濟南舜華園建設(shè)發(fā)展有限公司工 作 文 件標(biāo)題：文件、檔案管理實施細則編號： SHYWP-01第 C版第 1 次修改第 2 頁共 6 頁1.0 總則1.1 為規(guī)范行文，更好地管理本公司的各類文件，有效保存和利用檔案，特制定本規(guī)定1.2 檔案管理工作是公司的一項重要工作， 分管副總經(jīng)理 是檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)者，檔案室負(fù)責(zé)具體管理2.0 文件編號2.1 本公司收發(fā)文編號采取“ 部門拼音代號 -年度號 -分類號 -序號” 的方式2.2 公司紅頭文件的編號對外按濟舜建綜 (財、人 )【年度號】第順序號，對內(nèi)按濟舜華園字【年度號】第順序號，由 ISO 組對它的規(guī)范性負(fù)責(zé)3.0 收文處理程序3.1 由公司上級主管部門送發(fā)的文件、公文、通知、報告等原則上由 ISO 組使用統(tǒng)一格式的《收文登記表》進行登記編號，并對上級部門的工作指示負(fù)責(zé)承辦和催辦3.2 其它部門有接收、 搜集到主管部門發(fā)布的文件， 或外出培訓(xùn)、學(xué)習(xí)所帶回的主管部、門的公文，均須將原件交到 ISO 組登記存檔3.3ISO 組負(fù)責(zé)從網(wǎng)上或從其它渠道搜集相關(guān)的法律、法規(guī)，重要的法律、法規(guī)由該組負(fù)責(zé)組織公司領(lǐng)導(dǎo)層進行評審、批準(zhǔn)后方可發(fā)布實施。

4.0 發(fā)文處理程序4.1 各部門發(fā)放文件，均應(yīng)使用統(tǒng)一格式的《發(fā)文登記表》 4.2 部門之間如需發(fā)生較重要工作上的聯(lián)系，如配合、支持，需用《工作聯(lián)系單》的方式跨中心之間的聯(lián)系，需經(jīng)分管副總 (總監(jiān)、總經(jīng)理助理 )簽字，然后送達該部，請其簽字受理4.3 公司和外部合作單位一般用函的形式商洽工作、詢問和答復(fù)問題5.0 下級對上級行文處理程序5.1 在公司內(nèi)部，下級在報請上級批準(zhǔn)制度、請示問題時，應(yīng)在文件的第一頁附上統(tǒng)一格式的《文件呈批單》，并將領(lǐng)導(dǎo)批示的底稿和正式稿共同存檔5.2 公司內(nèi)部文件需要多個領(lǐng)導(dǎo)共同批準(zhǔn)的，應(yīng)在文件的第一頁附上《文件會簽單》 ，注明時限，分別請多個領(lǐng)導(dǎo)簽署意見5.3 對外行文時，請示應(yīng)當(dāng)一文一事； 一般只寫一個主送部門， 需要同時送其它部門的，應(yīng)當(dāng)用抄送形式報告不得夾帶請示事項濟南舜華園建設(shè)發(fā)展有限公司工 作 文 件標(biāo)題：文件、檔案管理實施細則編號： SHYWP-01第 C版第 1 次修改第 3 頁共 6 頁6.0 行文規(guī)則6.1秘密文件應(yīng)當(dāng)標(biāo)明密級和保密期限，密級分為 絕密、秘密 二個等級在發(fā)放帶有密級的文件時還應(yīng)標(biāo)明份數(shù)序號密級的標(biāo)識一般用3 號黑體字，頂格標(biāo)識在版心右上角第 1 行，兩字之間空 1 字，如需同時標(biāo)識密級和保密期限，一般用3 號黑體字，頂格標(biāo)識在版心右上角第 1 行，秘級和保密期限之間用★ 隔開。

