檔案專業(yè)實務(wù)（中級）第一部分 公文管理基本要求：了解：公文的作用，公文撰寫的步驟，文書工作的作用，文書立卷的要求熟悉：公文的概念和特點，文件、文書、公文之間的關(guān)系，公文的分類，公文各種稿本的名稱和作用，公文撰寫的要求，文書工作的內(nèi)容和性質(zhì)，文書工作的組織形式，文書工作的基本原則，文書立卷的定義，文書立卷的組織機構(gòu)，文書立卷的組織形式，平時歸卷和年終調(diào)整定卷掌握：通用公文文種及適用范圍，公文的格式，行文規(guī)則，發(fā)文處理程序和要求，收文辦理程序和要求，辦畢文書的處理程序和要求，常用公文的擬寫和修改（通知、通報、函、請示、批復(fù)、報告、決定、會議紀(jì)要、會議記錄、簡報），案卷的組織和整理方法，歸檔制度文書辦理程序和要求一、公文概述（一）公文的概念、特點和分類1.公文的概念和特點（熟悉）公文是公務(wù)文書的簡稱，它是黨政機關(guān)、企事業(yè)單位、法定團體等組織在公務(wù)活動中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的書面材料權(quán)威性：首先，由法定的作者制成和發(fā)布；其次，無論是事實、數(shù)字還是各種意見、結(jié)論，一旦進入正式公文，就不能任意更改、解釋、否定第三，公文是機關(guān)、團體、組織的喉舌、意圖，是其開展工作的依據(jù)規(guī)范性：公文的撰寫和處理，從起草到成文，到收發(fā)、傳遞、分辦、立卷、歸檔、銷毀等等，都有一套規(guī)范化的制度。

另外，公文具有特定的體式其文體、結(jié)構(gòu)、用紙的尺寸、文件標(biāo)記都有統(tǒng)一的規(guī)定工具性：公文是機關(guān)、團體、組織在公務(wù)管理過程中最經(jīng)常、最大量使用的一種工具公務(wù)管理的方法很多，而最科學(xué)最正規(guī)的方法是利用公文2.文件、文書、公文之間的關(guān)系（熟悉）文件、文書、公文三者在內(nèi)涵上沒有本質(zhì)的區(qū)別，都是人類社會實踐活動中為處理某種事務(wù)的需要而直接形成的信息記錄但是，三者在外延上有一定的區(qū)分，按從大到小的順序排列應(yīng)該是：廣義文件>文書>公文>狹義文件此外，文書、公文、文件概念的形成還源于歷史和習(xí)慣兩個因素3.公文的作用（了解）行為規(guī)范作用、書面領(lǐng)導(dǎo)與指導(dǎo)作用、聯(lián)系與處理公務(wù)作用、宣傳教育作用、憑證依據(jù)作用需要說明的是，公文的上述具體作用并不是孤立的，而是相互依存、彼此聯(lián)系的一般情況下，一篇公文往往同時具有幾個方面的作用，從不同方面顯示出公文的基本功能4.公文的分類（熟悉）（1）按公文來源分類：收文、發(fā)文、內(nèi)部文件；（2）按公文行文方向分類：上行文、平行文和下行文；（3）按公文涉密程度的角度分類：絕密、機密、秘密、內(nèi)部、限國內(nèi)公開和對外公開六個等級；（4）按公文的辦理時限分類：特急件、急件、平件；（5）按公文的內(nèi)容性質(zhì)分類：規(guī)范類文書、領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)類文書、報請類文書、知照類文書、契約類文書、會議文書等；（6）按公文稿本分類：草稿、定稿、正本（試行本、暫行本、修訂本）、副本（存本、復(fù)制本、復(fù)本）、不同文字的稿本；（7）按公文的載體分類：紙質(zhì)文書、感光介質(zhì)文件、磁介質(zhì)文件和電子文件等；（8）按公文的應(yīng)用領(lǐng)域分類：正式通用公文、內(nèi)部通用公文和專用公文。

