精品文檔WPS表格操作指引書北京金山辦公軟件有限公司X1歡迎下載目錄1. 辦公數(shù)據(jù)錄入規(guī)范和技巧 11.1. 快捷鍵 11.2. 數(shù)據(jù)填充 11.3. 自定義序列 21.4. 數(shù)據(jù)格式設(shè)置 21.5. 中文大寫 32. 智能顯示非法、錯(cuò)誤數(shù)據(jù) 52.1. 重復(fù)值限制錄入 52.2. 高亮顯示重復(fù)項(xiàng) 52.3. 刪除重復(fù)項(xiàng) 63. 精美報(bào)表格式和閱讀工具 73.1. 報(bào)表格式工具 73.2. 閱讀模式 73.3. 大數(shù)據(jù)閱讀 83.4. 編輯欄折疊 84. 公式和函數(shù) 104.1. 公式 104.2. 函數(shù) 124.3. 常用統(tǒng)計(jì)函數(shù) 124.4. 邏輯函數(shù) 134.5. 日期函數(shù) 134.6. 文本函數(shù) 144.7. 查找函數(shù) 144.8. 常用公式 155. 數(shù)據(jù)排序 165.1. 多關(guān)鍵字排序 165.2. 改變WPS排序規(guī)則進(jìn)行自定義排序 176. 提高數(shù)據(jù)約束力 196.1. 日期、數(shù)值、文本限定 196.2. 制作特定數(shù)據(jù)選定下拉框 217. 數(shù)據(jù)透視表看透你的數(shù)據(jù) 227.1. 生成數(shù)據(jù)透視表 227.2. 數(shù)據(jù)透視表字段設(shè)置 248. 輕松制作數(shù)據(jù)圖表 258.1. 商業(yè)圖表的類型和使用場景 258.2. 常用商務(wù)圖表的規(guī)范 259. 數(shù)據(jù)的保護(hù) 279.1. 表格文件保護(hù) 279.2. 工作表的保護(hù) 279.3. 單元格的保護(hù) 281歡迎下載。

1. 辦公數(shù)據(jù)錄入規(guī)范和技巧1.1. 快捷鍵功能描述：通過表格快捷鍵的操作使錄入數(shù)據(jù)時(shí)提高速度，掌握快速錄入的方法和技巧【Ctrl+Tab】切換到下一個(gè)工作簿Ctrl+Shift+Tab】切換到上一個(gè)工作簿Tab】在選定區(qū)域中從左向右移動(dòng)Shift+Tab】在選定區(qū)域中從右向左移動(dòng)Ctrl+D】向下填充Ctrl+R】向右填充Alt+下方向鍵】顯示清單的當(dāng)前列中的數(shù)值下拉列表Ctrl+；】輸入日期Ctrl+Shift+；】輸入時(shí)間Alt+=】用SUM 函數(shù)插入自動(dòng)求和公式Ctrl+Enter】用當(dāng)前輸入項(xiàng)填充選定的單元格區(qū)域Ctrl+Z】撤消上一次操作Alt+Enter】在單元格內(nèi)換行1.2. 數(shù)據(jù)填充功能描述：使用自動(dòng)填充功能可以完成智能錄入，快速輸入一部分?jǐn)?shù)據(jù)，有效提高輸入效率操作步驟：選中數(shù)據(jù)單元格è將鼠標(biāo)移動(dòng)到數(shù)據(jù)單元格右下角è鼠標(biāo)指針變成十字星è按下鼠標(biāo)左鍵，并向下拖拽鼠標(biāo)按著【Ctrl】下拉填充效果將改為復(fù)制填充數(shù)據(jù)1.3. 自定義序列功能描述：速通過拖拉填充柄的方式產(chǎn)生平時(shí)常用序列操作步驟：WPS表格è選項(xiàng)è自定義序列è新序列è錄入常用序列è添加è確定1.4. 數(shù)據(jù)格式設(shè)置功能描述：單元格可以設(shè)置的格式屬性有12種類別，分別為常規(guī)、數(shù)值、貨幣、會(huì)計(jì)專用、日期、時(shí)間、百分比、分?jǐn)?shù)、科學(xué)記數(shù)、文本、特殊和自定義。