6.2緊急文件應(yīng)當(dāng)標(biāo)明 “ 急件”，一般用 3 號黑體字頂格標(biāo)識在版心右上角第 1行，兩字之間空 1 字；如需同時標(biāo)識秘級和緊急程度，秘級頂格標(biāo)識在版心右上角第1行，緊急程度頂格標(biāo)識在版心右上角第2 行緊急文件應(yīng)當(dāng)按時限要求辦理，確有困難的，應(yīng)當(dāng)及時予以說明6.3引用其它公文應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號，引用外文應(yīng)當(dāng)注明中文含義6.4在行文中，數(shù)字、年份、姓名，符號不能斷開回行，應(yīng)使用調(diào)節(jié)字間距的方法來實現(xiàn)6.5結(jié)構(gòu)層次序數(shù)， 第一層為 “ 一”，第二層為“ (一 )”，第三層為“1”，第四層為 “(1) ”文件層次結(jié)構(gòu)不宜過多，力求簡潔6.6文件如有附件，應(yīng)在正文之下 (空一行 )文件落款之上，左空 2字注明附件順序和名稱，一般用 3 號仿宋體字；主件和附件應(yīng)裝訂在一起；不能裝訂在一起的，應(yīng)在附件首頁左上角注明文件的發(fā)文字號或編號；附件如有序號，要使用阿拉伯?dāng)?shù)字，名稱后不加標(biāo)點符號6.7成文日期一般應(yīng)以負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)在附注以上，右空2 字6.8文件如有附注，或需要說明的其他事項，應(yīng)當(dāng)加括號標(biāo)注如“此件不公開報道”位置注在文件落款 (印章 )左下方，一般用3 號仿宋體字。

6.9文件用紙一般采用國際標(biāo)準(zhǔn) A4(210mm ×297mm) ，左側(cè)裝訂6.10 文件標(biāo)題用字：一級標(biāo)題使用黑體字，名尾不加標(biāo)點，下文另起行；二級標(biāo)題使用楷體字，可不另起行；三級標(biāo)題以下均使用仿宋體字，不再變字體6.11 文件在啟用公章對外正式印發(fā)前，應(yīng)當(dāng)由 ISO 組進行審核，重點是：審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備，附件材料是否齊全，格式是否統(tǒng)一、規(guī)范，是否符合行文規(guī)則，是否需公司留存一份經(jīng)審核需要對文稿進行實質(zhì)性修改的， ISO 組有權(quán)退回濟南舜華園建設(shè)發(fā)展有限公司工 作 文 件標(biāo)題：文件、檔案管理實施細則7.0 文件檔案的分類管理編號： SHYWP-01第 C版第 1 次修改第 4 頁共 6 頁7.1各中心及各部門資料員 職責(zé)見《企業(yè)檔案兼職人員職責(zé)》 7.2開發(fā)設(shè)計中心及工程項目部 負(fù)責(zé)編制、修改、簽訂項目開發(fā)合同、合作合同、工程項目建設(shè)合同及其他相關(guān)文件 所有的重大合同、 涉及項目的各種證件 (如土地證、報建證、規(guī)劃許可證、施工許可證等 )的正副本原件以及從報批到驗收的各種文件、資料原件屬公司的重要文件，應(yīng)在取得后立即交檔案室保存， 中心或部門的資料員留復(fù)印件其它技術(shù)、經(jīng)濟類資料的管理由 中心或部門資料員 統(tǒng)一登記、整理、歸檔，具體見《技術(shù)經(jīng)濟資料控制程序》.待項目竣工后 (具體時間見 8.1.2規(guī)定 )全部移交 檔案室。

交接時雙方應(yīng)填寫《文件移交單》 7.3房產(chǎn)銷售合同及租期一年以上的租賃合同及相關(guān)文件由營銷中心負(fù)責(zé)編制、簽訂、修改、登記、歸檔、保存待項目竣工后 (具體時間見 8.1.2 規(guī)定 )全部移交 檔案室 交接時雙方應(yīng)填寫 《文件移交單》各類調(diào)查報告或可行性分析報告在市場部自存，移交時間見 8.1.1 規(guī)定7.4我公司實行人事代理托管的方式，全部人事檔案資料均在濟南市人才交流市場保存?zhèn)€人的輔助檔案由人力資源部負(fù)責(zé)統(tǒng)一登記、歸檔、保存7.5會計檔案 (報表、憑證、帳簿 )可視具體情況在財務(wù)部或檔案室保存7.6信息應(yīng)用部 在工程弱電方面與承包方簽訂的合同在本中心保存至項目竣工后(具體時間見 8.1.2 規(guī)定 )移交檔案室 7.7檔案室對于文件、資料不完整、不齊全的不予接收，對應(yīng)而未交檔的文件、資料，檔案室 有責(zé)任進行催交，經(jīng)催交仍未交檔的，向其分管的副總、總監(jiān)、總經(jīng)理助理報告8.0 歸檔要求8.1 歸檔時間8.1.1 各中心、各部門管理類文件在第二年的六月底以前移交檔案室8.1.2 工程項目文件A.周期不長，文件不多的項目按項目結(jié)束時間歸檔B.周期較長，文件多的項目按工程階段歸檔C.機密性強的文件應(yīng)隨時歸檔。