二）通用公文文種及適用范圍1.規(guī)范類文書：條例、規(guī)定、辦法、細(xì)則、章程的用途（掌握）條例，用于某一方面的工作比較全面、系統(tǒng)的規(guī)定；規(guī)定，用于對于某一方面的工作作比較具體的規(guī)定；辦法，用于對于某項工作作具體的規(guī)定；細(xì)則，是為使下級機關(guān)或人員更好地貫徹執(zhí)行某一法令、條例和規(guī)定，結(jié)合實際情況，對其所做的詳細(xì)的、具體的的解釋和補充；章程，是組織、社團經(jīng)特定的程序制定的關(guān)于組織規(guī)程和辦事規(guī)則的法規(guī)文書，是一種根本性的規(guī)章制度2.《國家行政機關(guān)公文處理辦法》（國發(fā)[2000]23號）中規(guī)定的下列公文文種的名稱與用途：（掌握）命令（令）：適用于依照有關(guān)法律公布行政法規(guī)和規(guī)章;宣布施行重大強制性行政措施;嘉獎有關(guān)單位及人員決定：適用于對重要事項或者重大行動做出安排,獎懲有關(guān)單位及人員,變更或者撤銷下級機關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項公告：適用于向國內(nèi)外宣布重要事項或者法定事項通告：適用于公布社會各有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項通知：適用于批轉(zhuǎn)下級機關(guān)的公文,轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公文,傳達(dá)要求下級機關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項,任免人員通報：適用于表彰先進,批評錯誤,傳達(dá)重要精神或者情況議案：適用于各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或人民代表大會常務(wù)委員會提請審議事項。

報告：適用于向上級機關(guān)匯報工作,反映情況,答復(fù)上級機關(guān)的詢問請示：適用于向上級機關(guān)請求指示、批準(zhǔn)批復(fù)：適用于答復(fù)下級機關(guān)的請示事項意見：適用于對重要問題提出見解和處理辦法函：適用于不相隸屬機關(guān)之間商洽工作,詢問和答復(fù)問題,請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項會議紀(jì)要：適用于記載、傳達(dá)會議情況和議定事項3.公文文種的選用規(guī)則（掌握）根據(jù)發(fā)文目的選用文種；根據(jù)行文關(guān)系選用文種；根據(jù)發(fā)文權(quán)限選用文種；根據(jù)國家的統(tǒng)一規(guī)定選用文種（三）公文的格式和稿本1.公文的格式（掌握）公文格式要素和標(biāo)識規(guī)范按照國家標(biāo)準(zhǔn)2.公文各種稿本的名稱和作用（熟悉）草稿：是文書撰擬過程中最初的非正式、無執(zhí)行效力的原始文稿，供機關(guān)內(nèi)部對公文討論、修改、審批、征求意見之用定稿：又稱原稿、底稿，是經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人審閱簽發(fā)或經(jīng)會議討論通過的最后完成稿，是繕印正本的依據(jù)正本：根據(jù)定稿繕印的、供受文者使用的具有法定效用的正式文本副本：指再現(xiàn)公文正本內(nèi)容及全部或部分外形特征的復(fù)份或復(fù)制本，代替正本或定稿供制作、抄送、傳閱、參考和存檔之用不同文字的稿本：指同一份文書根據(jù)需要而采用兩種或兩種以上語言文字的文稿和文本二、公文撰寫的要求和步驟1.公文撰寫的要求（熟悉）：內(nèi)容要求準(zhǔn)確無誤講求實效，語言要求嚴(yán)謹(jǐn)周密、簡明精練、莊重得體，頁面要求用紙規(guī)整劃一、字跡清晰規(guī)范、標(biāo)點符號正確、排版格式統(tǒng)一、行（字）距適中、字（體）號適宜。