操作步驟：選中數(shù)據(jù)單元格è右擊鼠標(biāo)è選中設(shè)置單元格格式1.5. 中文大寫功能描述：在財(cái)務(wù)工作中，我們經(jīng)常需要將小寫的金額數(shù)字轉(zhuǎn)換成中文大寫金額，如填寫發(fā)票、員工填寫差旅費(fèi)報(bào)銷憑證等，利用WPS表格的單元格數(shù)字格式也可以很輕松地實(shí)現(xiàn)操作步驟：選中金額數(shù)據(jù)單元格è右擊鼠標(biāo)è選中設(shè)置單元格格式è特殊è人民幣大寫2. 智能顯示非法、錯(cuò)誤數(shù)據(jù)2.1. 重復(fù)值限制錄入功能描述：在錄入數(shù)據(jù)時(shí)，經(jīng)常會(huì)遇到數(shù)據(jù)不能重復(fù)，通過WPS的重復(fù)項(xiàng)功能可以很輕松的限制重復(fù)值的錄入操作步驟：選擇單元格區(qū)域è“數(shù)據(jù)”選項(xiàng)卡è重復(fù)項(xiàng)è拒絕錄入重復(fù)項(xiàng)è確定2.2. 高亮顯示重復(fù)項(xiàng)功能描述：查看報(bào)表時(shí)通過WPS表格中的重復(fù)項(xiàng)功能快速查找、高亮顯示重復(fù)項(xiàng)操作步驟：選擇單元格區(qū)域è“數(shù)據(jù)”選項(xiàng)卡è重復(fù)項(xiàng)è高亮顯示重復(fù)項(xiàng)è確定2.3. 刪除重復(fù)項(xiàng)功能描述：快速將某一列有重復(fù)的值刪除掉，僅保留一個(gè)操作步驟：選擇單元格區(qū)域è“數(shù)據(jù)”選項(xiàng)卡è重復(fù)項(xiàng)è刪除重復(fù)項(xiàng)è確定3. 精美報(bào)表格式和閱讀工具3.1. 報(bào)表格式工具功能描述：一鍵套用精美格式，方便閱讀操作步驟：選擇數(shù)據(jù)表è“表格樣式”選項(xiàng)卡è選擇樣式3.2. 閱讀模式功能描述：在進(jìn)行復(fù)雜數(shù)據(jù)表格閱讀查找等工作時(shí)，使用閱讀模式可以有效地防止數(shù)據(jù)閱讀串行，方便了我們對(duì)數(shù)據(jù)把評(píng)標(biāo)的查閱。

操作步驟：“視圖”選項(xiàng)卡或者在狀態(tài)欄中è閱讀模式3.3. 大數(shù)據(jù)閱讀功能描述：將數(shù)字的分隔符用中文顯示出來，便于用戶一眼看出多位數(shù)據(jù)的單位，尤其適合財(cái)務(wù)人員，例如：1,123,456,789，在WPS表格狀態(tài)欄中顯示為：11億2345萬6789操作步驟：狀態(tài)欄è右擊è勾選帶中文單位分隔3.4. 編輯欄折疊功能描述：當(dāng)單元格內(nèi)容過多時(shí)，編輯欄就會(huì)呈多行顯示，此時(shí)會(huì)導(dǎo)致編輯欄下方的單元格被遮擋，而“編輯框折疊”功能很好的解決了這個(gè)問題，便于單元格的閱讀與編輯操作步驟：點(diǎn)擊編輯欄下方向上的雙箭頭即可對(duì)編輯欄進(jìn)行縮放選擇4. 公式和函數(shù)4.1. 公式功能描述：公式是在工作表中對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析與計(jì)算的等式，有助于分析工作表中的數(shù)據(jù)使用公式可以對(duì)工作表中的數(shù)值進(jìn)行加、減、乘、除等運(yùn)算公式可以包括以下的任何元素：運(yùn)算符、單元格引用位置、數(shù)值、工作表函數(shù)以及名稱如果要在工作表單元格中輸入公式，則可以在編輯欄中輸入這些元素的組合操作步驟：在WPS表格中，以西文等號(hào)“=”開頭的數(shù)據(jù)被系統(tǒng)判定為公式公式是對(duì)工作表中數(shù)據(jù)進(jìn)行運(yùn)算的表達(dá)式，公式中可以包含單元格地址、數(shù)值常量、函數(shù)等，它們由運(yùn)算符連接而成具體來說，一個(gè)公式通常由以下幾部分組成：l =：西文等號(hào)，表示將要輸入的是公式而不是其他數(shù)據(jù)。

