬單位或同級企業(yè)關(guān)于一般業(yè)務(wù)問題的來函及物業(yè)公司的復函等文件材料；(十二） 下級企業(yè)報送的年度或年度以上的規(guī)劃、計劃、總結(jié)、統(tǒng)計、重要專題報告等文件材料；(十三） 物業(yè)公司編輯出版的報紙、書籍，編印的內(nèi)部刊物、信息資料及其他文件材料。

第十條物業(yè)公司形成的人事、科技、會計、聲像、實物檔案及其他專門檔案的歸檔范圍和保管期限，仍按國家有關(guān)檔案管理規(guī)定執(zhí)行第十一條對歸檔范圍內(nèi)的電子文件元數(shù)據(jù)要隨紙質(zhì)檔案一并歸檔；歸檔的紙質(zhì)文件材料中，如有重要修改意見或批示的修改稿及有文件發(fā)文稿紙和文件處理單的，應(yīng)與文件正本、定稿一并歸檔；對于無相應(yīng)紙質(zhì)或確實無法輸出成紙質(zhì)的電子文件應(yīng)納入歸檔范圍并劃分保管期限第十二條物業(yè)公司與其他企業(yè)（單位）聯(lián)合召開會議、聯(lián)合研制產(chǎn)品、聯(lián)合研發(fā)項目、聯(lián)合舉辦活動、聯(lián)合行文等所形成的文件材料，原件由主辦企業(yè)歸檔，其他企業(yè)歸檔相應(yīng)的副本或復制件第十三條本規(guī)定若適用于所屬各單位檔案范圍，各單位檔案歸檔參照本規(guī)定執(zhí)行若各單位檔案歸檔內(nèi)容本規(guī)定未涉及，各單位結(jié)合本單位檔案工作實際，可制定本單位文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表，需報物業(yè)公司備案各單位檔案業(yè)務(wù)部門應(yīng)按隸屬關(guān)系負責指導所屬單位編制的文件材料歸檔范圍和檔案— 1 —保管期限表第十四條各單位資本結(jié)構(gòu)或主營業(yè)務(wù)發(fā)生較大變化時，應(yīng)及時修訂和完善文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表第十五條各單位在編制本單位文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定時，應(yīng)全面分析和鑒別文件材料的現(xiàn)實作用和歷史價值，統(tǒng)籌考慮紙質(zhì)文件材料與其它載體文件材料的管理要求，準確界定文件材料的歸檔范圍和劃分檔案保管期限。

第十六條物業(yè)公司在中華人民共和國境外經(jīng)營的企業(yè)，由該企業(yè)參照本規(guī)定提出實施要求第十七條本規(guī)定適用于物業(yè)公司所屬各單位附件：xx物業(yè)管理有限公司文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表（按職能）xx物業(yè)管理有限公司文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表（按職能）序號歸 檔 范 圍保管期限1會議文件1.1物業(yè)公司召開的黨委會、總經(jīng)理辦公室會會議文件材料1.1.1請示、批復、通知、議程、名單、簽到表、報告、領(lǐng)導人講話、議案、表決表、決議、選舉結(jié)果、會議記錄、紀要等文件材料永久1.1.2討論未獲通過的文件10年1.2物業(yè)公司召開的黨代會、職代會、工作會及工會、共青團、紀律檢查委員會會議及其他大型會議的文件材料1.2.1請示、批復、通知、議程、名單、報告、領(lǐng)導人講話、選舉結(jié)果、決議、決定、會議記錄、紀要、重要簡報等文件材料永久1.2.2典型材料、發(fā)言材料、交流材料，重要的賀信、賀電30年1.2.3會議一般簡報、快報，會議服務(wù)機構(gòu)的計劃、總結(jié)等文件材料10年1.3黨委會、總經(jīng)理辦公會及紀委、工會、團委會會議記錄、紀要等文件材料永久1.4.職能部門召開的業(yè)務(wù)工作會議、專題會議的文件材料1.4.1請示、批復、通知、議程、名單、報告、講話、總結(jié)、決定、紀要及其他材料永久1.4.2典型材料、發(fā)言材料、交流材料、簡報、會議未通過的材料10年1.5物業(yè)公司或職能部門召開的現(xiàn)場會、視頻會、電話會、小型專業(yè)座談（研討）會文件材料1.5.1召開會議的議程、報告、講話、通報、決定等文件材料30年1.5.2會議形成的一般文件材料10年1.6物業(yè)公司承辦的大型展覽會、論壇、學術(shù)會議的文件材料1.6.1申辦或籌辦組委會的請示、批復及組委會組建文件材料，會議安排、議程、名單、主報告、輔助報告，賀辭、題詞、講話，會徽設(shè)計、簡報、新聞報道永久1.6.2委員會、分會會議、學術(shù)會議的討論記錄，會議代表登記表、接待計劃安排，代表發(fā)言、經(jīng)驗交流30年1.7參加上級主管機關(guān)召開會議帶回的文件材料1.7.1直接針對物業(yè)公司主要業(yè)務(wù)需長期貫徹執(zhí)。