2.公文撰寫的步驟（了解）：明確要求，確定文種，撰寫提綱，選擇材料，草擬文稿，修改潤色3.常用公文的擬寫和修改（通知、通報、函、請示、批復(fù)、報告、決定、會議紀(jì)要、會議記錄、簡報）（掌握）三、文書工作概述（一）文書工作的內(nèi)容、作用和性質(zhì)：（熟悉）是指圍繞文書的撰制、傳遞、處理和管理而展開的一系列活動的總稱；（了解）助手作用、紐帶作用、積累作用；（熟悉）政治性、技術(shù)性、服務(wù)性、時效性二）文書工作的組織形式（熟悉）：是指在社會組織內(nèi)部圍繞著文書工作的活動程序，各部門之間的分工方式集中式、分散式、復(fù)合式三）文書工作的基本原則（熟悉）：準(zhǔn)確、及時、安全、精簡原則四）行文規(guī)則（掌握）：根據(jù)機關(guān)之間的工作關(guān)系確立行文方向；選擇適宜的行文方式，一般不得越級行文；正確選擇主送機關(guān)和抄送機關(guān)；堅持黨政文件分開的原則；聯(lián)合行文時作者應(yīng)是“同級”機關(guān)，并在行文前就有關(guān)問題協(xié)商一對致；嚴(yán)格控制公文數(shù)量，簡化行文手續(xù)四、公文處理（一）發(fā)文處理程序和要求（掌握）發(fā)文辦理指以本機關(guān)名義制發(fā)公文的過程,包括草擬、審核、簽發(fā)、復(fù)核、繕印、用印、登記、分發(fā)等程序草擬公文應(yīng)當(dāng)做到:(1)符合國家的法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定2)情況確實,觀點明確,表述準(zhǔn)確,結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn),條理清楚,直述不曲,字詞規(guī)范,標(biāo)點正確,篇幅力求簡短。

3)公文的文種應(yīng)當(dāng)根據(jù)行文目的、發(fā)文機關(guān)的職權(quán)和與主送機關(guān)的行文關(guān)系確定4)擬制緊急公文,應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)緊急的原因,并根據(jù)實際需要確定緊急程度5)人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確引用公文應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題,后引發(fā)文字號引用外文應(yīng)當(dāng)注明中文含義日期應(yīng)當(dāng)寫明具體的年、月、日6)結(jié)構(gòu)層次序數(shù),第一層為“一、”,第二層為“(一)”,第三層為“1.”,第四層為“(1)”7)應(yīng)當(dāng)使用國家法定計量單位8)文內(nèi)使用非規(guī)范化簡稱,應(yīng)當(dāng)先用全稱并注明簡稱使用國際組織外文名稱或其縮寫形式,應(yīng)當(dāng)在第一次出現(xiàn)時注明準(zhǔn)確的中文譯名9)公文中的數(shù)字,除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外,應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字二）收文辦理程序和要求（掌握）收文辦理指對收到公文的辦理過程,包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序收到下級機關(guān)上報的需要辦理的公文,文秘部門應(yīng)當(dāng)進行審核經(jīng)審核,對符合本辦法規(guī)定的公文,文秘部門應(yīng)當(dāng)及時提出擬辦意見送負(fù)責(zé)人批示或者交有關(guān)部門辦理,需要兩個以上部門辦理的應(yīng)當(dāng)明確主辦部門緊急公文,應(yīng)當(dāng)明確辦理時限對不符合本辦法規(guī)定的公文,經(jīng)辦公廳(室)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后,可以退回呈報單位并說明理由。