字體統(tǒng)一）l 數(shù)值：由阿拉伯?dāng)?shù)字0~9構(gòu)成的可以參與運(yùn)算的數(shù)據(jù)，或者是包含有某個(gè)數(shù)值的單元格地址l 其他參數(shù)：可以被公式或函數(shù)引用的其他數(shù)據(jù)l ( )：圓括號(hào)，用于設(shè)置運(yùn)算優(yōu)先順序l 運(yùn)算符：用于連接各個(gè)數(shù)據(jù)在WPS表格中，可以使用的運(yùn)算符分為算術(shù)運(yùn)算符、比較（邏輯）運(yùn)算符和字符串運(yùn)算符3大類，其功能見下圖類 別運(yùn)算符功 能備 注算術(shù)運(yùn)算符+ （加號(hào)）加法運(yùn)算運(yùn)算順序按數(shù)學(xué)運(yùn)算的慣例處理：括號(hào)里的表達(dá)式優(yōu)先計(jì)算；先乘除、后加減；同一級(jí)別運(yùn)算，由左至右依次執(zhí)行- （減號(hào)）減法運(yùn)算* （乘號(hào)）乘法運(yùn)算/ （除號(hào)）除法運(yùn)算%百分比^ （乘方）乘方運(yùn)算比較運(yùn)算符=等于比較運(yùn)算符用于比較兩個(gè)數(shù)據(jù)后得出“真”或“假”兩個(gè)邏輯值當(dāng)符合條件時(shí)為True（真），否則為False（假）通常用于構(gòu)建條件表達(dá)式>大于<小于>=大于等于<=小于等于<>不等于字符串運(yùn)算符&連接字符串將幾個(gè)單元格中的字符串合并成一個(gè)字符串(例如：“WPS”&“表格”得到“WPS表格”引用運(yùn)算符:(冒號(hào))區(qū)域運(yùn)算符產(chǎn)生對(duì)包括在兩個(gè)引用之間的所有單元格的引用（例如：A1：A3，表示引用A1到A3單元格之間的區(qū)域）,(逗號(hào))聯(lián)合運(yùn)算符將多個(gè)引用合并為一個(gè)引用（例如：SUM（A1：A3，B1：B5），表示兩不同的單元格區(qū)域的并集）(空格)交叉運(yùn)算符產(chǎn)生對(duì)兩個(gè)引用共有的單元格的引用（例如： A1：A3 A2：B5），表示兩個(gè)不同的單元格區(qū)域的交集）4.2. 函數(shù)功能描述：為了使操作更簡便，WPS表格將一些公式定義為函數(shù)，用戶只需按照一定的語法使用這些函數(shù)。

操作步驟：調(diào)用函數(shù)的語法都是一樣的，其基本形式為：=函數(shù)名（參數(shù)1，參數(shù)2，參數(shù)3，……）4.3. 常用統(tǒng)計(jì)函數(shù)1． SUMIF函數(shù)：條件求和語法參數(shù)說明：（區(qū)域，條件，求和區(qū)域）2． COUNTIF函數(shù)：條件計(jì)數(shù)語法參數(shù)說明：（區(qū)域，條件）3． SUMIFS函數(shù)：多條件求和語法參數(shù)說明：（求和區(qū)域，區(qū)域1，條件1，區(qū)域2，條件2，區(qū)域3，條件3，......）4． COUNTIFS函數(shù)：多條件計(jì)數(shù)語法參數(shù)說明：（區(qū)域1，條件1,區(qū)域2，條件2,區(qū)域3，條件3,......）4.4. 邏輯函數(shù)1． AND函數(shù)：所有條件成立返回TRUE，否則返回FALSE語法參數(shù)說明：（條件1，條件2......）2． OR函數(shù)：所有條件都不成立就返回FALSE，有一個(gè)成立也返回TRUE語法參數(shù)說明：（條件1，條件2......）3． IF函數(shù)：判斷一個(gè)條件是否滿足，如果滿足返回一個(gè)值，否則返回另一個(gè)值語法參數(shù)說明：（條件，條件是滿足返回值，條件不滿足返回值）4.5. 日期函數(shù)1． DATE函數(shù)：組合日期語法參數(shù)說明：（年，月，日）2． TODAY函數(shù)：返回當(dāng)前日期語法參數(shù)說明：（）沒有參數(shù)3． DATEDIF函數(shù)：計(jì)算兩個(gè)日期相距的年月日語法參數(shù)說明：（開始日期，結(jié)束日期，計(jì)算單位）4.6. 文本函數(shù)1． LEN函數(shù)：返回字符個(gè)數(shù)語法參數(shù)說明：（字符串）2． LEFT函數(shù)：從字符串左邊開始取字符語法參數(shù)說明：（字符串，取幾個(gè)字符個(gè)數(shù)）3． RIGHT函數(shù)：從字符串右邊開始取字符語法參數(shù)說明：（字符串、取幾個(gè)字符個(gè)數(shù)）4． MID函數(shù)：從字符串的指定位置取字符語法參數(shù)說明：（字符串，從第幾個(gè)字符開始，取字符個(gè)數(shù)）4.7. 查找函數(shù)1． VLOOKUP函數(shù)：數(shù)據(jù)匹配語法參數(shù)說明：（查找值，數(shù)據(jù)表，列序數(shù)，0）2． MATCH函數(shù)：返回指定內(nèi)容在指定區(qū)域的名次語法參數(shù)說明：（查找值，數(shù)據(jù)表，0）4.8. 常用公式功能描述：WPS表格中的常用公式向?qū)芰Γ瑸槟愫喕讲僮?，輕松完成復(fù)雜計(jì)算。