8.1.3 會計檔案A.在會計部門保存一年后于次年向檔案室移交濟南舜華園建設(shè)發(fā)展有限公司工 作 文 件標(biāo)題：文件、檔案管理實施細則編號： SHYWP-01第 C版第 0 次修改第 5 頁共 6 頁8.1.4 聲像、實物A.照片 (含底片 ) 、錄音、錄像應(yīng)在重大會議、重大活動形成后，經(jīng)辦者加以說明(作者、時間、地點、內(nèi)容 )及時向檔案室移交B.實物 (證書、獎狀、獎杯、獎牌、錦旗、光榮冊 )上級部門頒發(fā)后及時送交檔案室8.2 歸檔的文件要求8.2.1 書寫和簽發(fā)文件一律用藍黑墨水或碳素墨水， 不得用圓珠筆、鉛筆、純藍墨水 (包括彩色筆 )書寫，字跡要工整、清晰，圖表折疊整齊美觀凡不符合要求的一律返工，確保檔案質(zhì)量8.2.2 凡經(jīng)本企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)或統(tǒng)一編號的文件及《文件呈批單》 、底稿一起立卷歸檔8.2.3 應(yīng)歸檔的文件材料要收集齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，按照文件的形成規(guī)律和保持文件之間的歷史聯(lián)系分類立卷， 使案卷能夠正確的反映本企業(yè)活動的真實內(nèi)容和歷史過程，便于保管和利用8.2.4 磁性檔案的保管見《磁性檔案保管規(guī)定》8.3 檔案整理要求8.3.1 對專職檔案人員的要求見《檔案管理人員工作職責(zé)》 。

8.3.2 檔案的分類編號見《分類編號實施辦法》 8.3.3 歸檔案卷封面的各個項目均應(yīng)填寫清楚，標(biāo)題要確切簡明，注明保管期限，卷內(nèi)文件應(yīng)按規(guī)定排列編頁號，填寫卷內(nèi)目錄8.3.4 跨年度的請示與批復(fù)，歸入批復(fù)年度；如果無批復(fù)，歸入請示的年度A.跨年度的計劃、規(guī)劃歸入文件內(nèi)容針對的第一年跨年度的會議，歸入開幕年度跨年度的總結(jié)，歸入文件內(nèi)容針對的最后一年年度總結(jié)或計劃原則上放在針對年度，如有上一年的工作總結(jié)和這一年度的工作計劃為一個文件歸檔時可都放在上一年度或都放在下一年度法規(guī)性文件歸入公布或批準(zhǔn)年度跨年度的表彰文件，歸入針對的年度跨年度的非訴訟案件材料，歸入結(jié)案的年度8.3.5 將文件按其形成部門分開， 不同的部門有不同的工作內(nèi)容， 不得混在一起立卷8.3.6 將文件按其內(nèi)容所反映的問題分開8.3.7 會議文件材料，按會議的屆次組合，根據(jù)文件的數(shù)量一會一卷、一會數(shù)卷或數(shù)會一卷8.3.8 工作計劃、總結(jié)等文件材料，按文件名稱或責(zé)任者組卷濟南舜華園建設(shè)發(fā)展有限公司工 作 文 件標(biāo)題：文件、檔案管理實施細則8.3.9 統(tǒng)計報表、名冊等文件材料，按問題結(jié)合時間組卷9.0 檔案室管理見《企業(yè)檔案室管理規(guī)定》10.0 檔案借閱見公司《檔案借、查閱及保密規(guī)定》11.0 檔案銷毀見《檔案銷毀制度》12.0 相關(guān)文件和記錄12.1 《收文登記表》12.2 《發(fā)文登記表》12.3 《工作聯(lián)系單》12.4 《文件呈批單》12.5 《文件會簽單》12.6 《文件移交單》12.7 《企業(yè)檔案兼職人員職責(zé)》12.8 《技術(shù)經(jīng)濟資料控制程序》12.9 《磁性檔案保管規(guī)定》12.10 《檔案管理人員工作職責(zé)》12.11 《分類編號實施辦法》12.12 《企業(yè)檔案室管理規(guī)定》12.13 《檔案借、查閱及保密規(guī)定》12.14 《檔案銷毀制度》編號： SHYWP-01第 C版第 0 次修改第 6 頁共 6 頁。