承辦部門收到交辦的公文后應(yīng)當(dāng)及時辦理,不得延誤、推諉緊急公文應(yīng)當(dāng)按時限要求辦理,確有困難的,應(yīng)當(dāng)及時予以說明對不屬于本單位職權(quán)范圍或者不宜由本單位辦理的,應(yīng)當(dāng)及時退回交辦的文秘部門并說明理由收到上級機關(guān)下發(fā)或交辦的公文,由文秘部門提出擬辦意見,送負(fù)責(zé)人批示后辦理公文辦理中遇有涉及其他部門職權(quán)的事項,主辦部門應(yīng)當(dāng)主動與有關(guān)部門協(xié)商;如有分歧,主辦部門主要負(fù)責(zé)人要出面協(xié)調(diào),如仍不能取得一致,可以報請上級機關(guān)協(xié)調(diào)或裁定審批公文時,對有具體請示事項的,主批人應(yīng)當(dāng)明確簽署意見、姓名和審批日期,其他審批人圈閱視為同意;沒有請示事項的,圈閱表示已閱知送負(fù)責(zé)人批示或者交有關(guān)部門辦理的公文,文秘部門要負(fù)責(zé)催辦,做到緊急公文跟蹤催辦,重要公文重點催辦,一般公文定期催辦三）辦畢文書的處理程序和要求（掌握）公文辦理完畢后,應(yīng)當(dāng)根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和其他有關(guān)規(guī)定,及時整理(立卷)、歸檔個人不得保存應(yīng)當(dāng)歸檔的公文歸檔范圍內(nèi)的公文,應(yīng)當(dāng)根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價值等整理(立卷),要保證歸檔公文的齊全、完整,能正確反映本機關(guān)的主要工作情況,便于保管和利用聯(lián)合辦理的公文,原件由主辦機關(guān)整理(立卷)、歸檔,其他機關(guān)保存復(fù)制件或其他形式的公文副本。

本機關(guān)負(fù)責(zé)人兼任其他機關(guān)職務(wù),在履行所兼職務(wù)職責(zé)過程中形成的公文,由其兼職機關(guān)整理(立卷)、歸檔歸檔范圍內(nèi)的公文應(yīng)當(dāng)確定保管期限，按照有關(guān)規(guī)定定期向檔案部門移交擬制、修改和簽批公文,書寫及所用紙張和字跡材料必須符合存檔要求五、文書立卷（一）文書立卷的定義和組織1.文書立卷的定義（熟悉）：是指文書處理部分將辦理完畢、具有查考和保存價值的文件材料，按照它們在形成過程中的聯(lián)系組成有序的文件信息系統(tǒng)的工作活動2.文書立卷的組織機構(gòu)（熟悉）：文書處理部門是文書分類整理的組織機構(gòu)3.文書立卷的組織形式（熟悉）：是指一個單位的文書部門選擇何種方式組織文書立卷工作與文書工作的組織形式集中式、分散式、復(fù)合式相對應(yīng)，歸檔文件整理的組織形式也有三種，即集中整理形式、分散整理形式、復(fù)合整理形式4.文書立卷的要求（了解）：聯(lián)系原則首先，符合文件的形成規(guī)律；其次，符合人們查找利用檔案的規(guī)律便于保管與利用原則1）區(qū)分文件的保存價值（2）區(qū)分文件的密級和載體（3）把握裝具內(nèi)文件數(shù)量的適宜程度二）案卷的組織和整理方法（掌握）1.文件分類：即歸檔文件按其來源、時間、內(nèi)容和形式等方面的異同，分成若干類別和層次，構(gòu)成邏輯清楚、密切聯(lián)系的文件系統(tǒng)活動。

通用的文件分類方法：年度、組織機構(gòu)（問題）和保管期限2.立卷方法：一般是按文件的作者、名稱、所涉及的問題、時間、地點、人物以及收發(fā)文機關(guān)等特征歸納組卷，可按其中之一種特征組卷，也可幾種特征結(jié)合使用在現(xiàn)行機關(guān)，一般先將文件分為不同的系列，對不同類型的文件采用不同的立卷方法如:①綜合性文件(報告、計劃、總結(jié))，可按作者立卷,或結(jié)合時間和地區(qū)等特征立卷②會議文件，基本上按文件的作者立卷大型會議的文件可一會數(shù)卷，一般會議的文件可一會一卷，同一內(nèi)容的幾個會議文件可合立一卷③專題文件，可按問題結(jié)合作者來組卷，適當(dāng)分級④案件材料，通常按問題立卷一個案件的材料應(yīng)該放在一起。