操作步驟：“公式”選項(xiàng)卡è插入函數(shù)è常用公式身份證提取生日個(gè)人所得稅計(jì)算5. 數(shù)據(jù)排序5.1. 多關(guān)鍵字排序功能描述：排序是最常用的數(shù)據(jù)整理方法之一，WPS的排序功能提供了同時(shí)滿足3個(gè)關(guān)鍵字的排序效果操作步驟：選擇排序區(qū)域è“數(shù)據(jù)”選項(xiàng)卡è排序è選擇關(guān)鍵字所在字段è排序效果排序規(guī)則說明：在多關(guān)鍵字排序中【次要關(guān)鍵字】將作為更進(jìn)一步的排序依據(jù)，如下圖當(dāng)主關(guān)鍵字的內(nèi)容相同時(shí)，繼續(xù)對(duì)這些相同的工資進(jìn)一步以次要關(guān)鍵字進(jìn)行排序5.2. 改變WPS排序規(guī)則進(jìn)行自定義排序功能描述：在WPS表格中默認(rèn)的排序依據(jù)包括數(shù)字的大小，英文或拼音字母的順序等，但很多時(shí)候用戶需要依據(jù)超出上述范圍的某些特殊的規(guī)律來排序例如公司職位高低、學(xué)歷高低等操作步驟：創(chuàng)建自定義序列（創(chuàng)建方法請(qǐng)參照本文1.3自定義序列）è“數(shù)據(jù)”選項(xiàng)卡è排序è選項(xiàng)è選擇關(guān)鍵字所在字段è自定義排序次序è排序效果6. 提高數(shù)據(jù)約束力6.1. 日期、數(shù)值、文本限定功能描述：數(shù)據(jù)有效性是對(duì)單元格或單元格區(qū)域輸入的數(shù)據(jù)從內(nèi)容到數(shù)量上的限制對(duì)于符合條件的數(shù)據(jù)，允許輸入；對(duì)于不符合條件的數(shù)據(jù)，則禁止輸入這樣就可以依靠系統(tǒng)檢查數(shù)據(jù)的正確有效性，避免錯(cuò)誤的數(shù)據(jù)錄入。

操作步驟：選擇單元格區(qū)域è“數(shù)據(jù)”選項(xiàng)卡è有效性è選擇限制種類è限制條件輸入錯(cuò)誤值時(shí)表格就回彈出報(bào)錯(cuò)窗口，如下圖：6.2. 制作特定數(shù)據(jù)選定下拉框功能描述：在數(shù)據(jù)有效性中通過限制類型中的序列制作特定數(shù)據(jù)選定下拉框，不僅能限制規(guī)范錄入數(shù)據(jù)，同時(shí)也可以使錄表人快速的錄入指定數(shù)據(jù)操作步驟：選擇單元格è“數(shù)據(jù)”選項(xiàng)卡è有效性è序列è手動(dòng)錄入或選取單元格數(shù)據(jù)7. 。